3.7.Учет расчетов с подотчетными лицами

Направление работника(ов) в командировку утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лицом.

До 2015 г. при направлении работника(ов) в командировку ему (им) выдавалось служебное(ые) задание(я) и выписывалось командировочное(ые) удостоверение(я).

На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. N 1595 с 2015 г. по возвращении работником не оформляется отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме, а также не составляется служебное задание и не выписывается командировочное удостоверение.

Несмотря на то что служебное задание исключено из перечня обязательных документов по командировке, организации вправе по-прежнему оформлять служебные задания и требовать от работников отчеты об их выполнении, если это предусмотрено, в частности, внутренним документооборотом или является элементом контроля за командированными работниками.

Статьей 312.1 ТК РФ предусмотрен электронный обмен документами между дистанционным работником и организацией. Работнику передаются документы о направлении его в командировку, а по ее окончании запрашивается отчет о командировочных расходах, если он предусмотрен в организации.

В соответствии с ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ при таком обмене необходимо использовать усиленные квалифицированные электронные подписи. Каждая из сторон обязана направлять в электронной форме подтверждение о том, что она получила электронный документ от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Подписанный квалифицированной подписью электронный документ приравнивается законодательством Российской Федерации к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Приказ (распоряжение) о направлении в командировку. Для оформления и учета направлений(я) работников(а) в командировку(и) применяется приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а).

Приказ (распоряжение) по форме N Т-9 применяется при направлении в командировку работника, а по форме N Т-9а - при командировке работников. Унифицированные формы N N Т-9 и Т-9а утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Унифицированные формы N N Т-9 и Т-9а заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем, который вправе действовать от имени организации без доверенности (п. 7 Постановления N 749, п. 3 ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"), либо уполномоченным лицом. Список уполномоченных лиц или должностей, имеющих право принимать решение о направлении работников в командировки, утверждается отдельным приказом или положением о командировках.

В приказе (распоряжении) по форме N Т-9 или N Т-9а указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также содержатся цель (содержание задания) командировки работника, определяемая руководителем командирующей организации, и сведения о месте командировки работника(ов) и времени служебной поездки. При необходимости указываются источники уплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на хозяйственные и прочие расходы, предназначен авансовый отчет (форма N АО-1). Унифицированная форма N АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом, в том числе лицом, получившим денежные средства под отчет на приобретение товарно-материальных ценностей или осуществление представительских расходов, и работником бухгалтерии.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются в случае выдачи работнику организации подотчетных сумм в иностранной валюте.

На оборотной стороне формы N АО-1 подотчетным лицом записываются даты, номера, наименования документов (расходов), подтверждающих произведенные затраты, и сумма расхода по каждому из них. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в авансовом отчете.

При принятии авансового отчета от подотчетного лица работник бухгалтерии расписывается в принятии документа на проверку с указанием номера и даты авансового отчета, итоговой суммы расходов и количества приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы. Дата представления авансового отчета подотчетным лицом в бухгалтерию организации указывается в конце расписки. Расписка работника бухгалтерии передается подотчетному лицу.

Работником бухгалтерии выполняется проверка целевого расходования денежных средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их составления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы N АО-1 работником бухгалтерии указываются по каждому оправдательному документу (расходу) сумма расхода, принятая к учету, и номер счета, субсчета, который дебетуется на эту сумму.

Проверенный работником бухгалтерии авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Выдача аванса на командировку наличными денежными средствами на основании приказа руководителя и сметы командировочных расходов отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- выдан из кассы организации аванс работнику на командировку.

Билеты для проезда к месту командировки и обратно могут быть приобретены как непосредственно организацией, так и командируемым работником самостоятельно.

В бухгалтерском учете при получении работником билетов для проезда в командировку и обратно, приобретенных организацией, делается следующая запись:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-3 "Денежные документы"

- выданы билеты под отчет командированному работнику.

Приобретение организацией и передача подотчетному лицу электронных билетов для проезда в командировку и обратно оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами", Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- получено подтверждение приобретения электронных билетов;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами",

- переданы электронные билеты под отчет командированному работнику.

При получении денег на командировочные расходы с использованием работником корпоративной карты организации производится запись:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет",

- отражены денежные средства на корпоративной карте, снятые работником организации со специального карточного счета на служебную командировку.

Не израсходованные работником денежные средства при возвращении из командировки подлежат возврату. При отмене командировки работник также должен возвратить выданный ему ранее аванс под отчет.

Возврат неизрасходованной подотчетной суммы денежных средств, выданных на служебные командировки, отражается следующими бухгалтерскими проводками:

1. При возврате неиспользованной части аванса наличными денежными средствами:

Дебет 50-1 "Касса организации" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- неизрасходованный остаток аванса на командировку возвращен работником в кассу организации.

2. При возврате остатка денежных средств с банковских карт работников:

Дебет 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- неизрасходованный остаток аванса на командировку перечислен с банковской карты работника организации.

3. При возврате остатка денежных средств работником на корпоративную карту организации:

Дебет 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражены неизрасходованные денежные средства на корпоративной карте, ранее снятые работником организации со специального карточного счета на служебную командировку.

Списание сумм командировочных расходов, произведенных подотчетными лицами. Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

В общем случае командировочные расходы относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) или расходов на продажу (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99).

Суммы командировочных расходов включаются в затраты организации и отражаются по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с подотчетными лицами. Соответствующий счет учета затрат выбирается бухгалтером самостоятельно на основании авансового отчета и приложенных к нему документов.

В бухгалтерском учете суммы командировочных расходов отражаются:

- на счете 20 "Основное производство", если служебная командировка связана с производством одного конкретного вида продукции (работ, услуг);

- на счете 23 "Вспомогательные производства", если служебная командировка связана с производством продукции (работ, услуг) которые являются вспомогательными (подсобными) для основного производства организации;

- на счете 25 "Общепроизводственные расходы", если служебная командировка связана с производством нескольких видов продукции (работ, услуг) или с обслуживанием производства. Эти расходы могут учитываться непосредственно на счете 23 "Вспомогательные производства" без предварительного накапливания их на счете 25;

- на счете 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", если служебная командировка связана с производством продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств организации;

- на счете 28 "Брак в производстве", если служебная командировка связана с выполнением работ (услуг) по исправлению выявленного производственного брака;

- на счете 26 "Общехозяйственные расходы", если служебная командировка связана с выполнением работ (оказанием услуг) управленческого и общехозяйственного назначения, не связанного с производственным процессом;

- на счете 44 "Расходы на продажу", если служебная командировка выполнена в организациях, осуществляющих торговую деятельность. На этом же счете учитываются суммы командировочных расходов, связанных с реализацией продукции;

- на счете 97 "Расходы будущих периодов", если служебная командировка связана с освоением новых производств, включая создание собственных ноу-хау и другие виды работ, учитываемые в составе расходов будущих периодов;

- на счете 91-2 "Прочие расходы", если служебная командировка не связана с производством или реализацией. Сумма командировочных расходов начисляется на финансовые результаты (прочие расходы) организации в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99.

Если служебная командировка связана с заготовлением и приобретением товарно-материальных ценностей, созданием и приобретением внеоборотных активов, то командировочные расходы относятся на увеличение стоимости приобретенных или созданных активов (п. п. 6 и 7 ПБУ 5/01, п. 8 ПБУ 6/01, п. п. 8 и 9 ПБУ 14/2007).

В этих случаях суммы командировочных расходов, произведенных подотчетными лицами, списываются следующими бухгалтерскими записями:

1. Если служебная командировка связана с созданием и (или) приобретением внеоборотных активов организации:

Дебет 08 "Вложения во внеоборотные активы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- включены в стоимость внеоборотных активов документально подтвержденные командировочные расходы.

2. Если служебная командировка связана с заготовлением и (или) приобретением товарно-материальных ценностей:

Дебет 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы", 11 "Животные на выращивании и откорме", 41 "Товары", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- включены в себестоимость товарно-материальных ценностей документально подтвержденные командировочные расходы.

В случае задержки работника в командировке по чрезвычайным обстоятельствам в бухгалтерском учете затраты отражаются как чрезвычайные расходы при наличии подтверждающих документов (п. 13 ПБУ 10/99). При этом делается следующая запись:

Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списаны командировочные расходы, приходящиеся на дни вынужденной задержки в связи со стихийными бедствиями и другими чрезвычайными обстоятельствами. Сумма командировочных расходов отражена в составе прочих расходов организации.

В случае отсутствия подтверждающих документов затраты списываются как обычные командировочные расходы на основании приказа о продлении командировки. В бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списаны командировочные расходы, приходящиеся на дни продления командировки, согласованные с работодателем.

В связи с тем что Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, прямая корреспонденция между счетом 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами" не предусмотрена, в бухгалтерском учете при отражении НДС по командировочным расходам делается следующая запись:

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций", Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- учтена (начислена) сумма НДС по документально подтвержденным командировочным расходам, если она отдельно выделена в представленных документах.

Одновременно на сумму НДС делается следующая бухгалтерская проводка:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списан НДС по произведенным командировочным расходам на расчеты с подотчетными лицами.

В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. В этом случае НДС по командировочным расходам отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- учтена (начислена) сумма НДС по документально подтвержденным командировочным расходам, если она отдельно выделена в представленных документах.

При предъявлении НДС к вычету из бюджета в бухгалтерском учете делается следующая запись:

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по налогу на добавленную стоимость", Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций",

- принята к вычету из бюджета документально подтвержденная сумма НДС по командировочным расходам после утверждения авансового отчета по командировке.

Операции по списанию отдельных расходов, произведенных работником организации за время нахождения в служебной командировке, по представлении им авансового отчета оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1. При отражении суточных по командировкам:

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списаны суточные по командировке;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц",

- удержан налог на доходы (НДФЛ) с сумм сверхнормативных суточных с работника.

2. При списании расходов на железнодорожные билеты (НДС выделен отдельной строкой):

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана стоимость железнодорожных билетов без НДС;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражен НДС со стоимости железнодорожных билетов;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по налогу на добавленную стоимость", Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций",

- предъявлен к вычету НДС со стоимости железнодорожных билетов после утверждения авансового отчета по командировке.

3. При списании платы за пользование постельными принадлежностями, не включенной в стоимость железнодорожных билетов:

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана стоимость постельного белья.

4. При списании стоимости найма жилого помещения (НДС выделен отдельной строкой):

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана стоимость услуг гостиницы без НДС;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отражен НДС со стоимости услуг гостиницы;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по налогу на добавленную стоимость", Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет "Налог на добавленную стоимость по выполненным работам (услугам) сторонних организаций",

- предъявлен к вычету НДС со стоимости услуг гостиницы после утверждения авансового отчета по командировке.

5. При списании расходов по проезду на общественном транспорте:

Дебет 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др. Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- списана стоимость проезда общественным транспортом.

Налог на доходы физических лиц. На основании п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Налог на доходы физических лиц не удерживается с документально подтвержденных расходов на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату проезда в аэропорт или на вокзал, постельных принадлежностей и провоза багажа, расходов по найму жилого помещения и др.