Лабораторная работа №22. Конструирование отчётов

Цель работы:

Освоить технологии конструирования и использования отчётов.

Теоретическая часть

Отчёты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчёт можно просмотреть на экране. Отчёт строится на основании таблиц и запросов.

Основные виды отчётов:

• одноколонный (простой) отчёт;

• многоколонный отчёт;

• табличный отчёт;

• отчёт с группировкой данных и подведением итогов;

• отчёт по связанным таблицам;

• связанный отчёт, т.е. отчёт, содержащий другой (подчинённый отчёт);

• отчёт со слиянием с Word (составной документ);

• перекрестный отчёт.

Основные разделы отчёта:

• заголовок отчёта (начало отчёта);

• верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы);

• область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);

• область данных (основная часть отчёта);

• область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы);

• нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы);

область примечаний (печатается в конце отчёта).

Создание связанного отчёта

Связанный отчёт состоит из главного и одного или нескольких подчинённых отчётов. Подчинённым отчётом называют отчёт, созданный внутри другого отчёта. Подчиненные отчёты позволяют решать следующие задачи:

• выводить сводные данные или конкретные записи, связанные с содержимым главного отчёта;

• объединять несколько независимых отчётов в главном отчёте.

Для создания подчинённого отчёта следует:

1. Создать отчёт, который будет использоваться как подчинённый, и сохранить его.

2. Открыть главный отчёт в режиме конструктора.

3. Переместить с помощью мыши значок созданного подчинённого отчёта из окна базы данных в соответствующую позицию в главном отчёте. Например, для печати подчинённого отчёта перед каждой группой в главном отчёте следует поместить подчинённый отчёт в заголовок группы. Подчинённый отчёт выводится как отдельный элемент управления.

4. Если в подчинённом отчёте должны выводиться данные, связанные с главным отчётом, установить связь элемента управления подчинённого отчёта с главным отчётом.

Для связывания подчинённого отчёта с главным отчётом необходимо открыть бланк свойств подчинённого отчёта и задать значения свойств Подчинённые поля и Основные поля. По возможности, значения этих свойств задаются автоматически средствами Microsoft Access.

Примечания. Допускается вставка в отчёт подчинённой формы. Главный отчёт может содержать несколько подчинённых отчётов или подчинённых форм.

В главном отчёте допускается существование двух уровней подчинённых отчётов. Например, отчёт может содержать подчинённый отчёт, который в свою очередь содержит подчинённый отчёт.

Общая постановка задачи

Изучить возможности программы MS Access для выполнения заданий, представленных ниже.

Список индивидуальных данных

Номер варианта и задания, если это требуется в лабораторной работе, определяется преподавателем.

Пример выполнения работы

Задание 1. Создать табличный отчёт, модифицировав запрос на выборку, подготовленный в задании 1 лабораторной работы №2, которому было присвоено имя Выборка_1. Отчёт должен включать следующие поля:

• НаименованиеФакультета;

• НомерГруппы;

• НаименованиеСпециальности;

• Фамилия;

• НомерЗачётнойКнижки.

1. Модифицируйте запрос Выборка_1, открыв его в режиме конструктора и заменив поле НаименованиеСпециальности на поле НомерСпециальности, а поле НомерФакультета на поле НаименованиеФакультета.

2. На вкладке Создание (Create) в группе Отчёты (Reports) выберите Мастер отчётов (Report Wizard).

3. В окне Создание отчётов выполните следующие шаги:

• в качестве источника данных выберите запрос Выборка_1;

• выберите все поля запроса, но в заданной по условию последовательности;

• выберите вид представления данных по таблице Факультет;

• добавьте уровень группировки по полю НомерСпециальности;

• выберите порядок сортировки по полю Фамилия по алфавиту;

• выберите макет – Ступенчатый;

• выберите стиль;

• присвойте отчёту имя Отчёт_табличный;

• нажмите кнопку Готово (сформированный отчёт будет показан в окне предварительного просмотра).

4. Просмотрите отчёт в режимах Макета (Layout), Конструктора (Design), Предварительного просмотра (Print Preview), Представления отчёта. Уменьшите масштаб отображения.

5. Перейдите в режим конструктора и выполните редактирование заголовка отчёта. Введите названия столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив соответственно высоту области верхнего колонтитула.

6. Переместите поля в области данных в соответствии с расположением заголовков столбцов в области верхнего колонтитула.

7. Измените заголовок отчёта, введя текст: Список студентов по факультетам и специальностям.

8. Введите надпись в нижний колонтитул: Ведомость составил:.

9. Закройте и сохраните отчёт.

Задание 2. Создать отчёт с группировкой данных и подведением итогов, используя запрос, подготовленный в задании 8 лабораторной работы №2 с именем Запрос_с_вычисляемым_полем. В отчёте необходимо подсчитать общую суммарную плату за обучение коммерческих студентов и в том числе по каждой специальности и по каждой группе. Отчёт должен включать следующие поля:

• НомерСпециальности;

• НомерГруппы;

• Фамилия;

• НомерЗачётнойКнижки;

• Итого.

1. На вкладке Создание (Create) в группе Отчёты (Reports) выберите Мастер отчётов (Report Wizard).

2. В окне Создание отчётов выполните следующие шаги:

• в качестве источника данных выберите указанный выше запрос;

• выберите все поля запроса, но в заданной по условию последовательности;

• выберите вид представления данных по таблице Студенты;

• добавьте уровни группировки по полям НомерСпециальности и НомерГруппы;

• выберите порядок сортировки по полю Фамилия по алфавиту;

• щёлкните по кнопке Итоги (Summary Options), задайте вычисление итоговых значений по сумме (включите флажок Sum), установите переключатель в положение Показать данные и итоги;

• выберите макет – Структура;

• выберите стиль;

• присвойте отчёту имя Отчёт_с_группировкой;

• нажмите кнопку Готово.

3. Просмотрите отчёт.

4. Выполните редактирование отчёта в режиме конструктора. Отредактируйте заголовок отчёта, ширину столбцов. Измените шрифты отдельных элементов отчёта. Замените слово Sum в итоговых строках на слово Всего:. Измените ширину полей с итогами.

Задание 3. Создать перекрёстный отчёт, используя таблицу Общая_ведомость, созданную в лабораторной работе №2. Отчёт должен включать следующие поля:

• НомерГруппы;

• Фамилия;

• НомерЗачётнойКнижки;

• НаименованиеДисциплины1;

• НаименованиеДисциплины2;

• СреднийБалл.

В столбцах с наименованиями дисциплин должны отображаться оценки, полученные студентами на экзамене. В столбце СреднийБалл для каждой строки должно производиться вычисление среднего балла каждого студента по результатам сдачи 2-х экзаменов. В отчёте также должен быть вычислен средний балл по группе студентов и по академии в целом.

1. С помощью мастера создайте перекрёстный запрос по таблице Общая_ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 3-х групп по 2-м дисциплинам. Для этого:

• выберите поля НомерГруппы, Фамилия, НомерЗачётнойКнижки в качестве заголовков строк;

• выберите поле НаименованиеДисциплины в качестве заголовка столбца;

• снимите флажок Да (вычисление итогового значения для каждой строки);

• выберите для вычислений поле Оценка и функцию вычисления Первый (First),

• сохраните запрос, присвоив ему имя

Запрос_для_отчёта_по_среднему_баллу.

2. На вкладке Создание (Create) в группе Отчёты (Reports) выберите Мастер отчётов (Report Wizard).

3. В окне Создание отчётов выполните следующие шаги:

• в качестве источника данных выберите указанный выше запрос Запрос_для_отчёта_по_среднему_баллу;

• выберите все поля запроса;

• добавьте уровень группировки по полю НомерГруппы;

• выберите порядок сортировки по полю Фамилия по алфавиту;

• выберите макет – Ступенчатый;

• выберите стиль;

• присвойте отчёту имя Отчёт_по_среднему_баллу;

• нажмите кнопку Готово.

4. Просмотрите отчёт.

5. Перейдите в режим конструктора и отрегулируйте ширину столбцов и их местоположение.

6. Выровняйте оценки по центру столбца.

7. С помощью инструментальной панели элементов введите в правую часть области верхнего колонтитула надпись Средний балл.

8. С помощью инструментальной панели элементов введите в область данных элемент Поле для вычисления среднего балла. Щёлкните правой кнопкой мыши внутри созданного поля и вызовите Окно свойств поля.

9. Установите вкладку Данные. Для вызова построителя выражений на вкладке Данные в строке Данные щёлкните по кнопке «...».

10. Используя инструменты построителя выражений, введите в поле формулу для расчёта среднего балла:

= ([НаименованиеДисциплины1]+[НаименованиеДисциплины2])/2.

Примечание. Наименования дисциплин вставляются в формулы двойным щелчком левой кнопки мыши по соответствующей строке в подокне построителя выражений Отчёт.

11. Просмотрите и отредактируйте отчёт. Удалите дублирующее название вычисляемого поля в области данных. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения. Установите для поля СреднийБалл вкладку Макет и выберите формат поля – фиксированный с 2-мя десятичными знаками.

12. Выполните условное форматирование поля СреднийБалл. Выделите красным цветом значения среднего балла, которые больше 4,5 и синим цветом – меньше 3,5. Для этого в режиме конструктора выделите поле СреднийБалл, на вкладке Конструктор (Design) в группе Шрифт выберите Условное форматирование. В окне Условное форматирование задайте: Условие 1 – Значение поля, операция сравнения – больше, значение для сравнения – 4,5. В строке задания формата установите цвет текста – красный, нажмите кнопку Добавить. Повторите указанные действия для Условия 2, установив синий цвет для всех значений поля, меньших 3,5.

13. Для подсчёта среднего балла по группе добавьте в окне конструктора раздел Примечание группы. Для этого вызовите окно настройки Сортировка и группировка, щёлкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели. В окне Сортировка и группировка включите отображение области примечаний группы.

14. В области примечаний группы в столбце, соответствующем среднему баллу студента, создайте вычисляемое поле. Вызовите окно настройки свойств поля. Установите вкладку Данные. В строке Данные вызовите Построитель выражений. Введите формулу для вычисления:

= Sum([НаименованиеДисциплины1]+[НаименованиеДисциплины2])/2/ Count ([Фамилия]).

Примечание. Для ввода названий функций групповых операций Sum и Count необходимо дважды щёлкнуть по строке Функции в левом подокне Построителя выражений, а затем двойным щелчком раскрыть список встроенных функций. В среднем подокне необходимо выбрать категорию Статистические функции и затем в правом подокне нужную функцию. Для вставки в качестве аргументов функции нужных полей необходимо выбрать в левом подокне Отчёт..., а в среднем подокне – Список полей и двойным щелчком вставить в формульное выражение имена полей из правого подокна.

15. Удалите контур с надписью вычисляемого поля. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения аналогично пункту 11.

16. Создайте слева от значения среднего балла группы надпись Средний балл группы N, где N – номер группы. Для этого в область примечаний группы вставьте поле и введите в него формулу:

= “Средний балл группы”&[НомерГруппы]

17. Подсчитайте в отчёте средний балл по всем группам. Для этого вставьте вычисляемые поля аналогично пунктам 14, 15 и 16 в область примечаний отчёта.

18. Присвойте отчёту имя Расчёт_среднего_балла_групп. Введите в заголовок отчёта дату формирования отчёта. Для этого вставьте под строкой с названием отчёта элемент Поле и введите в него с помощью построителя выражений функцию =DATE(). Используя Маску ввода, установите пользовательский формат даты в виде: dd\ .mm\ .yyyy.

19. Для того чтобы сделать отчёт более компактным, перенесите номер группы из области заголовка группы в область данных. Для этого отключите область заголовка группы, вызвав окно Сортировка и группировка. Вставьте поле НомерГруппы в соответствующий столбец области данных. Настройте свойства поля. Для того, чтобы номер поля не повторялся в каждой строке отчёта установите на вкладке Макет свойство Не выводить повторы в состояние Да.

Задание 4. Создать связанный отчёт, состоящий из главного и подчинённого отчётов. Подчинённый отчёт – это отчёт, содержащий сведения о студентах, сгруппированные по номерам групп. Главный отчёт – это отчёт, содержащий сведения о группах (номер, факультет, специальность). Связь осуществляется через поле НомерГруппы. Главный отчёт создать с помощью мастера на базе запроса Факультет_группа как простой отчёт. Подчинённый отчёт также создать с помощью мастера на базе таблицы Студенты как отчёт с группировкой.

1. Создайте с помощью мастера ступенчатый подчинённый отчёт по таблице Студенты, сгруппированный по номерам групп и упорядоченный по фамилиям студентов, включив в него поля:

• НомерГруппы;

• Фамилия;

• НомерЗачётнойКнижки.

2. Сохраните отчёт, присвоив ему имя Подчинённый. Отредактируйте отчёт в режиме конструктора. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

3. Создайте с помощью мастера ступенчатый главный отчёт по запросу Группа_Факультет, упорядоченный по факультетам и номерам групп, включив в него поля:

• НаименованиеФакультета;

• НомерГруппы;

• НомерСпециальности.

4. Сохраните отчёт, присвоив ему имя Главный.

5. Отредактируйте отчёт в режиме конструктора. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

6. Включите режим конструктора для главного отчёта. Не закрывая окна конструктора отчёта Главный, перетащите мышью из окна базы данных значок отчёта Подчинённый в область данных главного отчёта.

7. Щёлкните правой кнопкой мыши по полю Подчинённый и вызовите окно свойств поля. На вкладке Данные обеспечьте связь между подчинённым и основным отчётом по полю НомерГруппы.

8. Просмотрите получившийся связанный отчёт. Вернитесь в режим конструктора и окончательно отредактируйте отчёт.

Задание 5. Сохранить и закрыть базу данных.

1. Сохраните все изменения.

2. Завершите работу с Microsoft Access.