1.2 Требования к оформлению титульного листа.

Для текстовых документов составляется титульный лист, на котором размещают утверждающие и согласующие подписи.

Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах, определяющих правила оформления со­ответствующих документов.

Титульный лист является первым листом любого документа или альбома документов.

Титульный лист выполняют на листах формата А4 по форме, приведенной на рисунке 5

Титульный лист содержит:

поле 1 — наименование министерства или ведомства (заполнение этого поля необязательно);

поле 2— в левой части (для технических условий, карт технического уровня и качества продукции, эксплуатационных и ремонтных документов) код ОКП, в правой — специальные отметки;

поле 3 — в левой части гриф согласования, в правой — гриф утверждения (ГОСТ 6.38 — 90);

поле 4 — наименование изделия (крупным шрифтом) и документа, на который составлен титульный лист. Для документов, разбитых на части, указывают номер части и ее наименование, для альбомов документов — номер альбома и общее число альбомов;

поле 5— обозначение документа или описи альбома (крупным шрифтом);

поле 6— подписи разработчиков документа (ГОСТ 6.38 — 90). При большом количестве согласующих подписей это поле допускается увеличивать за счет оформления второго листа, являющегося продолжением основного титульного листа. В верхнем правом углу второго титульного листа пишут:

«Продолжение титульного листа» с указанием наименования и обозначения документа. При этом в конце первого титульного листа пишут: «Продолжение на следующем листе ». Если нет необходимости выпускать продолжение титульного листа, а подписи разработчиков не уместились на данном поле, /их помещают в конце текста документа. Данные о других должностных лицах можно размещать на поле для подшивки титульного и заглавного листов;

поле 7— год издания документа (без указания слова «год» или сокращения «г.»), причем если титульный лист имеет продолжение, данное поле переносится на второй лист;

поле 8— данные о приемке документа.

На рисунке 5 показан пример оформления титульного листа пояснительной записки к письменной экзаменационной работе.

Примечание. Число лиц, подписывающих документ, определяется конкретным содержанием темы, на которую оформляется пояснительная записка.

1.3 Построение текстового документа.

Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы. Разделы нумеруют в пределах всего документа арабскими цифрами без точки и записываются с абзацного отступа. Нумерация подразделов производится в пределах каждого раздела и включает в себя номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой. После номера подраздела точка не ставится. Разделы и подразделы могут состоять из одного или нескольких пунктов. Например: 3 Название третьего раздела документа

3.1 Название первого подраздела третьего раздела документа

3.1.1

3.1.2 Пункты первого подраздела третьего раздела документа

3.2 Название второго подраздела третьего раздела документа

3.2.1

3.2.2 - Пункты второго подраздела третьего раздела документа

Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.

Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются по порядку в пределах документа.

Пункты при необходимости могут быть разбиты на подпункты, которые также нумеруются в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления, причем перед каждым пунктом перечисления ставят тире, а при необходимости ссылки на него в тексте документа — строчную букву со скобкой. При дальнейшей детализации перечислений используют арабские цифры со скобкой, а запись производят с абзацного отступа, например:

а)

б)

1)

2)

в)

Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки, которые должны четко отражать их содержание. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки пишут с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы в словах заголовков не допускаются. Если Заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно составлять 3...4 интервала, а при выполнении рукописным способом — 15 мм. Расстояние между заголовком раздела и подраздела составляет 2 интервала, или 8 мм.

Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

Содержание документа по разделам помещают на первом (заглавном) листе и включают в общую нумерацию листов данного документа.

Заголовок «Содержание» пишут по центру листа с прописной буквы. Названия, включенные в содержание, пишут с прописной буквы.

Рисунок 5