Вместо предисловия

Данное пособие не оригинально. Оно составлено по материалам: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76); Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). М.: Феникс, 2004; Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. 4-е изд. М.: Флинта: Наука, 2000; Демин Ю.Н.. Современное деловое письмо. М.: Бератор, 2004; а также материалов сайтов «Этикет от А до Я». URL: http://www.etiket.ru/contact/email.html; http://gramma.ru; http://doc-style.ru.

Вместе с тем это именно практическое пособие, поскольку для хрестоматии недостаточно примеров для разбора, а для учебно-методического пособия – теоретических выкладок и упражнений.

Впрочем, таков и сам эпистолярный жанр официально-делового стиля: реквизиты, клише, штампы… И практика, практика, практика…

И все же согласимся со специалистами, что официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть серо-канцелярским. Это целая разновидность русского литературного языка. И это стиль, имеющий свои способы называния предметов и явлений, даже по-своему выразительный. По крайней мере, «адресный». А это для каждого из нас что-то да значит.

Классификации деловых писем

Особую роль в официально-деловой письменной речи играют деловые письма. Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо – всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

• письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

• письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма можно классифицировать по аспектам:

• письмо-напоминание – факт напоминания;

• письмо гарантийное – выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

• письмо-подтверждение  – указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

• письмо-ответ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;

• информационное письмо – информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

• письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

• инициативное письмо – это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

• сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

• письмо-предупреждение – предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:

• письмо-запрос;

• ответ на запрос;

• письмо-извещение;

• письмо-предложение (оферта);

• письмо-ответ на предложение;

• письмо-подтверждение заказа;

• письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;

• письмо-рекламация;

• письмо-ответ на рекламацию и др. 

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.