Развитие команды проекта

Группа сотрудников, выделенных в проект, может так и остаться группой отдельных сотрудников. Для создания слаженного, эффективного коллектива, готового к решению сложных задач, менеджеру проекта придется серьезно поработать.

Целью процесса развития команды проекта является формирование атмосферы сотрудничества и взаимопомощи в команде проекта, а также условий для получения синергетического эффекта при взаимодействии членов проектной команды.

Среди задач менеджера по развитию команды можно выделить:

1) формальные управленческие задачи – распределение ролей, определение зон ответственности и условий подчиненности;

2) неформальные лидерские задачи – сплачивание коллектива, формирование духа товарищества и взаимовыручки, обеспечение теплых личных отношений в команде.

Обратная связь процесса

Выполнение командообразующих действий может серьезно повлиять на принципы координации работ и исполнителей проекта.

Например,

Проведение «веревочного курса» для сплочения участников проекта может выявить среди них сильных лидеров. Грамотный менеджер проекта обязательно воспользуется этим, сформировав мини-команды, которые возглавят выявленные лидеры.

Задача координации исполнителей может быть трансформирована в задачу координации мини-команд и их лидеров.

Результаты процесса

Результатами процесса развития команды должны стать повышение производительности членов команды проекта, снижение числа конфликтов, уменьшение отклонений от плановых показателей в ходе выполнения работ.

Распределение информации в проекте

С одной стороны, серьезная проблема современного человека – это информационная перегрузка. С другой стороны, недостаток информации о ходе проекта у его участников может негативно отразиться на дальнейшей его реализации.

Целью процесса распределения информации является обеспечение своевременного получения заинтересованными лицами всей информации, необходимой им для эффективного выполнения своей проектной роли и участия в проекте.

Менеджер проекта должен организовать принудительное распределение информации в проекте (для гарантии того, что получателю информации поступят те, и только те данные, которые ему необходимы для понимания состояния проекта и принятия решений).

В числе задач менеджера проекта по распределению информации можно выделить:

1) формирование общего информационного пространства (портал, список рассылки, общая адресная книга);

2) строгое выполнение правил и принципов работы с информацией (структура файловых папок в хранилище, правила наименования файлов, процедуры сохранения и изменения версий документов и т.п.);

3) проведение регулярных мероприятий по информированию участников (совещания по статусу проекта, презентации по завершении этапов проекта, рассылка информационных бюллетеней и т.д.).

Одним из распространенных и эффективных средств распределения информации являются совещания. Регулярные совещания по проекту обеспечивают распределение большой доли информации в проекте. Планирование и проведение совещаний – одна из главных коммуникационных задач менеджера проекта.

Большая часть информации, необходимой участникам проекта для взаимодействия или принятия решений, содержится в отчетных документах. При распределении информации необходимо обеспечить регулярную и своевременную доставку отчетов их получателям.

По итогам рассмотрения запросов на изменения принимаются конкретные решения. Информирование участников проекта об этих решениях тоже входит в число главных задач процесса распространения информации.

Обратная связь процесса

Получение актуальной фактической информации или дополнительных данных о проекте может потребовать изменений в приоритетах работ и заданий, перестановки исполнителей или отказа от определенных методов работы. Все это станет содержанием процесса координации работ и исполнителей, исходными данными для которого станут выходы процесса распределения информации.

Процесс распределения информации тесно связан с процессом сбора отчетности и запросов на изменения. Эти процессы чаще всего выполняются параллельно, дополняя друг друга.

Результаты процесса

Результатом процесса должно стать исключение из проекта ситуаций принятия необоснованных решений, выполнения неадекватных действий и конфликтов по причине несвоевременного обеспечения участников проекта достоверной актуальной информацией.

1