Создание формы с отчетом

В окне базы данных выберите вкладку «Формы» и создайте новую форму Проекты, добавив в нее все поля таблицы J.

Построение базового запроса

При создании запроса нам понадобится информация из таблиц J, SPJ и P. Запрос содержит данные о деталях, поставляемых для проекта, который отображается в форме Проекты.

В окне базы данных выберите вкладку «Запросы». Он находится в списке «Объекты». Нажмите кнопку «Создать» на панели инструментов окна базы данных. Появится окно «Новый запрос». Выберите пункт «Конструктор» и нажмите кнопку «ОК».
В окне «Добавление таблицы» добавьте таблицы J, SPJ и P.

Поместите в бланк запроса поле JN из таблицы SPJ, JNAME из таблицы J, все поля из таблицы Р.
В запрос должны попасть данные только по одному конкретному проекту. Его номер отображен в форме Проекты. Для этого добавим условие отбора по полю JN: [Forms]![Проекты]![JN].
Запрос должен выдавать суммарный объем поставок данной детали для данного проекта. Для этого добавьте в запрос соответствующую групповую операцию.
Установите порядок сортировки записей, попавших в запрос. Они должны отображаться в документе в порядке возрастания порядковых номеров проектов.
Сохраните созданный запрос. Не забудьте, что корректно он будет запускаться только из формы Проекты.

Разработка отчета в режиме конструктора

Сделайте активным окно базы данных. Выберите вкладку «Отчеты».

Создание заготовки отчета

Так как на данный момент вы не создали еще ни одного отчета, то вы увидите в окне списка отчетов только два приглашения: «Создание отчета в режиме конструктора» и «Создание отчета с помощью мастера» (см. рис . 2).

Проигнорируйте оба приглашения и сделайте щелчок левой кнопкой мыши по пиктограмме «Создать».

Появится диалоговое окно «Новый отчет» (рис. 1). Выберите пункт «Конструктор» в верхнем окне и созданный Вами запрос в поле с раскрывающимся списком.

При завершении этого этапа нажмите кнопку «ОК».

Рис. 1. Создание нового отчета

Заготовка отчета содержит три раздела: верхний и нижний

колонтитулы, между которыми находится область данных. Вы можете изменить размер любого раздела. Ширина всех разделов должна быть одинаковой. Линейки с сантиметровыми делениями по верхнему и левому краям отчета помогают расположить данные на странице. Если линейки отсутствуют, то для их появления на экране выберите в главном меню Microsoft Access пункт «Вид», а в открывшемся подменю строку – «Линейка». Верхний и нижний колонтитулы будут напечатаны соответственно вверху и внизу каждой страницы. Их можно убрать совсем с помощью пунктов меню «Вид» и «Колонтитулы». Вы можете создать заголовок, который будет напечатан только в начале отчета на первой странице. Для этого используйте пункт меню «Вид» и строку «Заголовок/примечание отчета».

Рис. 2. Конструктор отчетов

Добавление элементов в отчет Microsoft Access

Для создания отчета выполните следующие действия.

1. Разместите надпись в самом верху заголовка отчета и введите в нее текст «Справка». Выделите надпись и установите шрифт Arial размером 10 пунктов. Подчеркните текст и сделайте его выделенным. Выберите пункт «Формат» в главном окне Access, а затем «Размер» и строчку «По размеру данных». Размер элемента управления будет настроен в соответствии с назначенным шрифтом. Выполните аналогичные действия по размещению второй строки заголовка отчета «Данные о поставке деталей для проекта».

2. «Перетащите» поля JN, JNAME из списка полей в заголовок отчета. Выполните форматирование. Для этого выберите нужные элементы управления, щелкая по ним левой кнопкой мыши при нажатой клавише <Shift>. Откройте пункт «Формат» главного окна и пункт «Выровнять» открывшегося подменю. В появившемся окне вам будет предложено несколько способов форматирования.

«Перетащите» поля PN, PNAME, WEIGHT, Sum-QTY в область данных. Удалите подписи, которые к ним сгенерирует Access, и выполните форматирование.
Чтобы названия полей PN, PNAME, WEIGHT, Sum-QTY появлялись только один раз на странице отчета, разместите их в области «Заголовок отчета». При этом создайте следующие надписи: Номер детали, Название детали, Вес детали, Объем поставки. Разместите эти надписи в одну строку.
Оформите верхний и нижний колонтитулы. В нижнем колонтитуле расположите поле, присоединенную надпись поля удалите, для свойства поля Данные введите значение:

="-страница " & [Page] & " из " & [Pages] & " -"

В области верхнего колонтитула и в верхней части нижнего колонтитула расположите горизонтальные линии.

Осталось поместить в отчете итоговое поле, в котором будет выводиться суммарный объем поставок всех деталей для данного проекта. Для этого служит раздел «Примечания». Поместите в его верхнюю часть горизонтальную линию, а под ней – свободное поле. Для присоединенной надписи поля задайте текст «Общий объем поставок для проекта», а для свойства Данные поля укажите с помощью построителя выражений значение:

=Sum([Sum-QTY])

Все, отчет готов. Его примерный вид в режиме конструктора приведен на рис. 3, а в режиме предварительного просмотра – на рис. 4.

Закончив работу, не щелкайте по кнопке «Предварительный просмотр». В автономном виде этот отчет не запустится по изложенным ранее причинам. Добавьте кнопку «Просмотр отчета» в форму Проекты и запускайте отчет из этой формы.

Отчет запускается в режиме предварительного просмотра.