2. Ознаки, властивості, параметри і функції документних потоків і масивів
Документні потоки й масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак і властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості – внутрішні його особливості й відмінні якості.
Оскільки документні потоки й масиви – це складові однієї системи, родотвірним елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки й властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.
Спільні ознаки документних потоків і масивів:
1)множинність документів, з яких складаються документні потоки і масиви;
2)доцільність функціонування документ них потоків і масивів, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, забезпечення функціонування документ них потоків, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи документних ресурсів;
3)постійне відтворення документ них потоків і масивів під час соціально-комунікативної діяльності.
Відмітними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є:
1) динамічність як спосіб існування потоку, що постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;
2) невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, зазвичай не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.
Так, зовнішнійдокументний потік, що потенційно містить документи, які потенційно призначені для використання, але поки їх не оброблено й не відображено в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.
Документні масиви, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через добір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль і сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву.
Розрізняють атрибутивні й прагматичні властивості документних потоків і масивів.
Атрибутивні – це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні – це властивості, які виявляються під час використання.
До атрибутивних властивостей, що є загальними для документ них потоків і масивів, належать цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.
Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв’язків між документами потоку або масиву. Усі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи документної комунікації, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування й постійне збільшення значущості документ них потоків і масивів у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування й елементи, що входять до неї взаємодоповнюють один одного, тобто цілісність документ них потоків і масивів як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв'язків між створювачами й користувачами документів.
Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети – поки у суспільства буде потреба у комунікації на основі документованої інформації, будуть функціонувати документні потоки і масиви.
Дискретність (від лат. discretus – розділений, переривчастий) виявляється в тому, що документні потоки і масиви складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі й часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає й розповсюджує лише певну кількість відомостей про об'єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документні потоки, а через них – масиви.
Діалектичною протилежністю дискретності є континуальність (від лат. continuum – безперервний), яка виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів і накопичуванні документованою пам'яттю людства відомостей про його досягнення.
Невід’ємною складовою будь-якого документа є інформація, що має цінність і призначена для зберігання й розповсюджування, тому важливішою властивістю документних потоків і масивів є інформативність. Вона виявляється в тому, що документні потоки і масиви містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети за всі часи.
Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і документним потокам, і масивам, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінності між ними. Так, зовнішні документні потоки – це джерело поповнення й оновлення документ них масивів,які, в свою чергу, призначені для кумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження й організації користування ними. Тому документні потоки мають такі специфічні атрибутивні властивості:
транзитивність – проходження через проміжні документні системи;
нескінченність – постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;
нестабільність – постійне змінення кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик ДП.
Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:
1)термінальність – призначеність для відбору і кумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документної комунікації;
2)скінченність – обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;
3)стабільність – пристосованість для введення й виведення окремих видів документів з метою їх упорядкування й організації розповсюджування.
Прагматичні властивості документ них потоків і масивів – це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергічність.
Стохастичність (імовірність) формування документ них потоків і масивів
виявляється у тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності й використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення документ них потоків і масивів, прогнозування їх розвитку в суспільстві.
Керованість як властивість документ них потоків і масивів розкривається в двох аспектах:
1)у здатності потоків і масивів бути керованими;
2) у спроможності керувати суспільною діяльністю.
Обсяг, склад, структура документ них потоків і масивів змінюються під впливом навколишнього й внутрішнього середовищ і, в свою чергу, впливають на них через задоволення й формування інформаційних потреб користувачів.
Відкритість документ них потоків і масивів виявляється в їх поступовому розвитку й універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв і засобів документування. Сьогодні в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні й електронні, опубліковані й такі, що не публікують, паперові, плівкові та інші, які охоплюють за змістом увесь універсум знань людства.
Системним об'єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті документні потоки, за напрямом – вхідні, вихідні, внутрішні та ін.
Синергстичність документ них потоків і масивів виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний документний масив книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, які постійно виникають у документному потоці.
Якщо характеристики документ них потоків і масивів піддаються вимірюванню, вони набувають статусу параметрів.
Основні параметри документ них потоків і масивів:
1) зміст і функціональна належність – відповідають цільовому призначенню документів, що складають потік або масив;
2) структура, що має ознаки, відповідно до яких може здійснюватися класифікація документів та їх індексація, створюватися система довідково- пошукового апарату;
3) режим функціонування визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні документ них потоків і масивів.
До факторів, що характеризують режим руху документів у потоці або масиві, належать: обсяг документ них потоків і масивів у фізичних величинах (кількість документів або інформації, що в них міститься); пропускна здатність каналів зв'язку, засобів створення й тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи, і попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість документних потоків і масивів визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість – кількістю їх екземплярів.