6. Автонумерация заголовков

При создании сложного структурированного текста часто требуется обеспечить непрерывную нумерацию разделов, параграфов, пунктов текста. При этом необходимо, чтобы перемещение пунктов в режиме структуры не нарушало созданную нумерацию. Microsoft Word позволяет нумеровать заголовки текста и автоматически обновлять их нумерацию.

По сути, нумерованные заголовки являются частным случаем многоуровневого списка. Однако в этом случае многоуровневый список должен базироваться на стилях.

Чтобы организовать такую нумерацию, следует создать новы многоуровневый список. В окне его редактирования (Рис. 4 .7) следует обязательно нажать кнопку «Больше». Затем необходимо последовательно выбирать нужные уровни нумерации и в поле «Связать уровень со стилем» выбирать для них соответствующие стили заголовков. При необходимости для каждого уровня можно настроить способ нумерации и отступы.

При работе с текстом достаточно будет применить к нужному заголовку соответствующий стиль – заголовок будет пронумерован автоматически.

Иногда бывает необходимо создавать в тексте с нумерацией заголовков отдельные заголовки без номера. К примеру, если главы документа нумеруются, то введение и список использованной литературы нумеровать не требуется, хотя их названия должны быть отформатированы так же, как и названия глав.

Это можно сделать двумя способами. Во-первых, можно просто отключить нумерацию для нужного заголовка отжатием кнопок или . Но лучше сделать следующим образом. Следует создать новый стиль (например, «Заголовок 2 без нумерации») на основе существующего стиля заголовка, в окне редактирования этого стиля (Рис. 4 .11) нажать кнопку «Формат», выбрать пункт «Нумерация…», и в открытой библиотеке выбрать «Нет». В дальнейшем заголовки, не подлежащие нумерации, следует размечать этим новым стилем.

7. Вставка оглавления.

После создания структурированного документа Microsoft Word позволяет автоматически создать его оглавление.

Для этого следует поместить курсор в место вставки оглавления и нажать кнопку « Оглавление» в одноименной группе ленты Ссылки (Рис. 4 .17). Более подробно данная лента будет рассмотрена в Лабораторной работе №7

Рис. 4.17 Лента «Ссылки»

Под кнопкой развернется галерея оглавления, которая позволяет вставить несколько вариантов автоматически генерируемых оглавлений, а также пустую заготовку для написания оглавления вручную. Последняя полезна, если текст не структурирован – в этом случае Microsoft Word помогает лишь с форматированием создаваемого оглавления.

Вместо выбора оглавления из галереи часто лучше настроить его вручную. Для этого используется команда Оглавление… в нижней части галереи. В открывшемся диалоговом окне будет выбрана вкладка «Оглавление» (Рис. 4 .18).

Рис. 4.18 Диалоговое окно вставки оглавлений и указателей, вкладка «Оглавление»

Можно воспользоваться одним из готовых решений, выбрав его в поле «Форматы».

При помощи флажков можно включить или выключить отображение номеров страниц, выравнивание их по правому краю (осуществляется автоматическим вставлением табуляторов) и, при необходимости, заполнение табуляторов символами, к примеру, точками.

Оглавление собирается из абзацев, которые выделены одним из трех возможных способов. Во-первых, это абзацы, оформленные определенным стилем (по умолчанию – стилями «Заголовок»). Во-вторых, это абзацы, для которых заданы уровни иерархии, отличные от «обычного текста». И, в-третьих, существует способ пометить фрагмент текста особым образом (в текст вставляется исполняемое поле TC, см. Лабораторную работе №7). Для пометки абзаца его следует выделить, нажать клавиши Alt+Shift+O, в открывшемся диалоговом окне задать уровень иерархии элемента (идентификатор не менять) и нажать кнопку «Пометить». Не закрывая этого окна, можно последовательно выделять другие элементы и помечать их таким же образом.

При вставке оглавления через диалоговое окно Рис. 4 .18 в него копируются все элементы, для которых уровень иерархии составляет от 1 до выбранного в поле «Уровни» включительно.

Кнопка «Параметры…» открывает диалоговое окно «Параметры оглавления» (Рис. 4 .19). Здесь можно переопределить соответствие уровней стилям (например, «Заголовок 1» есть название всего документа, тогда «Заголовку 2» будет соответствовать уровень 1, а собственному стилю «Параграф» – уровень 2). Здесь же разрешается или запрещается использование при составлении оглавлений элементов, выделенных каждым из трех способов.

Сами строки в оглавлении форматируются стилями «Оглавление 1» – «Оглавление 9». Эти стили при необходимости также можно отредактировать. Для этого можно воспользоваться кнопкой «Изменить…» в диалоговом окне Рис. 4 .18 (откроется диалоговое окно, в котором перечислены все стили документа и есть кнопки для их редактирования и удаления). Стили можно изменить и через область задач «Стили».

Рис. 4.19 Диалоговое окно настройки оглавления

После настройки всех параметров в окне Рис. 4 .18 и нажатия кнопки «OK», оглавление будет автоматически сгенерировано и вставлено в документ. Править текст в оглавлении нельзя (оглавление выделено серым цветом, т.е. оно будет автоматически обновляться при открытии документа или отправке его на печать, и все правки при обновлении отменятся). Ошибки, выявленные в оглавлении, следует исправлять в самих заголовках, на основании которых оглавление было составлено. После этих правок оглавление можно обновить. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши по любому месту оглавления и выбрать пункт «Обновить поле». Вместо этого можно нажать кнопку « Обновить таблицу» в группе Оглавление ленты Ссылки или клавишу F9. В предложенном окне следует сделать выбор: обновить лишь номера страниц (если изменилась только разбивка текста на страницы) или все поле целиком. В последнем случае обновятся также названия пунктов оглавления и их форматирование.

В любой момент также можно щелкнуть мышью по пункту оглавления с зажатой клавишей Ctrl. Будет осуществлен быстрый переход к данному заголовку в тексте документа.

Если оглавление уже вставлено, и в него требуется добавить новый пункт, следует выделить его название, применить к нему соответствующий стиль, а само оглавление обновить. Вместо этого можно нажать кнопку « Добавить текст» в группе Оглавление ленты Ссылки, и в раскрывшемся меню выбрать нужный уровень. В этом случае оглавление будет обновлено автоматически.

В больших научных и энциклопедических книгах часто встречается Предметный указатель – часть текста, подобная оглавлению, где перечисляются все термины, встречающиеся в книге, и указываются номера страниц, на которых приводится разъяснение термина. В Microsoft Word предметный указатель создается практически так же, как и оглавление. Сначала все термины, встречающиеся в тексте, следует пометить как элементы предметного указателя (при помощи кнопки « Пометить элемент» группы Предметный указатель ленты Ссылки), а затем воспользоваться кнопкой « Предметный указатель» в той же группе. Особенности создание предметных указателей в данном пособии рассматриваться не будут, студентам следует изучить их самостоятельно.

25