2. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти. Виробничі протоколи. Витяг з протоколу. Укладіть один з цих документів.

Оголошення — це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади чи набір робочої сили та ін. Оголошення – це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:

     - оголошення про майбутню подію;

     - оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

За формою оголошення можуть бути: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах,, на окремих аркушах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.

Запрошення давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових за­прошень на різноманітні заходи — від лаконічних, діло­вих, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо офор­млених, розрахованих на конкретного адресата.

Доповідна записка - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також наводить свої висновки та пропозиції.

Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки'чітко поділяється на 2 частини: у першій, констатуючій, наводять факти або описують ситуацію, а в другій - викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно. Доповідні записки з основних питань діяльності підприємства зберігаються 5 років.

Звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень за певний проміжок часу).

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти оформлюються на спеціально виготовлених друкарським способом бланках. Текстові звіти здебільшого виконуються довільно, але існують усталені вимоги до їх оформлення.

Протокол - це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах фіксуються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

ПРОТОКОЛ № 7 виробничої наради працівників бухгалтерії Акціонерного товариства "Україна" 18.11.2010 м. Харків

Присутні: Головний бухгалтер Гриценко В. І., заст. головного

бухгалтера Лук'янчук K.M., працівники бухгалтерії згідно зі списком

(список додається, всього 17 осіб). Голова: Гриценко В. І.

Секретар: Кпименко СТ.

Порядок денний:

1. Підготовка звіту фінансової діяльності товариства за 2010 рік. Доповідає головний бухгалтер Гриценко В. І.

2. Вказівки Держкомстату з питань бухгалтерської звітності Доповідає заст. головного бухгалтера Лук'янчук К. М.

1. СЛУХАЛИ:

В. /. Гоиценко доповіла про порядок підготовки річного звіту, про завдання працівників бухгалтері)' (текст доповіді додається).

ВИСТУПИЛИ:

М. В. Копачук запропонував організувати роботу так, щоб закінчити складання звіту до 29 січня 2010 року.

Б. Ф. Шумейко вказав на необхідність ретельної підготовки таблиць до звіту.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам бухгалтерії вчасно підготувати й подати матеріали до річного звіту.

2. Подати річний звіт до Держкомстату не пізніше ЗО січня 2004 року.

2. СЛУХАЛИ:

К. М. Лук'янчук розповіла про вказівки Держкомстату з питань бухгалтерської звітності. УХВАЛИЛИ:

Вказівки Держкомстату від 04.10.2010 з питань бухгалтерської звітності взяти до відома й керуватися ними.

Голова підпис В. І. Гриценко

Секретар підпис С. Т. Кпименко

Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ з протоколу № 7 засідання Ради факультету економіки та підприємництва Інституту економіки та права "Крок"

20.12.2011 м.Київ

Присутні: декан факультету проф. Кравець С.М.,

доц. Марченко Л. В., доц. Бойко В. І., доц. Куц Б. Г, доц. Семенко О. М., ст. викл. Бабенко С.В.

СЛУХАЛИ:

Про рекомендацію завідувача кафедри Коваленка Д. В. на присвоєння йому наукового звання професора по кафедрі банківська справа.

УХВАЛИЛИ:

1. Рекомендувати Д . В. Коваленка на присвоєння звання професора по кафедрі банківська справа.

2. Порушити клопотання перед Вченою радою Інституту економіки та права "Крок" про присвоєння Д. В. Коваленку звання професора.

Голова Ради факультету

економіки та підприємництва підпис С. М. Кравець

Секретар підпис В. І. Лубчук

Директору шахти «Гірське»

Туркоту Г.В

начальник дільниці ВТБ

Калінін М.Н.