Вопрос 2.3. Подготовка и передача документов на архивное хранение

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

• экспертизу ценности документов;

• оформление документов, сдаваемых в архив;

• составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

• обеспечение сохранности дел;

• передачу дел в архив.

Экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурною, прак­тического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хране­ния.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько эта­пов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве:

• первый этап определения ценности документов — составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хра­нения создаваемых документов;

• второй этап — проведение экспертизы ценности самих доку­ментов через два года, когда документы вышли из оператив­ной работы, при подготовке их к длительному хранению или сдаче в архив учреждения;

• третий этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государст­венный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством ЭК, действующей постоянно.

В небольших учреждениях, фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

В зависимости от значимости документов устанавливаются постоянные или временные сроки их хранения: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончании дела.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

1. постоянного хранения;

2. временного хранения (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет);

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов и дел оформляется актом.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями. 

Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:

• документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;

• нумеруют листы дела в правом верхнем углу;

• в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;

• на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;

• переплетают дело;

• на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.