2.2. Процессы в информационных системах
Процессы, обеспечивающие работу ИС любого значения, условно можно представить в виде схемы (рис.2.1), состоящей из блоков:
ввод информации из внешних или внутренних источников;
обработка входной информации и представление её в удобном виде;
вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;
обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.
Рис. 2.1. Процессы в информационной системе
ИС определяется следующими свойствами:
любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
ИС является динамичной и развивающейся;
при построении ИС необходимо использовать системный подход;
выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения;
ИС следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.
В настоящее время сложилось мнение об ИС как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае ИС можно понимать и в некомпьютерном варианте.
Чтобы разобраться в работе ИС, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Технология работы в компьютерной ИС доступна для понимания специалистам некомпьютерной области и может быть успешно использовано для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.
Внедрение ИС может способствовать:
Повышение эффективности решения управленческих задач за счёт внедрения математических методов и интеллектуальных систем;
освобождению работников от рутинной работы за счёт её автоматизации;
обеспечению достоверности информации;
замене бумажных носителей данных на магнитные диски, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объёмов документов на бумаге;
совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;
предоставлению потребителям уникальных услуг;
отысканию новых рыночных ниш;
привязке к фирме покупателей и поставщиков за счёт предоставления им разных скидок и услуг.
2.3. Роль структуры управления в информационной системе
Требования к внедряемым ИС:
1. структура ИС, её функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме - эффективный бизнес, в государственном предприятии - решение социальных и экономических задач;
2. информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.
3. производство достоверной, надёжной, своевременной и систематизированной информации.
Для создания и использования ИС необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности применяемой технологии. ИС является частью организации, а ключевые элементы любой организации - структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал.
Построение ИС должно начинаться с анализа структуры управления организацией.