1. Задачи и классы программных средств для организации научных конференций
Программные средства для организации конференций на практике реализованы в виде комплексных систем, позволяющих в значительной мере автоматизировать выполнение процессов, связанных с проведением конференции. Ранее такие системы автоматизировали процессы регистрации и рецензирования докладов, а также рассылку информационных сообщений, но с течением времени спектр их задач значительно расширился [1].
К основным задачам автоматизации относят типовые информационные процессы:
• подготовка веб-сайта конференции и управление его содержанием;
• регистрация заявок участников;
• рецензирование и отбор докладов;
• формирование и публикация программы конференции;
• формирование сборника трудов конференции [2].
На сегодняшний день научные конференции и иные формы организации научного взаимодействия имеют различные задачи, а как следствие и структуру соответствующих информационных процессов, требующих автоматизации. Из вышеописанного проистекает важнейшая особенность, которая должна быть присуща современным программным системам такого типа, а именно возможность модулирования под конкретную форму и специфику работы.
Программные комплексы имеют международную классификацию, отражающую специфику их использования.
Программные средства для организации конференций относят к классу систем управления содержимым (CMS – Content Management Systems) – программ, используемых для обеспечения и организации совместного процесса создания, редактирования и управления текстовыми и мультимедиа документами [3].
Класс CMS-систем делится на несколько основных подклассов:
WCMS – системы управления web-содержимым;
ECMS – системы управления корпоративным содержимым;
DMS – системы управления документами;
MCMS–системы управления содержимым, используемых для мобильных устройств [4].
Анализ перечисленных выше задач показывает, что необходимо 3 основных вида содержимого:
1. содержание страниц веб-сайта конференции;
2. регистрационные заявки участников;
3. рецензии членов программного комитета.
При этом задачи управления первым видом содержимого относят WCMS, а другими видами – DMS [3]. Из упомянутых ранее задач вытекают конкретные требования, отраженные в таблице1.
Таблица 1–Требования к классам систем поддержки и организации конференций[4]
Таким образом, системы поддержки проведения конференций являются предметно-ориентированными системами управления содержимым, решающими задачи из классов WCMS и DMS.
2. Использование программных средств поддержки организации и проведения конференций
Основной задачей, которую решают программные средства при подготовке конференции является создание соответствующего веб-сайта.
Как правило, такой сайт должен отражать следующую информацию:
Сведения об участниках и руководителях секций–включает в себя личные дынные–пользователя (фамилия, имя, отчество, место работы или учебы, должность);
Контактные данные (адрес электронной почты пользователя, почтовый адрес для отправки дипломов и свидетельств);
Научные работы–включает в себя материал научной работы и сопроводительные–документы, перечень которых определяется руководителем секции или организатором конференции;
Исправления и дополнения–включает в себя исправления, вносимые в научные материалы, дополнительные сопроводительные документы [5].
Специфика работы системы поддержки организации конференций отражена в схемах 1 и 2, указанных ниже:
Схема1– Прохождение данных через систему поддержки организации и проведения конференций [5]
Схема
2– Этапы
функционирования системы поддержки и
проведения конференции [5]
Таким образом очевидно, что в подавляющем большинстве конференций необходима стандартная функциональность WCMS-систем при обработке поступающих данных: добавление/ редактирование разделов сайта, добавление документов и медиа-ресурсов (изображения, видео), выбор шаблона оформления, управление содержимым страниц [4]. При проведении масштабных и долгосрочных мероприятий, помимо простого заполнения регистрационной формы, сайт конференции должен поддерживать функции «Личного кабинета», где любой участник может посмотреть и отредактировать свои заявки, а также задать вопрос организаторам [3]. Также через Личный кабинет должен предоставляться доступ членам Программного комитета для рецензирования докладов. По мере подготовки программы конференции возникает необходимость опубликовать и затем регулярно обновлять список зарегистрированных участников, список принятых докладов с разбивкой по секциям и возможностью просмотреть тезисы. Следовательно, система поддержки сайта конференции в таком случае должна быть интегрирована с системой регистрации и обработки заявок. Необходимо совмещение функций DMS (публикация документов) и WCMS (визуализация содержимого).
Структура работы сайта конференции в динамике представлена на схеме:
Схема 3– Функционирование сайта конференции [5]
Порядок использования подобного сайта выглядит следующим образом:
Создание главной страницы сайта со сведениями о конференции и каталогом событий.
Рисунок 1– Главная страница сайта [5]
Данный каталог должен быть снабжен тематическим рубрикатором и функциями поиска. Одина из возможных идей улучшения качества каталога событий, по предложению А.Е. Гуськова, состоит в создании интегрированного каталога, в котором будут размещены данные из различных источников. При этом ключевыми проблемами являются отсутствие подходящих стандартов обмена информацией о событиях и невозможность их внедрения для уже существующих каталогов [3].
Решением этих проблем согласно А. Е. Гуськову может стать создание для каждого внешнего каталога событий отдельного драйвера, функциями которого будет загрузка списка новых событий извлечение подробной информации о конкретном событии. При этом требуется, чтобы внешний каталог каждое событие публиковал в виде отдельного html-документа, содержащего его слабоструктурированное описание. Сбор событий состоит в периодическом опросе каталогов через собственные модули-драйверы на предмет появления новых данных [3]. После этого начинается фаза извлечения информации, задачами которой являются:
структурирование загруженной информации путем нахождения характерных html-шаблонов и анализа их содержимого;
определение места и времени проведения посредством сопоставления структурированных данных и системных справочников;
определение тематики события с помощью таблицы кодирования тематических рубрик, которые поддерживаются отдельно для каждого каталога;
проверка наличия дубликатов события [3].
Рисунок 2– Каталог событий [3]
участников и составление их списка.
Рисунок 3–Отображение списка участников [6]
В данном случае интересной задачей является автоматизация формальной верификации заявок. Как правило, существующие решения заключается в проверке заполнения обязательных полей, а остальные проверки выполняются организаторами «вручную» при приеме заявок. Было замечено, что такие «ручные» проверки часто содержат повторяющиеся действия, которые могут выполняться автоматически. Для этого был сформулирован набор правил:
имя и отчество не должны вводиться инициалами;
место работы должно быть опубликованной записью справочника «Организации»;
город должен быть опубликованной записью справочника «Города»;
тезисы доклада должны содержать не менее N слов;
к докладу должен быть прикреплен файл;
для доклада должно быть не менее M рецензий;
для доклада должны быть все рецензии назначенных рецензентов;
доклад должен быть размещен в секции [3].
Для каждого правила организаторы конференции устанавливают один из трех уровней его проверки: «Не проверяется», «Предупреждение», «Ошибка». После этого для каждой заявки выполняется автоматическая проверка установленных правил, и результат – максимальный уровень неудачной проверки–индицируется в виде соответствующей пиктограммы в общем списке заявок [3]. Таким образом, организаторы легко могут отличить корректные и проблемные заявки, как на этапе регистрации, так и при рецензировании.
Рисунок 4 –Форма регистрации [6]
Наиболее «продвинутые» системы позволяют организаторам расширять регистрационные анкеты дополнительными полями. Этого можно достигнуть с помощью известного шаблона проектирования схем баз данных «Entity-Attribute-Value» (EAV), когда для хранения данных о заявках используются, по крайней мере, три реляционных таблицы:
1. Entity – содержит стандартные поля заявки, заполняется участниками, одна запись – одна заявка;
2. Attribute – содержит метаинформацию о дополнительных полях (название, тип, размер и пр.), заполняется организаторами, одна запись – одно дополнительное поле;
3. Value – содержит значения для дополнительных полей, заполняется участниками, одна запись – одно значение поля.
Такой подход позволяет гибко настраивать структуру регистрационных анкет [3].
Создание тематических секций - данная функция выполняется пользователем, зарегистрировавшимся под ролью "Руководитель секции", функции по управлению секциями доступны в личном кабинете данного типа пользователей [5].
Рисунок 5– Отображение раздела секций [5]
Прием научных работ - данная функция становится доступна после начала работы конференции вплоть до ее завершения (выполняется проверка даты начала и окончания работы конференции). Участники конференции отправляют научные материалы в выбранную ими секцию. Информация о состоянии научных материалов представляется пользователю в личном кабинете [5].
Рассмотрение научных работ - руководитель секции в личном кабинете имеет возможность просмотра присланных для участия в конференции научных материалов, а также их сопроводительных документов [5].
Рисунок 6– Отображение раздела докладов [5]
Отбор научных работ и составление программы конференции - руководитель секции просматривает список работ и результат предварительной оценки их соответствия тематике секции системой. В результате выполнено руководителем анализа принимается решения о принятии или отказе в принятии полученных материалов [5].
Существует, по крайней мере, два подхода к проведению рецензирования:
программный комитет (ПК) принимает к участию все формально подходящие заявки (корректно зарегистрированные и соответствующие профилю конференции);
члены ПК проводят экспертизу заявок, в результате которой для каждой заявки определяются рекомендуемая секция и формат выступления (пленарный, секционный, стендовый). Кроме того, каждая заявка оценивается по нескольким критериям (например, актуальность, достоверность, качество изложения). На основе результатов экспертизы ПК принимает решение о включении заявки в программу конференции [3].
Рисунок 7– Отображение программы конференции [3]
Проведение конференции - на данном этапе функции системы заключаются в предоставлении в открытом доступе материалов, принятых к участию в конференции и поддержке их обсуждения (отображение комментариев зарегистрированных пользователей) [5].
Подведение итогов и награждение - на данном этапе функции системы заключаются в организации проведения анкетирования руководителей секций и организаторов конференции по оценке качества научных материалов, сохранение их в базы данных и выполнение предварительного анализа результатов анкетирования [5].