1. Сутність, значення і основні функції закупівлі як фази товарного обігу

Особливого значення в сучасних умовах ринкових відносин набуває закупівля товарів, яка є основою ефективної діяльності підприємства на ринку. Закупівлі опосередковують з одного боку, вплив торгівлі на виробництво щодо визначення його обсягів, вдосконалення асортименту і підвищення якості товарів, а з іншого, - вплив виробництва на роздрібну торгівлю щодо формування нею торгового асортименту, розширення реалізації, поліпшення організації торговельного обслуговування, а також

на підвищення рівня задоволеності матеріальних і культурних потреб населення.

Для виробників товарів та послуг закупівлі є не тільки гарантією їх збуту, але й забезпечують безперервність виробництва, ефективне функціонування підприємств. Для роздрібної торгівлі вони сприяють своєчасному надходженню товарів для досягнення власної мети, а для решти учасників товаропросування - гарантією виживання в умовах ринкової

конкуренції.

Незважаючи на велику кількість праць вітчизняних і зарубіжних вчених,присвячених проблемам закупівель, теоретичні погляди щодо їхньої сутності та її адаптації до ринкових умов господарювання є суперечливими. Зокрема, відсутня єдина точка зору щодо дефініції „закупівлі".

Огляд літератури, присвяченої проблемам закупівель (постачання), виявив велику різноманітність думок у трактуванні цього терміна. Необхідно відразу зазначити, що в економічній літературі терміни „закупівля" і „постачання" використовуються як синоніми.

Необхідно зазначити, що вчені, які займались визначенням цього терміну,по-різному підходили до цієї проблеми. Одні визначали закупівлю у досить вузькому розумінні, інші ж підходили до цього поняття дуже широко.

Характерним є розгляд „закупівель" („постачання") як стратегічної функції щодо забезпечення підприємства факторами подальшого існування,як аспекту діяльності підприємства, як комерційного процесу, як процессу ухвалення рішення, як акту здійснення купівлі-продажу. Усі ці суперечності  у визначенні сутності закупівель спричинені розбіжностями у виділенні об'єкта закупівель, що дозволяє говорити про розширений та вузький підходи до розуміння закупівель.

Окремі німецькі економісти під закувлею розуміють придбання товарів для продажу, а також купівлю іншого майна. Різні автори, що займаються проблемами постачання, найчастіше вважають єдиною функцією постачальницької діяльності закупівлю матеріалів. Проте це приклад вузького розуміння закупівель. Зокрема, Р. Кох трактує закупівлю як „діяльність компанії, що спрямована на придбання сировини, матеріалів,напівфабрикатів і послуг, та її відділ, що виконує ці функції.

Часто зустрічаються визначення, у яких закупівля ототожнюється з кількістю, якістю, терміном і ціною закуповуваних товарів. Дж. Келлі вважає, що закупівля - це „покупка товарів належної якості, у необхідній кількості, у потрібний час, за прийнятною ціною, у відповідного

постачальника".

Однак вирішенню задачі про параметри майбутньої закупівлі передує усвідомлення необхідності закупівлі взагалі. У зв'язку з цим існує інша точка зору, згідно з якою закупівля трактується як „процес ухвалення рішення, за допомогою якого офіційна орієнтація констатує наявність нестатку в закуповуваних товарах  і послугах, а також виявляє, оцінює й відбирає конкретні товари і конкретних постачальників з числа наявних на ринку". Слід зазначити, що наведене визначення також не є повним, тому

що охоплює лише попередні операції з закупівлі, не відбиваючи сам процесс закупівлі товарів, однак тут справедливо зроблений акцент на важливість етапу виявлення потреби в товарах, що закуповуються.

Можна погодитись з думкою М. Л. Ліндерса і Х. Е. Фірона, які вважають, що термін „закупівлі" описує процес покупки: усвідомлення необхідності,пошук і вибір постачальника, переговори щодо ціни, а також інші умови,наприклад, пов'язані з доставкою товару".

Необхідно підкреслити, що в жодному з розглянутих трактувань не знайшла відображення цільова спрямованість закупівельної роботи. Особливістю закупівель у торгівлі є те, що товари здобуваються з метою їхнього перепродажу.

Закупівлі товарів - важлива складова частина комерційної роботи підприємства. Правильно організовані закупівлі товарів є важливою умовою для нормального функціонування підприємства та виконання планових завдань.

Таким чином, проведений короткий огляд різних тлумачень поняття „закупівлі" не дає однозначного визначення. Узагальнюючи результати проведених теоретичних досліджень, доцільно дати визначення закупівлі як процесу придбання товарів належної якості, необхідної кількості і в потрібний час з метою їхнього наступного перепродажу. Він здійснюється підприємствами або приватними особами й орієнтований на задоволення споживчого попиту. Цей процес складається з виявлення потреби в товарах,

пошук і вибір постачальника, перемовини щодо ціни, а також інших умов,пов'язаних з доставкою товару.

Реалізація поставленої мети та завдань закупівельної дiяльностi досягається шляхом виконання ряду функцій:

1) Організація пошуку та закупівля необхідних матеріалів відповідної якості та за мінімальними цінами.

Для організації процесу закупівель використовують планування придбання сировини та матеріалів, а також послуг для задоволення потреб фірми. При цьому враховується цілий ряд факторів, а саме: темпи інфляції та можливість девальвації валют ряду країн, що призводить до зростання цін; зростання концентрації капіталів на ринку постачань; технологічний розвиток виробництва; поява но­вих матеріалів тощо. Планування зв’язків з ринком поставок має таке саме важливе значення для успішного функціонування, що і планування ринку збуту. З цією метою розробляють план або стра­тегію закупівель, для чого аналізують важливість передбачуваної закупівлі (з точки зору її потенційного впливу на характеристики продукції, що виробляється, скорочення виробничих витрат, при­бутку) та особливості ринку поставок.

На основі аналізу розробляються варіанти поведінки фірми щодо постачальників у конкретних ринкових зонах. Успішне здійснення закупівель передбачає наявність широкого спектра інформації про стан ринків. Для їх дослідження регулярно відбирається та оцінюється докладна інформація: визначається міс­ткість ринку, створюються передумови для оптимізації закупівель.

Для досліджень вибирають: безпосередні ринки, тобто ті ринки, що забезпечують у поточний час потреби у сировині та матеріалах; опосередковані ринки, тобто ті, що залучаються постачальниками; ринки замінювачів та нові ринки.

Результати досліджень повинні визначити структуру ринку, йо­го організацію (балансування попиту та пропозиції). Інструментом дослідження ринку закупівлі товарів виробничого призначення є запити потенційних споживачів. Після дослідження ринку і вибору конкретних постачальників функція логістики постачання полягає у визначенні потреб у сировині та матеріалах, їх конкретних поставках. Потреба може встановлюватися шляхом виявлення матеріалів і послуг за їх якістю, кількістю в основному двома методами — шляхом визначення потреб на основі замовлень і на основі витрат чи минулого досвіду.

У західних країнах продукція виробничого призначення, що купується фірмами, класифікується за видами заготовленого товару та способами його закупівлі. Товари, потреба в яких виникає непередбачено і які не вимагають тривалого зберігання, купуються, як правило, в терміни, наближені до строків їх реалізації. Матеріали разового і постійного споживання, що потрібні у певний момент, купуються на умовах договірного постачання, де зумовлено точний час підвезення. Внаслідок такого способу постачання обсяг запасів матеріалів на фірмі скорочується, а пов’язані з цим витрати змен­шуються. Регулярні поставки подібних партій матеріалів спожива­чеві через певні інтервали часу відповідно до графіка виробничих потреб у них виробництва в той чи інший період сприяють різкому зменшенню запасів виробництва.

2) Аналіз ціни товарів, що купуються.

Для цього використовують різні види розрахунків, а саме: про­стий метод калькуляції (де показник загальних витрат ділиться на показник обсягу виробленої продукції); калькуляцію за еквівалент­ними показниками (де витрати поділяються на окремі статті та вра­ховуються усереднено); постійну калькуляцію (де ведеться точний облік витрат за кожною операцією на базі АСУ). Аналіз цін врахо­вує також і додаткові роботи та послуги (проведення консультацій, підготовку документації, пакування, мито, транспортування тощо).

3) Дослідження транспортних витрат.

При цьому до уваги береться не тільки відстань перевезень, а й вид транспорту, швидкість доставки, кількість партій вантажів, спосіб їх пакування.

4) Здійснення руху сировини, матеріалів, комплектуючих і запа­сних частин з ринку закупівель до складів підприємства.

Для ефективного функціонування логістики постачання необхідно скласти план, який забезпечував би узгодженість дій усіх відділів і відповідальних осіб підприємства щодо вирішення таких завдань:

• визначення потреби, розрахунок кількості матеріалів, що за­мовляються;

• узгодження ціни і підписання договору;

• визначення методу закупівель;

• встановлення нагляду за кількістю, якістю та термінами по­ставок;

• організація розміщення товарів на складі.