Понятие документа

Документ – это информация, записанная любым способом, на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Документ – это объект и продукт труда.

1. Классификация документов

1. По видам:

• Организационные

• Распорядительные

• Справочно-информационные

• Документация по личному составу

• Жалобы, предложения

2. По форме:

• Табличные

• Текстовые

• Анкетные

• Трафаретные

• Индивидуальные

3. По содержанию:

• Простые

• Сложные

4. По происхождению:

• Именные

• Служебные

5. По месту составления:

• Внутренние

• Внешние

• Входящие

• Исходящие

6. По способу изложения материала:

• Примерные

• Индивидуальные

• Типовые

7. По юридической силе:

• Подлинные

• Подложные

8. По степени гласности:

• Обычные

• Секретные

9. По срокам:

• Срочные

• Несрочные

10. По наименованию

11. По роду деятельности :

• Банковские

• Внешние

• Отчетно статистические

• Организационно распорядительные

12. По срокам хранения:

• Документы постоянного хранения

• Документы длительного хранения

• Документы временного хранения

13. По ценности содержания:

• Научные

• Исторические

• Оперативные

14. По назначению:

• Для фиксации событий

• Для передачи информации

• Для выполнения основных задач

15. По способу изготовления:

• Письменные

• Технические

• Фоно-, аудиоакустические документы

• Кинодокументы

• Фотодокументы

• Аудиовизуальные и видео документы

16. По стадии создания:

• Черновик

• Беловик

• Подлинник

• Копия документа (свободная и факсимильная)

• Дубликат

• Выписка

• Отпуск

• Автограф

2. Унификация и стандартизация. Нормативы по документированию управления и организации работы с документами

Унификация – это:

1. установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций;

2. привидение определенных видов документов к единому образцу и по форме, оформлению, формату бумаги; создание трафаретных текстов.

Стандартизация – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие стандарты:

1. ГОСТ

2. ОСТ

3. ТУ

Требования по организации делопроизводства изложены в ГСДОУ.

Основные цели ГСДОУ:

1. упорядочивание документооборота

2. сокращение количества и повышение качества документа

3. создание условий для применения информационных технологий

4. совершенствование работы аппарата управления

Требования по составлению и оформлению документов по ОРД устанавливает ГОСТ Р 6. 30-2003.

3. Реквизиты

При оформление документа необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1. юридическую силу документа

2. Оперативно и качественное их исполнение и поиск

3. Возможность обработки документов с помощью ПК

4. Качество документов как исторических источников

5. Сократить затраты труда и средств на документирование и обработку документов.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизит.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа.

Правила составления, оформления реквизитов, их состав должны соответствовать ГОСТу Р 6 30-2003. Всего реквизитов 30.

Перечень реквизитов:

1. – Государственный Герб РФ

2. – Герб субъекта РФ

3. – эмблема организации или товарный знак

4. –код организации

5. –ОГРНЮЛ

6. –ИНН\КПП

7. – код формы документа

8. – наименование организации

9. – справочные данные об организации

10. – наименование вида документа

11. – дата документа

12. - регистрационный номер документа

13. – ссылка на регистрационный номер и дату

14. –место составления или издания

15. – адресат

16. – гриф утверждения документа

17. –резолюция

18. –заголовок к тексту

19. –отметка о контроле

20. –текст документа

21. –отметка о наличии приложения

22. –подпись

23. –гриф согласования документа

24. –визы согласования документа

25. –оттиск печати

26. –отметка о заверении копии

27. –отметка об исполнителе

28. –отметка об исполнение документа и направление его в дело

29. – отметка о поступление дела в организацию

30. –идентификатор электронной копии документа

Реквизиты делятся на основные (обязательные) и дополнительные.