Березкина, Петров - Организационно-управленческая деятельность юриста

профессионализмом, квалификацией и опытом юриста, поддержкой и помощью юристу со стороны руководства компании. Вполне естественно точную окупаемость и прибыль юридической услуги можно рассчитать только после её завершения.

Финансовую составляющую юридической услуги следует отслеживать на протяжении всего процесса по контрольным точкам жизненного цикла предоставляемой услуги (ЖЦЮУ). В ходе оказания услуги формируются взаимоотношения между юристом и клиентом, которые могут получить дальнейшее развитие в форме заключения соглашения о юридическом обеспечении в будущем или завершиться на этом этапе.

Следовательно, ЖЦЮУ следует рассматривать как этапы формирования и развития отношений юриста с клиентом. Качество и продолжительность отношений зависят от личностных и профессиональных свойств юриста.

2.7. Планирование и управление временем

Для выполнения любого плана, заданий, управленческих решений требуется время:

два года, год, три месяца, неделя, день, несколько часов, поэтому особое место в системе планирования и управления временем (англ. timemanagement - тайм-менеджмент)

занимает налаживание эффективного использования времени сотрудников и каждого отдельного сотрудника, которое делится на рабочее время и личное время. Первое отводится на выполнение управленческих заданий; второе - на решение собственных задач: отдых, учеба, повышение квалификации, спорт, развлечения, театр, музеи,

выставки, общение, семья. Вторая часть времени сотрудника не менее важна, чем первая.

Она подобна инфраструктуре, создающей условия эффективного использования рабочего времени сотрудника.

Рабочее время - это время выполнения работы или время активного и пассивного пребывания на работе, связанное с выполнением прямых служебных обязанностей.

Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле - в документе учета времени нахождения на работе. Эффективность реального рабочего времени зависит от внутренней организации, корпоративной культуры, культуры работника.

Говорят, что Человек не властен над временем. Время является наиболее значимым личным ресурсом человека, потраченное впустую оно не подлежит возврату.

На восприятие человеком времени влияют общая культура личности, её система ценностей и приоритетов. Для одних время - это прямая дорога в будущее и вернуться по ней в прошлое уже нельзя. Решение возникающих проблем не откладывается на потом,

выполняется сразу, поскольку как не откладывай проблему, рано или поздно её придется решать, так как без её решения блокируется, тормозится движение вперёд. Например, не сданная или не защищенная к намеченному сроку курсовая работа может закрыть выход

101

на экзаменационную сессию. Не подготовленные для суда документы откладывают слушание дела.

Другие воспринимают время как круговое/циклическое движение, когда события постоянно повторяются: смена времени суток, смена сезонов года. Документы к суду можно подготовить и позднее, ничего катастрофического не произойдет; опоздал на рейс -

не трагедия, есть следующий; опоздал в загс - не проблема, можно прийти в следующий раз.

В бизнесе и, особенно в юридической деятельности, возможны оба варианта восприятия времени, и каждое будет правильным. Умышленная задержка предоставления документов под любым обоснованным предлогом откладывает слушание дела и это тоже правильное решение для одной из сторон.

Время - это единственный ресурс, который не воспроизводится, его невозможно обогнать, но от него можно отстать. Невыполненное в установленный срок задание приходится завершать в следующий срок, отведенный для выполнения другого задания,

или за счет личного времени. Это ведет к напряженности (интенсификации) труда, влияет на качество выполнения задания, сокращает личное время и нередко вызывает психологическое напряжение.

Планирование и управление временем или организация времени это технология организации и повышения эффективного использования времени.

Согласно закону Парето, только 20% рабочего времени используется эффективно и дают до 80% выполнения работы, тогда как 80% затраченного времени обеспечивают не более 20% общего результата.

80% рабочего времени дают

20% работы

20%

рабочего

времени дают 80% дел

Рис. 2.6. Время и закон Парето

Возникает законные вопросы: почему 80% рабочего времени используется неэффективно? Что сделать для увеличения продолжительности эффективного времени?

102

Исходя из закона Парето, удвоение эффективного рабочего времени удвоит объем выполненных работ. Но это не так. На объем и качество выполняемого задания влияют профессионализм, квалификация, компетентность и опыт специалиста (исполнителя). Эти четыре позиции относятся к профессиональным качествам человека и действительно могут решительно влиять на объем и качество работы, но только при определенных условиях. Под их эффективность требуется подвести прочное основание: должную мотивацию, заинтересованность и психофизиологическое состояние исполнителя.

Эффективно управлять временем специалисту помогают приобретенные навыки и такие личные качества, как самоорганизованность и самоконтроль.

К тому же довольно сложно уложить юридическую деятельность в прокрустово ложе43

закона Парето.

Юридическая деятельность не поддается хронометражу.44 Сроки выполнения задания зависят от особенностей самого задания. Следователь может закончить одно дело за два дня, аналогичное дело в иной ситуации и при других обстоятельствах не закончит и за два месяца. На зачитывание приговора судье может потребоваться в одном случае два часа, в другом - несколько дней.

Предоставление юридических услуг не поддается хронометражу, поскольку каждая услуга отличается присущей только ей особенностью, вытекающей из социального характера самой услуги. Адвокату, ведущему дело о разделе имущества между бывшими супругами, может потребоваться в одном случае пять рабочих дней и меньше, в другом случае он может не уложиться и в течение года.

Планирование деятельности в любой компании, в том числе в юридической предполагает планирование и управление рабочим временем, которое включает 1)

планирование направлений юридической деятельности с указанием временных отрезков, 2) распределение по каждому направлению задач по времени между опытными юристами и вчерашними выпускниками, 3) постановка целей с указанием срока их достижения

(освоение новых видов юридических услуг и новых целевых рынков), 4) анализ эффективности временных затрат, 5) мониторинг и корректировка использования

43Выражение «прокрустово ложе» отрицает динамичность жизни, новые идеи, креативное решение проблем, требуя жесткого соблюдения установленных формальностей, норм и директив, нередко жертвуя существенным. Как один из видов логических ошибок представляет ложную аргументацию, заведомо ошибочный подход обоснования тезиса. Прокруст (греч. - растягивающий) - прозвище разбойника по имени Полипемон, который подгонял под размер своего ложе заходивших к нему путников, обрубая или растягивая ноги. В конце концов он сам оказался на собственном ложе.

44 Хронометраж – метод исследования результативных показателей трудовых действий: замеры отрезков времени на выполнение отдельных действий с целью определения оптимального времени их выполнения. Данный метод лежит в основе нормирования труда, но может использоваться для оценки темпа работы, ритма труда.

103

времени, 6) составление списков приоритетных заданий и расстановка акцентов по важности заданий.

И крайне важно помнить: отводимое на выполнение задания время оплачивается независимо от степени его завершенности и качества выполнения. Если в установленный пятидневный срок задание не выполнено и исполнителю требуется ещё пять дней на его завершение, то оплачивается и первый плановый срок и второй дополнительный. Если же задание выполнено в более короткий срок по сравнению с плановым, то исполнитель получает очередное задание. Разница в первом и во втором случаях может быть

компенсирована размером премии.

Квалифицированная юридическая деятельность и профессиональная компетентность немыслимы без способности и умения юриста организовывать свою работу и управлять

установленных законом и/или клиентом сроков выполнения работы. На эти установленные сроки накладываются и другие обязанности: деловые встречи, совещания,

прием клиентов, что требует от юриста четкой организации работы и четкого планирования и управления временем для выполнения имеющихся заданий в установленные сроки. Срыв сроков подрывает деловую репутацию юриста.

Неспособность организовать работу (собственную и сотрудников) рано или поздно приводит к срыву установленных сроков, к спешке и возможно даже к ошибкам в работе,

что в конечном итоге оборачивается отрицательными последствиями и ударяет по репутации специалиста и сказывается на его самооценке. Для юриста-руководителя аналогичная проблема выглядит значительно сложнее в силу его управленческих обязанностей. Устанавливая для каждого сотрудника сроки выполнения заданий, юрист-

руководитель организует систему контроля за соблюдением индивидуальных сроков выполнения заданий. Управленческий процесс требует много времени. Снизить управленческую нагрузку можно путем делегирования ряда полномочий сотрудникам и внедрением информационных технологий.

В целом задача юриста-руководителя сводится к совершенствованию всего процесса работы сотрудников, то есть к созданию должных условий работы.

Неспособность организовать работу (собственную и сотрудников) рано или поздно приводит к срыву установленных сроков, к спешке и возможно даже к ошибкам в работе,

что в конечном итоге оборачивается отрицательными последствиями и ударяет по репутации специалиста и сказывается на его самооценке. Для юриста-руководителя аналогичная проблема выглядит значительно сложнее в силу его управленческих

104

обязанностей. Устанавливая для каждого сотрудника сроки выполнения заданий, юрист-

руководитель организует систему контроля за соблюдением индивидуальных сроков выполнения заданий. Управленческий процесс требует много времени. Снизить управленческую нагрузку можно путем делегирования ряда полномочий сотрудникам и внедрением информационных технологий.

В целом задача юриста-руководителя сводится к совершенствованию всего процесса работы сотрудников, то есть к созданию должных условий работы.

Ахиллесовой пятой управления временем являются прямые потери рабочего времени из-за нерегламентированных перерывов (перекуры, посторонние телефонные разговоры), организационно-технических причин (завис компьютер, сбой с электропитанием), производственной гимнастики, выполнения несвойственных функций.

Снизить дефицит рабочего времени можно посредством совершенствования управления временем, анализа его затрат и инвентаризации, увеличения активной части и соответственно сокращения пассивной части. Одна сторона решения этой проблемы рабочего времени зависит от руководства, другая – от сотрудника. Если у юриста нет должного рабочего места и он не обеспечен современной оргтехникой и справочными правовыми системами, то эффективность его рабочего времени стремится к нулю, его активное рабочее время минимизировано.

Признаками слабого планирования и управления временем можно считать: 1)

отсутствие четкого расписания работы на текущий день, неделю, месяц; 2) неумение планировать распорядок дня, 3) неквалифицированный секретарь или помощник, который не знает или не имеет распорядка дня руководителя, где он будет находиться и что должен делать в тот или иной момент своего рабочего дня, недели, месяца; 4) непонимание значения и отсутствие навыков работы с современной оргтехникой, программным обеспечением и справочными правовыми системами; 5) руководитель игнорирует,

затягивает и с нарушением сроков отвечает на деловые письма; 6) ссылаясь на нехватку рабочего времени, руководитель вынужден задерживаться на работе и/или завершать работу дома; 7) руководитель выполняет работу нередко за своих подчиненных, считая,

что сделает ее лучше; 8) неумение или страх делегировать отдельные полномочия своим сотрудникам из-за недоверия или неуверенности в их способностях; 9) большой поток рутинных дел лишает руководителя возможности заниматься главными вопросами; 10)

отсутствие автоматизации управленческой работы и должного программного обеспечения; 11) работа в условиях постоянного дефицита и спешки приводят к переутомлению.

105

Из причин дефицита рабочего времени следует выделить: 1) бесплановость как принятый в компании стиль работы; 2) невыполнение своих непосредственных обязанностей как следствие несоответствия занимаемой должности; 3) завышенная оценка своих способностей и возможностей; 4) отсутствие у работника личной миссии и понимания: что он может сделать для организации, что может получить, какими активами располагает; 5) отсутствие интереса и слабая мотивация сотрудника, в том числе отсутствие возможности карьерного развития не компенсируется ростом зарплаты,

которая давно не увеличивалась.

На ежедневное оперативное планирование рабочего времени уходит не более 10-15

минут, что эквивалентно дополнительно двум рабочим часам благодаря повышению эффективности управления временем. Предварительное планирование времени позволяет снизить его нерациональное использование. Ежедневное оперативное планирование улучшает координацию действий сотрудников, согласовывая по времени их совместные действия, и в целом повышает производительность их труда. Список задач, которые предстоит выполнить, следует подготовить накануне. Перечень записанных задач - это навигатор, указывающий маршрут и не дающий сбиться с пути к намеченной цели.

На сегодняшний день существуют разработанные и апробированные методики планирования рабочего времени, которые приемлемы для руководителей и сотрудников любой организации: 1) при составлении ежедневного плана отводить на плановые работы

60% рабочего времени и резервировать 40% времени на непредвиденные и спонтанно возникающие проблемы; 2) между запланированными мероприятиями должен быть временной разрыв, чтобы вовремя начать очередное мероприятие, если на предыдущее потребовалось больше времени, чем было запланировано или произошел сбой в силу возникшей форс-мажорной ситуации; 3) постоянно хронометрировать время с фиксацией как и на какие нужды оно было затрачено, что дает ясную картину о затратах времени и позволяет составить более эффективный план на будущее; 4) распределить мероприятия на кратко-, средне- и долгосрочные с указанием времени на выполнение каждого; 5)

соблюдать принципы составления плана: системность, регулярность, непрерывность,

последовательность, контроль, корректировка с учетом обстановки; 6) планировать реальный объем работы, который можно реально выполнить в отведенное рабочее время; 7) установить неприемные часы - это время для выполнения важных заданий,

позволяющее спокойно работать без помех извне; 8) сверхважные дела решать утром,

поскольку их решение определяет и влияет на остальные задачи; 9) установить конкретные дни проведения совещаний и заседаний и придерживаться этих установок; 10)

тщательно готовиться к совещаниям и заседаниям, продумать выносимые проблемы,

106

заседания/совещания назначать за час-два до перерыва на обед или до окончания рабочего дня, чтобы уйти от пустых разговоров и оперативно решать обсуждаемые проблемы; 11) минимизация числа конференций, собраний и совещаний; 12) использовать корпоративный таймменеджмент длят оптимизации времени всех сотрудников, что в конечном итоге ведет к росту эффективности деятельности всей организации; 13)

установить приоритеты выполнения заданий по их важности; 14) делегировать все, что можно делегировать; 15) учитывать факторы, влияющие на колебания работоспособности:

до и после обеда, начало - середина - конец недели/месяца, сезон года, поведение небесного светила, фазы луны.

В системе планирования и управления временем важно расставить приоритеты в списке намеченных задач, присваивая каждой уровень важности. После определения главной задачи следует оценить последствия её выполнения или невыполнения, поскольку срыв её своевременного выполнения может иметь серьезные последствия. Для расстановки приоритетов рекомендуется метод АБВГД, позволяющий установить приоритеты и очередность выполнения задач. Буква А присваивается задачам первостепенного значения и с серьезными последствиями в случае их невыполнения.

Буквой Д отмечаются малозначимые задачи, которые ни на что не влияют. В каждой группе задач рекомендуется использовать цифры (А1,А2,Б1,Б2), указывающие на последовательность выполнения задач.

Система приоритетов в управлении временем опирается на закон принудительной эффективности, согласно которому 1) первоочередные задачи, приносящие наибольшую выгоду и результат, выполняются последовательно в первую очередь; 2) то, что можно сделать сегодня, не откладывать на завтра (в США это называется «съесть лягушку»); 3)

начав дело - его следует завершить, не отвлекаясь на другие дела; 4) сконцентрировать усилия на выполнении важнейшего задания.

Сегодня помимо вышеизложенных систем планирования времени (закон Парето и метод АБВГД) используются и другие системы: метод Альп, система АВС, метод Эйзенхауэра. В их основе лежит модифицированный и модернизированный закон Парето.

Метод «Альп» включает ряд последовательных шагов, упорядочивающих рабочий план дня: 1) расстановка заданий по важности и определение времени на их выполнение, 2)

распределение активного и пассивного рабочего времени в соотношении 60:40, 3)

принятие решений по приоритетным делам и перепоручениям, 4) контроль учета выполненных дел.

Система АВС устанавливает три класса приоритетности заданий по их значимости,

определяя в 100% всю совокупность наиболее важных и наименее важных заданий, и

107

основывается на трех закономерностях: 1) наиболее важные дела, помеченные буквой А,

должны составлять 15% общего количества всех дел, но их выполнение позволяет реализовать поставленную цель на 65%; 2) для выполнения важных задач с буквой В отводится 20% общего количества задач, но их доля в достижении общей цели равняется примерно 20%; 3) на малосущественные, менее важные задачи с буквой С отводится 65%

общего количества времени, а их значимость не превышает 15% (Рис.2.7.).

15% наиболее важных дел обеспечивают 65% достижения цели

20% важных дел обеспечивают

20%

Рис. 2.7. Три класса приоритетности метода АВС: соотношение важности дел и достижения цели

Использование системы ABC требует соблюдения следующих условий: 1)

составить список всех задач; 2) систематизировать их по важности и установить очередность; 3) пронумеровать задачи; 4) оценить задачи по категориям A, B и C; 6)

задачи категории А (15% общего количества) решает первый руководитель, главный специалист; 7) задачи категории B (20%) подлежат перепоручению; 8) задачи категории C

в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

108

Метод Эйзенхауэра, до некоторой степени повторяя систему АВС, представляет ускоренный анализ и является вспомогательным, когда требуется срочно разобраться с приоритетностью выполнения задач. Критериями приоритетности выступают срочность и важность задачи, по которым выделяют четыре группы задач: 1) срочные задачи повышенной важности (выполняются руководителем, перенос их выполнения на более поздний срок создаст ненужные проблемы); 2) срочные задачи средней важности (их решение можно делегировать другим лицам); 3) менее срочные задачи меньшей важности

(их решение можно отложить, поручить другим, но руководитель может решить их сам позднее); 4) менее срочные задачи незначительной важности - их следует перепоручить другим.

Повысить эффективность управления, планирования и использования рабочего времени позволяют современные электронные системы, деловое программное обеспечение и электронные библиотеки. В частности, для юриста таким мощным подспорьем являются электронные справочно-правовые системы: Гарант, Консультант Плюс.

Практикум

Вопросы для самоконтроля и задания

1.Когда план становится планом?

2.План как желаемое направление развития компании.

3.Способствует ли план формированию из сотрудников компании единой команды?

4.План как способ адаптации к меняющимся условиям рынка.

5.Каковы общие требования к разработке стратегического плана?

6.Особенности планирования в юридической компании.

7.Чем завершается пренебрежение планированием?

8.Какая внутренняя связь между планированием и принятием решений?

9.Чем определяются этапы планирования и какова их суть?

10.Основные задачи планирования в юридической компании.

11.Планирование и эффективность распределения ресурсов.

109

12.Какова связь между видением, миссией, целью компании и её стратегическим планом?

13.Чем отличаются плановые показатели от фактических и существует ли необходимость отслеживать их?

14.В чем сущность SWOT-анализа и насколько SWOT-анализ необходим для юридической компании?

15.Существует ли реальная возможность применять матрицу Ансоффа и/или Бостонскую матрицу на рынке юридических услуг?

16.Что представляет бизнес-проект?

17.Насколько важно управлять временем?

18. В таблице 2.1 выделите наиболее перспективную миссию юридической компании и аргументируйте свой выбор.

19. В таблице 2.2 выделите наиболее эффективную цель юридической компании и аргументируйте свой выбор.

20. Составить SWOT-анализ для вывода юридических услуг на рынок потребительского кредитования.

21. Составить SWOT-анализ факторов внешней и внутренней среды юридической компании, предоставляющей услуги на рынке потребительского кредитования.

22. Объяснить сущность GAP-анализа (анализа стратегического разрыва) и есть востребованность в нем для юридической компании.

23. Сравнить модели управления временем, определить наиболее эффективную и аргументировать выбор.

24. Насколько эффективен закон Парето при решении плановых задач? Обоснуйте свой ответ примерами.

Тесты:

1.Прогнозирование – это:

1.1.взгляд в будущее,

1.2.оценка возможных путей развития,

1.3.оценка последствий тех или иных решений,

1.4.предположение развития ситуации, действий,

1.5.определение тенденций развития ситуации.

2.Планирование – это:

2.1.разработка последовательности действий, позволяющей достигнуть желаемого,

2.2.конструирование и сохранения потенциала успеха,

2.3.ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений,

2.4.формирование годовых планов, определяющих развитие организации,

2.5.формулирование целей и задач,

2.6.механизм нейтрализации рисков.

110