Управление (Manage)

Информация, которая обращается в организации и хранится в ECM-системе, только абстрактно представляет собой что-то логически целое. На практике выделяют несколько классов, и, соответственно, несколько отдельных видов деятельности или дисциплин:

●    Управление документами (Document Management)

●    Управление информацией, значимой с точки требований законодательства или бизнеса (Records Management)

●    Управление цифровыми активами (Digital Asset Management)

●    Управление электронной почтой (Email Management)

●    Управление веб контентом (Web Content Management)

●    Организация взаимодействия (Collaboration)

●    Управление бизнес процессами (Business Process Management, Workflow).

Стоит сказать сразу, что эти задачи могут пересекаться и включать в себя другие, и выделение этих дисциплин носит достаточно условный характер.

Доставка (Delivery)

Хранение информации в ECM-системе – не самоцель, информация постоянно используется в повседневной деятельности. Поэтому в сферу деятельности ECM-систем входит организация ее доставки потребителям. Можно выделить следующие задачи:

●    Управление правами доступа. 

В системе, как правило, хранится информация, предназначенная для разных групп пользователей. Поэтому невозможно представить себе ECM-систему без механизма управления правами доступа.

●    Управление отчетами, печатью и публикациями. 

Результатом ряда бизнес-процессов является бумажный или электронный документ, доступ к другой информации осуществляется через интернет и интранет порталы. Или же затребованные документы отправляются электронной почтой или по другим каналам связи. Все эти процессы должны осуществляться в соответствии с утвержденными методиками и стратегиями.

●    Организация доступа с мобильных устройств. 

Наверно, самое динамично развивающееся направление в сфере ECM, так как удаленная и мобильная работа с корпоративной информацией для ряда сотрудников становится уже не вспомогательным, а основным сценарием.

●    Межведомственный электронный документооборот (МЭДО). 

Также одно из динамично развивающихся направлений. Отказ от бумаги и переход на элеткронный документооборот между организациями позволяет кроме экономии на бумаге, печати и расходов на доставку, позволяет организовать совместную работу над документами, увеличить скорость и эффективность взаимодействия.

Для решения этих и других задач используется современные и проверенные временем технологии:

●    Управление правами доступа к цифровой информации (DRM, Digital Rights Management), «водяные знаки» (Watermark)

●    Электронная подпись, инфраструктура публичных ключей подписи (PKI, Public Key Infrastructure)

●    Преобразование (Transformation), форматирование (Format), сжатие (Compression) и объединение (Syndication) информации

●    XML, JSON, SOAP, REST.

Список используемых источников

• Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)( http://ecm-journal.ru)

• Википедия(https://ru.wikipedia.org)

• TADVISER. Государство. Бизнес. ИТ (tadviser.ru)