Например:

Киевский историко-архивный институт проводит семинарские занятия с секретарями директоров колледжей и профессионально-технических училищ по программе "Содержание, структура и организация делопроизводства в учебном заведении".

Предлагаем учебный курс по следующим дисциплинам:

1 Секретарское дело - 60 ч.

2 Машинопись - 24 час.

3 Работа на персональном компьютере - 60 ч.

Оплата за курс обучения составляет 300 (триста) рублей и осуществляется до начала занятий.

Расчет наличный или безналичный.

Наш расчетный счет № 000123964 в Львовском отделении Промстройбанка г. Киев, МФО 312567.

Срок обучения - с 01 по 30 июня 2010

Учебно-лабораторная база института оснащены новейшими средствами компьютерной техники. Занятия осуществляют ведущие преподаватели нашего института.

Качество обучения гарантируем.

Ждем Ваших заказов.

Адрес института: ул. Строительная, 17, г.. Киев, 02867

Телефоны для справок: 234 31 45, 234 81 96.

Телефон-факс: 234 21 56.

E-mail: istoria@archiv.kyiv.ua

Письма-приглашения - это такие служебные письма, в которых адресату предлагают принять участие в каких-то мероприятиях. Письма-приглашения адресуют конкретным лицам, предприятиям, учреждениям или организациям. Начинать эти письма можно из таких оборотов:

“Просим принять участие в...”

“Приглашаем...”

“Приглашаем Вас...”

“Ми рады пригласить Вас...”

Далее раскрывают характер мероприятий, условия участия в них, отмечают сроки их проведения.

Например:

Просим Вас принять участие в совещании директоров предприятий агропромышленного комплекса Винницкой области по вопросу перевода предприятий Ильинецкого района на хозрасчет.

Совещание состоится 27 сентября 2010 года в конференц-зале областного Совета профсоюзов по адресу: ул. М.Трублаины, 123, г. Винница, 09570.

Регистрация участников - с 9-30.

Начало работы в 10-00

Сопроводительные письма - это такие служебные письма, в которых адресата информируют о направлении ему документов, прилагаемых к письму. Объем текстов таких писем, как правило, небольшой, поэтому целесообразно оформлять их на листах (бланках) формата А5. сопроводительные письма составляют, когда нужно дополнить или разъяснить основные документы (например, уточнить срок выполнения, разъяснить сложные моменты, объяснить причину задержания и т.п.). Сопроводительные письма следует начинать словами: "Высылаем ...", "Направляем ...», «Отправляем ..." и т.п. В текстах сопроводительных писем должны указываться заголовки, индексы и даты документов, направляемых.

Например:

Направляем для обсуждения проект "Положения о студенческом совете".

Отзывы и предложения просим направлять в

27.10.2010 По адресу: отдел студенческой молодежи,

ул. Тульчинская. 27, г. Киев, 04520.

Приложение: на 57 л. в 1 шт.

и

Направляем акт обследования жилищно-бытовых условий гражданки Артеменко Светланы Васильевны.

Приложение: на 3 л. В 1 шт.

ли

Письма-уведомления - это такие служебные письма, в которых сообщается о чем-то или утверждается какой-то факт. Их направляют конкретному адресату.

Н

Сообщаем, что для строительства нового корпуса исторического факультета Вам выделено 1250900 (один миллион двести пятьдесят тысяч девятьсот) рублей. 00 коп., В том числе на приобретение необходимого оборудования - 200 000 (двести тысяч) рублей.

апример:

или

Сообщаем, что для продолжения в 2011 году Темы № 1/121 Вам выделено 40 000 (сорок тысяч) рублей, из них 10 000 (десять тысяч) рублей - на премирование работников.

Положение о премировании необходимо подать не позднее 24 декабря 2010.

Письма-подтверждения - это служебные письма, в которых подтверждается тот или иной факт, например получение переводов, грузов, писем, ценных бумаг и тому подобное. Письма-подтверждения могут содержать также информацию о действии ранее заключенных договоров, соглашений, утвержденных положений, инструкций и т.п. Текст таких писем начинается словами, образованными от глагола "подтверждать".

Например:

Подтверждаю свое согласие на долевое участие в строительстве гостиничного комплекса "Святая София", которая будет осуществляться в период с 01.07.2010 по 01.12.2010 в г.. Киеве на ул. Короленко

и

Подтверждая оплату за коммунальные услуги и использованную электроэнергию, направляем Вам копии платежных поручений № 123, 126, 127 от 21.01.2010.

ли

Своевременность отправки писем-подтверждений (в случае необходимости) устраняет необходимость подготовки и направления писем-напоминаний, позволяет адресату снять вопрос с контроля.

Письма-напоминания - это служебные письма, в которых напоминается о приближении или окончания срока выполнения каких задач (обязательств), проведение мероприятий и необходимость вследствие этого принять соответствующие меры. Тексты таких писем могут состоять из одного-двух предложений и начинаются словами, образованными от глагола "напоминать".

Например:

Напоминаем, что срок сдачи первой очереди строительства заканчивается 27.12.2010.

Просим срочно сообщить о ходе выполнения работ.

или

Напоминаем, что срок представления отчета по форме П2-А закончился 14.04.2010.

Просим срочно прислать отчет и объяснить причины задержки.

Гарантийные письма - это такие служебные письма, в которых гарантируется выполнение чего-то, например оплаты за услуги или товары, обеспечение проведения опытов, предоставление рабочего места и тому подобное. Если гарантийное письмо содержит сведения финансового или материального характера, то, несмотря на то, что банковские реквизиты адресата является на фирменном бланке, необходимо продублировать в тексте. Гарантийные письма подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия (учреждения, организации, фирмы).

Текст гарантийного письма может быть таким:

Просим отпустить по безналичному расчету 26 (двадцать шесть) телевизоров "Электрон 51 ТК-610", 31 (тридцать один) видеомагнитофон "Panasonic NV-HS950EE".

Оплату гарантируем. Наш расчетный счет № 000126798 в Печерском отделении банка "Березка" г. Киев, МФО 322900

или

Просим выделить 30 (тридцать) койко-мест в Вашем общежитии для проживания в период с 10.07.2010 по 12.07.2010 участников Всеукраинской конференции студенческой молодежи.

Оплату гарантируем. Наш расчетный счет № 123678013 в Харьковском отделении банка “Рось” г. Киева, МФО 300120