1 Документооборот чп «Белоусов в.Н.»

Документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ (Государственной системой документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения) установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени.

Анализируя документооборот ЧП «Белоусов В.Н.» за последний год, была выявлена тенденция к его росту. Документооборот ЧП «Белоусов В.Н.» включает в себя три потока документов:

• входящие (поступающие);

• исходящие (отправляемые);

• внутренние.

1.1 Прохождение и порядок исполнения входящих документов на чп «Белоусов в.Н.»

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ЧП «Белоусов В.Н.» осуществляется секретарем.

При первичной обработке корреспонденция мною проверялась, по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно приходилось возвращать.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрывались, при этом проверялась правильность доставки. На полученном документе мною проставлялся регистрационный штамп (учетный номер и дата поступления) в правом нижнем углу документа с лицевой стороны. Документы с надписью «Лично» не вскрывая передавала адресату.

Отметку при поступлении документа я проставляла только на регистрируемых документах, в нее входили входящий номер документа и дату поступления. Регистрируемыми документами являются документы, которые требуют ответа и исполнения. Такие документы регистрируют на компьютере в специальной форме. В мои обязанности так же входило заполнение такой формы. Именно регистрируемые документы передаются руководителю. Документы, не требующие ответа и исполнения, создаваемые только для сведения не регистрируются. На ЧП «Белоусов В.Н.» разработан список документов не подлежащий регистрации:

• письма справочно - информационного характера;

• рекламные письма;

• поздравительные письма;

• печатные издания (брошюры, журналы);

• пакеты с пометкой «Лично»;

• информационный материал.

После первичной обработки нерегистрируемые документы отправляются к исполнителям. Эти документы руководителю не передаются.

Основными моими функциями в работе с входящими документами являлось:

• первичная обработка и прием документов;

• проверка целостности конверта, правильность доставки;

• вскрытие конвертов, за исключением с надписью «Лично»;

• учет и регистрация входящей корреспонденции.