Завдання типу даних

Після Завдання ім'я поля потрібно вибрати тип даних для поля. Перед уведенням даних необхідно гарненько подумати про типи даних, використовуваних у вашій системі.

Зміна структури таблиці

При створенні таблиці варто дотримуватися ретельно продуманого плану. Однак іноді навіть при наявності плану необхідно внести зміни. Ви можете виявити, що потрібно додати або видалити поле, змінити його ім'я або тип даних або просто змінити послідовність імен полів. Всі ці зміни можна внести в таблицю в будь-який момент. Однак після уведення даних у таблицю зробити це небагато складніше, оскільки потрібно стежити за тим, щоб зміни в таблиці не спотворили дані.

Почнемо визначати поля таблиці. Спочатку потрібно подбати про те, щоб у таблиці було поле (або кілька полів), значення які однозначно визначали б кожний запис у таблиці. Оскільки жодне з перерахованих вище полів таким бути не може, уведемо спеціальне поле й будемо привласнювати кожного запису унікальний код. Установите курсор у перший рядок стовпця Ім'я поля (Field Name) і введіть назву первинного ключа. Тепер потрібно визначити тип цього поля. Перемістите курсор у стовпецьТип даних (Data Type), і ви побачите, що за замовчуванням йому привласнюється тип Текстовий (Text).

Клацніть на кнопці зі стрілкою в правій частині стовпця — з'явиться список типів даних, які можуть бути використані в таблицях Access. Виберіть зі списку значення Лічильник (AutoNumber). У цьому випадку Access автоматично кожному читачеві буде привласнювати унікальний код, значення якого на 1 більше попереднього значення. Зверніть увагу на нижню частину вікна. У ній у цей момент показані привласнені за замовчуванням значення властивостей поля:

Розмір поля (FieldSize) має значення Довге ціле (Long Integer). Таке значення дозволяє в цьому полі зберігати цілі числа в діапазоні від -2 147 483 648 до 2 147 483 647.

Нові значення визначає спосіб генерації значень цього поля для нових записів у таблиці. Обоє ці значення залишіть так, як вони встановлені за замовчуванням.

Формат поля (Format) указує, у якому форматі будуть виводитися дані при перегляді таблиці. У цьому випадку його можна не вказувати.

Підпис (Caption) дозволяє визначити заголовок поля, що буде виводитися в різних режимах, при перегляді таблиці, при печатці звітів і т.п. У цьому випадку введіть у цей осередок значення Код.

Індексоване поле (Indexed) дозволяє вказати необхідність створення індексу по даному полю. Розкрийте список можливих значень для даного поля й виберіть із нього Збіги не допускаються (No Duplicate), тому що нам потрібно, щоб значення в цьому полі були унікальними. Властивості полів не однакові для полів з різними типами даних, і ви переконаєтеся в цьому, почавши вводити визначення для наступного поля.

Установите курсор у стовпець Ім'я поля (Field Name) на другий рядок і введіть назву наступного поля. Виберіть тип даних. Список властивостей для різних типів полів іншої. Розмір поля (FieldSize) визначає максимальна кількість символів, які можна ввести в це поле. У текстовому типі за замовчуванням установлюється значення 50. Ви можете ввести менше значення, якщо хочете заощадити пам'ять і вважаєте, що у вас не буде читачів з такими довгими прізвищами. (Ви можете збільшити це значення й пізніше, якщо це буде потрібно, навіть коли в таблиці буде вже багато записів.)

Наступні кілька властивостей ви можете не заповнювати, у тому числі й властивість Підпис (Caption) (скрізь у заголовках поля буде виводитися ім'я поля). А от значення властивості Обов'язкове поле (Required) - при уведенні даних у таблицю система буде завжди вимагати ввести в це поле значення,

Уведіть аналогічним образом інші поля.

Наприклад при визначенні поля ГодРождения потрібно вибрати тип даних Числовий (Number), а у властивостях поля змінити значення властивості Розмір поля (FieldSize): замінити Довге ціле (за замовчуванням) на Ціле (Integer). Короткі цілі— це числові значення в діапазоні від-32 768 до 32 767, і цього цілком достатньо для того, щоб зберігати чотири цифри року. Властивість Значення за замовчуванням (Default Value) потрібно очистити (пропоноване значення 0), тому що в противному випадку, якщо ви не введете значення в поле ГодРождения при уведенні даних про читача, йому автоматично присвоится значення 0.