34. Підготовка та проведення офіційного ділового візиту.

До візитів вищого рівня відносяться:

- візити глав держав;

- візити глав уряду;

- візити глав парламентів;

- візити урядових делегацій, очолюваних главами урядів;

До візитів на високому рівні відносяться:

- візити заступників глав урядів;

- візити урядових делегацій, очолюваних заступниками глав урядів;

- візити міністрів закордонних справ;

- візити представників глав урядів.

У свою чергу, від характеру прийому візити діляться на: державні, офіційні, робочі (ділові), візити проїздом (прольотом), неофіційні (приватні) візити.

Державний візит є вищою категорією візитів в Україну. Такий формат передбачений тільки для глав іноземних держав і здійснюється в особливих випадках і не більше одного разу за весь час перебування глави держави при владі: як правило, при першому офіційному відвідуванні країни високим гостем або у випадках, коли обидві сторони визнають з політичних міркувань цей формат візиту найбільш доцільним. При проведенні державного візиту часто передбачається підписання двосторонніх документів засадничого характеру. Формат державного візиту є якнайповнішим з точки зору протокольного змісту заходів.

Офіційний візит є однією з вищих категорій візитів в Україну іноземних делегацій і офіційних діячів. Офіційний візит проводиться при офіційному відвідуванні України високим гостем або у тому випадку, якщо політичний зміст візиту виходить за звичайні робочі рамки.

У разі нанесення робочого (ділового) візиту державні діячі (делегації), як правило, прибувають для проведення переговорів, консультацій, підписання договорів, угод, а також для робочих зустрічей з главою держави перебування.

Неофіційний (приватний) візит часто пов'язаний з приїздом до країни вищих посадовців на конференції і наради, для відкриття виставок і презентацій, присутність на спортивних змаганнях і так далі, а також приїзд у приватних справах, наприклад, з метою туризму. У разі приватного візиту протокольні заходи з боку української сторони не проводяться.

Зміст протокольно-організаційних заходів і їх об'єм залежать від рівня, характеру і формату візиту, від протокольної практики тієї держави, куди наноситься візит, від політичних і ділових інтересів сторін. Безумовно, враховуються і побажання сторони, що прибуває.

Формат візиту - це об'єм і зміст заходів ділового і протокольного характеру, які включені в програму візиту, їх церемоніальна сторона і рівень персональної участі в ключових елементах програми приймаючої сторони.

Спочатку приймається принципове рішення про формат, характер і терміни майбутнього візиту високого гостя або делегації, яке досягається завчасно по дипломатичних каналах.

Далі відбувається підготовка і узгодження протокольними службами відповідних розпорядливих документів. Наприклад, в Україні у разі державного візиту потрібне узгодження діяльності протокольного департаменту МЗС, Управління протоколу і церемоніалу Президента України, інших міністерств і відомств.

Важливу роль відіграє розробка проекту програми перебування іноземної делегації. В більшості випадків разом з представниками країни перебування і співробітниками посольства країни-гостя в роботі бере участь підготовча і передова групи. На сучасному етапі робота підготовчих і передових груп країни-гостя в країні перебування стала нормою протокольної практики. До їх складу можуть входити представники протокольних служб, безпеки і зв'язку країни-гостя, медичні працівники тощо. Функції такої групи досить великі і багато в чому від її ефективної діяльності залежить і успіх візиту. В першу чергу - це детальне опрацювання проекту програми: огляд об'єктів, які повинен відвідати гість, резиденції, готелів, умови харчування, користування транспортом і усі адміністративно-господарські і фінансові питання, які можуть виникнути в ході візиту, виходячи з існуючих норм, принципів ввічливості і взаємності.

На етапі перебування передових груп відбуваються, як правило, основні зміни, коригування і доповнення в проекті програми.

При підготовці візиту необхідно враховувати наступні моменти: порядок зустрічі і проводів делегації, транспорт, розміщення членів делегації з адресами і телефонами, розсадження учасників при проведенні переговорів і офіційних протокольних заходів, підготовка довідкових і пояснювальних матеріалів. У всіх країнах існують свої особливості і порядок проведення візитів.

В більшості випадків програма візитів глав держав і урядів не обходиться без наступних моментів: офіційна церемонія зустрічі (проводів) в аеропорту (на вокзалі); розміщення, переговори, підписання документів, протокольний захід (сніданок, обід), може бути передбачена поїздка по країні. На автомашині гостя встановлюються зменшені державні символи країни гостя і України - прапори. Над резиденцією гостя також піднімається прапор держави, яку він очолює.

Існує спеціальний документ – Указ Президента України «Про Державний Протокол та Церемоніал України» від 22 серпня 2002 року з відповідними доповненяями в подальшому, яким визначається порядок прийому в Україні глав іноземних держав, глав парламентів, глав урядів, міністрів закордонних справ, інших високих посадових осіб, представників іноземних держав.

Слід ретельно планувати організаційно-протокольні заходи по кожному виду візиту: підготовка програми візиту, направлення передових груп, змістовне наповнення ділової частини візиту, зустріч з діловою елітою, подарунки, завершення візиту.

2. Переходячи до другого питання, вказати, що на відміну від дипломатичних візитів, церемоніальна сторона візитів ділових партнерів зводиться до мінімуму. Основне місце в програмі перебування гостя відводиться переговорам, пов'язаним з цільовим призначенням візиту. Проте, спрощення протоколу не означає його відсутність. У цьому контексті варто розглянути питання протоколу прийому зарубіжних делегацій ділових партнерів в Україні. Програма перебування делегації. Протокольне старшинство. Нюанси прийому делегацій різного рівня.

Технічні моменти організації прийому. Порядок зустрічі делегації. Порядок вітань. Жести і фрази ввічливості при вітанні. Варіанти вітань, врахування національних особливостей. Правила розсадження в машинах. Норми етикету при знайомстві і представленні. Переговори ділових партнерів. Обов'язки перекладачів і обслуговуючого персоналу. Бізнес-подарунки. Положення корпоративного кодексу відносно подарунків. Вартість подарунка і протокол його вручення. Міжнародні норми і національні особливості при виборі і даруванні подарунка. Обмеження в питаннях подарунків у країнах світу. Завершення візиту.

При обміні діловими делегаціями можна виділити 3 групи питань, що стосуються забезпечення заходів :

1) організаційне забезпечення;

2) протокольне забезпечення;

3) інформаційне забезпечення.

По першому пункту слід розглянути наступні питання:

1). Організаційне забезпечення. Наприклад, відповідним підрозділом може бути подана доповідна записка, в якій викладається доцільність заходу, мета, основна концепція візиту. Далі за взаємною згодою приймаючої і прибуваючої сторони визначаються терміни, матеріально-фінансове забезпечення візиту, уточнюється склад делегації. Бажано, щоб був підготовлений і керівництвом організації ухвалений відповідний документ, наприклад, "план підготовки візиту", в якому фіксується розподіл обов'язків по прийому гостя або делегації. Починається або триває підготовка над проектом угоди, готуються матеріали для бесід, довідкові матеріали.

Що стосується фінансової сторони візиту, необхідно чітко визначити, яка сторона і за що несе витрати. Можуть враховуватися наступні аспекти: проживання, харчування, транспорт, оплата послуг перекладача, буфетне обслуговування, оплата культурно-ознайомчих заходів, охорона, підготовка приміщення для переговорів, друкарня, канцелярське приладдя, роздавальні матеріали тощо.

2). Протокольне забезпечення. Програму перебування делегації складає приймаюча сторона з урахуванням побажань гостя. У ній мають бути обов'язково враховані наступні елементи: зустріч і проводи, бесіди і переговори, підписання документів, протокольний захід (наприклад, коктейль або фуршет), обмін подарунками. Якщо головний гість прибуває з дружиною, то для неї треба підготувати окрему програму візиту, оскільки в загальному візиті за винятком протокольних заходів чоловіка участь, як правило, не приймає. Бажано, щоб візит не доводився на суботу або неділю, оскільки в ці дні справами займатися не прийнято, також прибуття делегації пізно увечері або вночі також утрудняє організацію візиту і може спричинити зниження рівня зустрічі. Цей аспект слід враховувати і стороні, що прибуває. Хоча, звичайно, приймаюча сторона повинна зробити усе можливе, щоб цього не сталося. При ділових візитах гімни не виконуються, а ось державні прапори, наприклад, при проведенні конференції використовуються.

Дуже важливо чітко визначити порядок зустрічі. Наприклад, якщо гість приїжджає вперше, то зустрічати його треба на тому ж рівні. Наприклад, директора "Дойчебанка" (ФРН) повинен зустрічати директор «Ощадбанку» . Якщо гість прибуває другий раз, то зустрічати його можуть заступники директора. Якщо з якихось причин директор особисто не зміг зустріти свого колегу, то це важливо обговорити із стороною, що прибуває, заздалегідь і до початку переговорів провести так звану "протокольну зустріч". У разі прибуття головного гостя з дружиною, то на зустрічі має бути присутньою дружина головного зустрічаючого (якщо її немає, то це може бути дружина заступника, але не технічний працівник організації. Це важливо!) У разі ділового візиту головну роль при складанні протоколу грає територіальний принцип, тобто кожна приймаюча сторона може виробляти свої моделі церемоніалу і протоколу. Проте основне завдання - проявити максимальну увагу до гостя.

3) Інформаційне забезпечення. В даному випадку важливо визначити, наскільки необхідно освітлювати захід і чи треба взагалі це робити при діловому візиті. Якщо це представляється бажаним, то можна підготувати прес-реліз (і не просто розробити текст, але і розіслати його до відповідних структур заздалегідь), може бути проведена прес-конференція, в програмі візиту запланована фотосесія.

Що стосується обміну подарунками, то в останні 10-15 років протокольні правила змінилися. Подарунки повинні носити сувенірний характер. У разі, якщо чоловікам дарується спиртне, то воно обов'язково має бути у фірмовій упаковці, жінкам презентують кондитерські вироби також в подарунковій упаковці. У кінці перебування делегації гостям можна подарувати альбом з фотографіями зустрічі, переговорів, відвідування культурних пам'яток тощо. У сучасному світі в багатьох країнах введені обмеження на вартість подарунків. Якщо відбуваються часті ділові візити, бажано вести реєстрацію подарунків.

Сфери міжіндивідуальних стосунків, спілкування, комунікації належать до фундаментальних вимірів людського світу. Особливої гостроти ці проблеми набувають у зв'язку з наростанням у сучасному цивілізованому світі усамітнення, індивідуалізму, постійних спроб маніпулювання людиною, її свідомістю і психікою взагалі, стереотипізацією людських стосунків.

Як відомо, найгірше тій людині, коли їй немає куди подітися і немає до кого піти. Про це ми повинні пам'ятати, виконуючи свої службові обов'язки, спілкуючись із відвідувачами в години прийому. Отже, якщо ви обіймаєте керівну посаду чи за родом діяльності змушені приймати відвідувачів, вам треба не забувати, що ви репрезентуєте установу, в якій працюєте.

Фахівці з проблем усного ділового спілкування18 рекомендують для чіткої організації прийому враховувати і зважати на такі моменти:

o Скласти графік прийому і довести його до відома всіх зацікавлених осіб.

o Не порушувати графік прийому. Якщо все ж таки трапилося, що керівник не може з'явитися в години прийому, треба подбати про те, щоб відвідувачів приймала інша компетентна особа.

Зірваний прийом з вини керівника - прояв неуважності неповаги до підлеглих зверхності.

o Суворо регламентувати час прийому відвідувачів. Варто вивішувати оголошення про те, до кого, куди і з яких питань краще звертатися, щоб відвідувачі не заважали іншим працівникам.

o Обладнати відповідним чином приймальню: подбати про меблі для сидіння (відсутність їх теж засвідчить неуважність до відвідувачів), стіл з письмовим приладдям, папір.

o Призначити на посаду секретаря компетентну, уважну, виховану, коректну особу, яка б могла самостійно вирішувати деякі питання, що цікавлять відвідувачів, оперативно й грамотно готувати потрібну керівникові інформацію.

o Підтримувати ідеальний порядок у кабінеті та на робочому столі, де має бути ручка, нотатник, документи, що потрібні під час прийому відвідувачів.