6. Документация

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Документ – это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции. Документы обеспечивают бухгалтерскому учету сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности организации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа на бумажном носителе, экономический субъект обязан изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета.

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

К учету принимается только правильно оформленный документ со всеми заполненными реквизитами, предусмотренными стандартами.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность ее оформления;

7) подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все остальные реквизиты считаются дополнительными.

Документы классифицируют по разным признакам.

По месту составления:

• внутренние – составляются внутри предприятия;

• внешние – поступают из других предприятий.

По назначению:

• распорядительные – отражают распоряжения и приказы руководителей;

• оправдательные – оформляют совершённые операции;

• комбинированные – сочетают признаки распорядительных и оправдательных документов;

• бухгалтерского оформления – составляют работники бухгалтерии.

По объёму содержания:

• первичные – составляются в момент совершения операции или непосредственно после её окончания;

• сводные – группируют первичные документы.

Закон о бухгалтерском учёте. Первичные учетные документы и другие бухгалтерские документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.