Лабораторная работа № 4 Создание отчетов
Цель работы
Получение навыков работы по созданию отчетов.
Темы для предварительного изучения.
Назначение отчетов. Порядок создания отчетов. Разделы бланка отчетов. Элементы управления. Форматирование элементов управления. Сортировка и группировка. Сохранение и печать отчета.
Задание.
Создать простой отчет, отображающий результаты обработки информации для Прикладной области, выбранной в соответствии с вариантом задания. Создать сложный отчет на основе ранее созданного запроса.
Пример выполнения задания (вариант 30).
I Создать простой отчет, содержащий:
список сотрудников предприятия с полями: Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон;
Сгруппировать данные по 1-ой букве фамилии;
Вычислить количество фамилий в каждой группе.
Вид отчета представлен на Рисунке 1.
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Рисунок 1 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Для создания такого отчета выполнить:
1. Открыть базу данных, для которой создается отчет ;
2. Начать создание отчета в режиме Конструктор:
Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку . Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных - таблицу Сотрудник (выбрать таблицу из раскрывающегося списка с перечнем таблиц и запросов). Нажать .
На экран выводятся окна, представленные на Рисуноке 2:
|
|
Рисунок
2a) Окно отчета в режиме конструктора с заголовком Отчет1: отчет и со следующими областями: Верхний колонтитул; Область данных; Нижний колонтитул.
b)
Панель
элементов,
содержащая кнопки для создания элементов
управления, которые можно включить в
отчет. Панель элементов можно закрыть
или вывести, выполнив щелчок по кнопке
на
панели инструментов или выполнив команду
Вид
-> Панель элементов;
c)
Список
полей
базовой таблицы или запроса (список
полей таблицы Сотрудник).
Список полей можно вывести или закрыть,
выполнив команду Вид
-> Список полей
или выполнив щелчок по кнопке
на
панели инструментов.
Перемещая окна (отбуксировав мышкой за заголовок) можно расположить их в удобном для работы порядке, например: Окно отчета - слева, Список полей в правой области экрана, ниже -Панель элементов.
Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (Вид -> Свойства) или выполнив щелчок по пиктограмме Свойства.
3. Установить размеры отчета
Переместить правую границу окна создания отчета с помощью указателя мыши так, чтобы на верхней линейке было видно число 19 (размер отчета 18 см);
Выполнить Файл -> Параметры страницы:
При выбранной вкладке Страница установить книжную ориентацию листа и размер А4 (210х297);
При выбранной вкладке Поля установить размеры левого и правого поля по 10 мм;
При выбранной вкладке Столбцы установить: количество столбцов-1; ширина столбца-18 см; высота - 3 см; ;
Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке;
4. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета:
Для этого выполнить Вид -> Заголовок/Примечание отчета.
5. Переместить из таблицы в Область данных список нужных полей.
В окне таблицы Сотрудник выделить в комбинации с клавишей Ctrl поля Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон и отбуксировать их в Область данных. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Сотрудник (слева - подпись, справа - значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления;
Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений;
Переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул для этого:
Выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу Shift и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать;
Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула;
Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Идент код переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3см;
Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов (в соответствии с Рисунком 1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и выполнить щелчок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3см, Высота 1см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12см. Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения. Замечания: Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню Формат -> Выровнять, Формат -> Размер, или установить соответствующие свойства для данного элемента.
Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх;
Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышкой переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каждое поле в соответствии с Рисунком.1;
Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. Внести изменения, если есть несоответствия Рисунку.1 или ошибки.
6.Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:
Выполнить щелчок по пиктограмме Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать Вид -> Сортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка;
в столбце Поле/выражение (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле Фамилия;
в столбце Порядок сортировки установить порядок сортировки (по возрастанию)
Выполнить установку свойств в области Свойства группы:
Для Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы "Фамилия" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных;
Для группировки по первому символу установить в строке Группировка значение По первым символам;
В строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;
В строке Не разрывать установить значение Полную группу;
Закрыть окно Сортировка и группировка.
7. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст "Группа фамилий, начинающихся на букву ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа:
Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);
Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы.. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области. В левом поле набрать текст "Группа фамилий, начинающихся на букву" и нажать клавишу Enter. Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить действия: Формат -> Размер -> По размеру данных. Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая.
В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке
,
переместить курсор в область Заголовок
группы
под набранный текст и провести линию,
подчеркнув оба поля;
Просмотреть отчет, выбрав Файл -> Просмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).
9. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст "Количество в группе ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе:
Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на Панели элементов по кнопке
,
а затем в области Примечание
группы
в месте расположения элемента. Появляется
элемент, состоящий из 2-х частей.
Переместить правую часть элемента
вправо. В левую часть поля (подпись)
ввести текст "Количество
в группе".
В правую часть элемента ввести формулу
=Count([Фамилия]).
Произвести форматирование.
10.Вставить рисунок в заголовок отчета:
Вставка -> Рисунок -> Из файла. В открывшемся окне выбрать подходящий графический файл, выполнить щелчок по кнопке .
11.Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:
На панели элементов выбрать кнопку , переместить курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области. В левое поле ввести текст заголовка. В правом поле с надписью Свободный ввести формулу =Date(). Отформатировать поля. Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул:
Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст "Страница", а в правое =Page. Сохранить отчет.