Загальна характеристика документів. Службові записки

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

• докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

• протокольні документи, стенограми, звіти;

• службові листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

• 1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

• 2. Найменування структурного підрозділу.

• 3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

• 4. Найменування документа.

• 5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

• 6. Текст.

• 7. Перелік додатків,

• 8. Дата та місце укладання доповідної записки.

• 9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

• 10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

• документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);

З приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах бумаги, підписує виконувач). Виробничі протоколи,витяг з протоколу

Протоколи, витяг з протоколу

Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).

Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:

• 1. Скорочені - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення.

• 2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.

• 3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.

В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.

У формуляр протоколу включають наступні реквізити:

• 1. Найменування організації та її підвідомств.

• 2. Назва документа (протокол).

• 3. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).

• 4. Дата засідання.

• 5. Місце засідання.

• 6. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).

• 7. Заголовок до тексту.

• 8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).

• 9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).

• 10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).

• 11. Текст.

• 12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.

• 13. Підписи голови та секретаря.

• 14. Гриф затвердження (якщо необхідно).

Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.

В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово "СЛУХАЛИ" пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).

В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.

В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.

Схема складання витягу з протоколу:

Відомство

Найменування підприємства

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛА

12.05. 00 №567

м. Хмельницький Найменування протоколу

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Затвердження плану роботи Доповідач Савчук П. Л.

2. СЛУХАЛИ:

Савчук П. Л. Ознайомив...... і далі по тексту.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1_______________

Голова (підпис) Ініціали, прізвище

Секретар (підпис) Ініціали, прізвище

Вірно: Інспектор (підпис) Ініціали, прізвище 12.05. 00

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 10

засідання кафедри юридичного документознавства

(повна назва закладу)

 

15.10.2006                                                           м.Київ

 

ПРИСУТНІ: начальник кафедри доцент ТарасенкоТ.Т., професор Чиж О.О., старші викладачі: Коломієць Т.К., Савчук М.Т., Вітренко Н.Л., Сокіл Т.М., Рожнова К.М., Шевчук М.М.

СЛУХАЛИ: Коломієць Т.К. про рекомендацію навчального посібника «Риторика» до друку.

ВИСТУПИЛИ: КириченкоО.О., Шевчук М.М., Вітренко Н.Л., які зазначили, що за браком підручників «Риторика» в роботі правоохоронних органів такий посібник є оригінальним за своєю структурою щодо кожного розділу, де розкривається проблематика курсу і значний інтерес представляє блок методичних матеріалів, необхідних для опрацювання як курсантами, так і слухачами.

УХВАЛИЛИ: рекомендувати підручник «Риторика» до друку і видати тиражем, необхідним у навчальному процесі.

 

Начальник кафедри    (підпис)    Т.Т.Тарасенко

Секретар            (підпис)    М.М.Шевчу