3. Ознаки документа

До відмінних ознак документа відносяться:

1. Наявність змістового семантичного змісту.

Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою.

2. Стабільна речовинна форма, яка забезпечує тривале збереження документа, можливість багаторазового використання й руху інформації в просторі й часі.

3. Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які первісно призначені для зберігання інформації в просторі й часі. Документи – це спеціально створені людиною з комунікаційною метою носії інформації.

4. Завершеність повідомлення. Ця ознака зумовлена галуззю використання документа. Фрагментарне незакінчене повідомлення не може бути повноцінним документом. Вимоги завершеності є відносними, тому що є ряд незакінчених повідомлень, які мають особливе значення для наукових досліджень (чернетки, ескізи).

4. Функції документа

Як і усяка система, документ створюється суспільством лише на стільки, на скільки він виконує ті чи інші необхідні суспільству функції.

Функція документа – це його суспільна роль, соціальне призначення, мета й завдання. Документ – поліфункціональний об'єкт, який виконує ряд взаємопов'язаних соціальних функцій.

Увесь спектр соціальних функцій документа можна умовно поділити на три групи: головну; спільні; спеціальні (другорядні).

Головна, найбільш узагальнююча функція документа – це зберігання й поширення інформації в часі й просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства.

Спільні функції – інформаційна, комунікативна, кумулятивна – притаманні для всіх документів, незалежно віх їх типу і виду.

Інформаційна функція – це здатність документа задовольнити потреби суспільства в інформації, тобто бути джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна місткість, тобто кількість і якість інформації, яка зафіксована в документі. Ця функція визначається такими показниками: як корисність, повнота, достовірність, цінність, новизна інформації та ін.

Комунікативна функція – це здатність документа бути інформативним засобом поширення, обміну, комунікації, спілкування, послідовності. Документ забезпечує документну комунікацію, яка без нього була б неможлива.

Кумулятивна функція – це здатність документа набувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для теперішнього й майбутнього поколінь.

Спеціальні функції притаманні не усім, а окремими видам і типам документів. Серед них можна назвати: управлінську, пізнавальну (освітня), правову, загальнокультурну, меморіальну, гедонічну та інші функції.

Управлінська (регулятивна) функція – виконується документами, які створені з метою управління у суспільстві (закон, положення, статут, постанова, розпорядження, рішення, наказ, протокол, циркуляр, розпорядження, тобто офіційні та ділові документи).

Пізнавальна чи когнітивна функція – здатність документа бути засобом отримання знань для вивчення процесів і явищ природи й суспільства. Ця функція документа полягає в забезпеченні процесу навчання (підручник, навчальний посібник, практикум, хрестоматія, методичні рекомендації і т. ін. – тобто навчальні документи), а також наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, автореферат дисертації, тобто наукові документи.

Правова функція – це здатність документа бути засобом доведення, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Правовою функцією, у першу чергу, виконують офіційні видання (конституція, закони, накази), а також історичні джерела.

Загальнокультурна функція – здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, бути засобом закріплення й передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, риталів, прийнятих у суспільстві (літературно-художнє, наукове видання, кінофільм, фотокартка, листівка, гравюра та ін.).

Меморіальна (монументальна) функція – здатність документа бути “зовнішньою пам'яттю” людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція притаманна документам-пам'ятникам (артефактам), яка має особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописна книга, рідкісні, особливо цінні й унікальні за змістом, формою чи умовами існування в зовнішньому середовищі).

Гедонічна функція – спроможність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, компакт-диски, грамплатівки, магнітні фонограми і т.ін.).

До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну, підтвердження авторського авторитету й ін. Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, велика. Документ завжди сполучає у собі одночасно кілька функцій, що тісно пов’язані між собою. Проте поліфункціональність документа не виключає домінуючої ролі однієї його функції (наприклад: підручник – навчальна, указ – правова, афіша – рекламна).

Знання функції документа дозволяє усвідомити цільове (для чого, із якою метою створений конкретний документ) і читацьке (для кого створений документ – для дітей, дорослих, спеціалістів, студентів і т.ін.) призначення документа для того, щоб найбільш ефективно використовувати його потенційні можливості. Від цільового і читацького призначення документа залежить характер інформації, що міститься в ньому, тип і вид документа.