2.Информационное обеспечение аис
2.1. Экономическая информация, ее значение, свойства и особенности
Понятие «информация» произошло от латинского «informatio», что обозначает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления.
Информация подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: биологическая, физическая, химическая, техническая, управленческая, экономическая, правовая и т.д. Информация, которая обеспечивает решение задач организационно-экономического управления экономическими, хозяйственными объектами, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, технического и другого содержания. Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая, представляющая собой совокупность сведений, характеризующих деятельность и экономическое состояние объекта управления. Она включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов, выражается натуральными и стоимостными показателями. Экономическая информация одновременно является инструментом управления и элементом управления, является важнейшим ресурсом.
Данные – это отдельные факты, результаты наблюдений, выраженные на определенном языке. Если данные используются, то они становятся информацией.
Верхним уровнем информации являются знания. Знания связываются с данными, основываются на них, но представляют результат мыслительной деятельности человека, обобщают его опыт.
Знания – это выявленные закономерности предметной области (принципы, связи, законы), позволяющие решать задачи в этой области.
Свойствами экономической информации являются: достоверность, точность, полнота, ценность, оперативность, актуальность; простота представления, понятность.
Особенности экономической информации:
значительные объемы перерабатываемой информации;
многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т. д.);
широкое распространение носителей исходных данных и результатов обработки, многообразие ее источников и потребителей;
преобладание цифровых и алфавитных знаков;
значительный удельный вес арифметических и логических операций при ее обработке;
необходимость оформления результатов обработки в форме, удобной для восприятия человеком;
все виды экономической информации (плановая, учетная, аналитическая и т. д.) связаны между собой, поэтому необходима интегрированная обработка экономической информации.
2.2. Виды экономической информации
Экономическую информацию классифицируют по различным признакам:
по функциям управления:
учетная – отражает совершившиеся процессы;
плановая – описывает процессы, которые будут происходить в будущем;
аналитическая – получают в результате анализа учетной и плановой информации.
по стадиям образования:
первичная – возникает в процессе планирования и производства;
производная – получается при обработке первичных данных;
по способу фиксации:
устная – передается устно, не фиксируется в документах;
документированная – фиксируется в документах;
по месту возникновения:
внутренняя – возникает на предприятии;
внешняя – поступает извне;
по стабильности:
переменная – отражает фактические характеристики событий, используется однократно;
постоянная – остается неизменной в течение длительного времени и многократно используется;
по направлению движения:
входящая;
исходящая;
по отношению к автоматизированной информационной системе:
входная – вводится в ЭВМ для обработки;
выходная – обработанная информация выводится для ее использования.
2.3. Структура экономической информации. Количественные характеристики экономической информации
Экономическую информацию любого вида по структурному составу можно разделить на:
реквизит – неделимая единица экономической информации, выражающая определенное свойство объекта. При машинной обработке баз данных представляет собой поле. Реквизит-основание дает количественную характеристику явления, реквизит-признак характеризует качественное свойство описываемого объекта. Реквизиты-основания подлежат арифметической обработке, реквизиты-признаки – логической.
показатель – совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл;
документ – включает реквизиты и показатели, относящиеся к одному объекту или явлению;
группа однородных документов составляет информационный массив;
отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить информационную подсистему;
информационная система охватывает всю информацию экономического объекта.
Существуют разные подходы к измерению количества информации. Структурный подход предлагает измерять количество экономической информации в реквизитах, показателях, документах. При хранении информации на машинных носителях количество информации выражается в байтах.
Структурирование информации является определяющим при построении баз данных – наиболее эффективной формы организации информации. Система показателей и документы на бумажных и электронных носителях составляют основу информационного обеспечения информационной системы предприятия.
2.4. Состав информационного обеспечения
Информационное обеспечение представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в АИС. Оно включает в себя совокупность единой системы показателей, базы данных, системы классификации и кодирования информации, унифицированные системы документации, схемы потоков информации – вариантов организации документооборота.
Задачи информационного обеспечения:
представление полной, достоверной и своевременной информации для принятия управленческих решений;
полное отображение объекта управления в системе показателей;
обеспечение взаимной увязки отдельных задач;
минимизация затрат на организацию информационных процессов;
организация эффективного хранения и поиска данных;
обеспечение своевременности получения, обработки и выдачи информации пользователям.
Информационное обеспечение принято делить на внемашинное, представляемое в виде, удобном для восприятия человеком, и внутримашинное – совокупность всех видов информационных файлов системы, расположенных на машинных носителях (рис. 2).
Информационное
обеспечение
Внемашинное Внутримашинное
Система показателей
производственно-хозяйственной
деятельности экономического объекта
Система классификации
и кодирования информации
Унифицированная
система документации
Схемы внешних и
внутренних информационных потоков
объекта
Локальные файлы
Базы и банки
данных
Базы знаний
Рис. 2. Состав информационного обеспечения
Система показателей – совокупность взаимосвязанных показателей, используемых для решения задач информационной системы. Является основой для сбора и обработки экономической информации, определяет содержание документов и массивов.
Для однозначного описания данных, идентификации и эффективного поиска, с целью удобства сбора, передачи, обработки и использования информации применяют средства классификации и кодирования.
Большая часть информации на предприятии закрепляется в документах. Унифицированная система документации – рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.
Собранную информацию, в том числе документированную, необходимо передавать тем пользователям, которым она нужна. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.
Более подробно рассмотрим системы документации, классификацию и кодирование, базы данных как наиболее сложные элементы информационного обеспечения.
2.5. Классификация и кодирование экономической информации
При значительных объемах информацию необходимо упорядочить, «разложить по папкам», для удобства работы с нею, быстрого поиска.
Классификация – деление множества на подмножества, на группы в соответствии с выбранным признаком классификации, упорядочение.
Система классификации – совокупность правил, принципов, в соответствии с которыми осуществляется классификация.
Самые распространенные системы классификации:
Иерархическая – совокупность всех объектов делится по выбранному признаку на группы, затем каждая группа делится на подгруппы и т. д. Важным является выбор системы признаков, применяемых при классификации, они должны быть логически связаны между собой.
Фасетная – объекты разбиваются на независимые группировки по различным признакам (фасетам), которые не зависят друг от друга.
После классификации производится кодирование – присвоение условного обозначения каждому объекту совокупности.
Код является условным обозначением объекта. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми, штриховыми и т. д. При машинной обработке предпочтение отдается цифровым кодам как наиболее удобным для ЭВМ. Кодирование необходимо для однозначного обозначения объектов, для их быстрой группировки, поиска, для удобной работы с информацией.