8. Соціальна документно-комунікаційна система: документна комунікація, документно-комунікаційна система.

Документной коммуникацией (ДК) будем называть коммуникацию, опосредованную документом, построенную на обмене документами между двумя или более людьми. ДК является подсистемой социальной коммуникации. Передача Д.И. в обществе назыв-ся социальной ДК. Ее отправителем и потребителем явл-ся человек или группа людей, общество в целом. В социальной ДК документная информация, выступающая средством коммуникации, зафиксирована на материальном носителе. ДК – это процессы или способы распространения (передачи) информации в обществе, осуществляемые с помощью док-в. В ДК в качестве средства коммуникации выступает док-т – материальный (вещественный) объект, на котором социальная информация зафиксирована, что позволяет ее хранить, а также передавать во времени и пространстве вместе с материальным носителем.

В процессе социальной Д.К. явно или скрыто присутствуют три основных элемента: коммуникант, коммуникат, реципиент.

Коммуникант – отправитель документного сообщения, начинающий акт коммуникации (автор сообщения). Реципиент сообщения – его получатель, приемник (читатель, слушатель, зритель). Между коммуникантом и реципиентом устанавливается канал коммуникации, без которого связь не может состояться. По этому каналу от коммуниканта к реципиенту передается коммуникат – документное сообщение. Д.К. можно считать состоявшейся только в том случае, когда реципиент (потребитель) получил закодированную на мат-м носителе информацию, отправленную коммуникантом, и декодировал ее.

В основе Д.К. лежит коммуникационный акт, в котором выделяются следующие составные части: 1) тот, кто передает документную информацию, - коммуникант –лицо или организация, генерирующие сообщение (автор док-та, документной информации, сообщения); 2)тот, кому предназначена документ-я информация, - реципиент – это лицо или группа лиц, принимающих сообщение (потребитель документ.информации, читатель, слушатель, зритель); 3)способ или канал передачи информации –коммуникат – это документ в форме книги, журнала, газеты, фильма, дискеты.; 4) содержание передаваемой информации, зафиксированной на материальном носителе; 5) код – правила языка, на котором зафиксировано сообщение; 6) контекст –в нем сообщение обретает всю полноту своего смысла.

Место документа в социальной ДК обусловлено его функ­цией передачи сообщения от коммуниканта к реципиенту. Любой документ как элемент ДК можно охарактеризовать по формуле: «кто, что, по какому каналу, кому, с каким эф­фектом сообщает». Этот перечень вопросов получил извест­ность как «формула Ласвелла». Эти вопросы в своей совокупно­сти должны охарактеризовать процесс коммуникации: кто является коммуникантом; в чем состоит суть сообщения; по какому каналу оно передается (то есть особенности матери­ального носителя и знаковой системы); какому реципиенту предназначено сообщение; какова цель коммуникации и усло­вия ее осуществления (где, когда отправлено сообщение). Наконец, заключительный вопрос — с каким эффектом — должен показать, состоялась ли в действительности комму­никация, то есть получена ли потребителем информация. Таким образом, документ является средством (каналом) передачи информации, если его рассматривать как элемент коммуникационного процесса в целом, или источником ин­формации (коммуникатом), если рассматривать его с пози­ции реципиента

Документна комунікаційна система

Документоведение изучает документные системы, т. е. системы, состоящие из док-тов, имеющие отношение к документам как таковым. Документная коммуникационная система (ДКС) — это подсистема социальной коммуникации, обеспечивающая со­здание, обработку, хран-е и распространение документной информации в обществе. Система документных коммуникаций — это совокупность всех документов, отправителей документной информации (ав­тор, издательство), ее потребителей (читатель, слушатель, зри­тель), профессиональных посредников (библиотекарей, биб­лиографов, специалистов в области информации и документации); производственных процессов (создание, обработка, хранение, распространение документов) и отношений между ними, обусловленных как внутренними свойствами системы, так и внешней средой ее общественного функционирования. Отсутствие хотя бы одного из элементов ДКС приводит к рассогласованию системы. В документно-коммуникационной системе выделяют три исторически сложившиеся подсистемы: атрибутивную, функ­циональную и управленческую.

Атрибутивная подсистема ДКС — это совокупность от­носительно самостоятельных уровней документной комму­никации, образованных по тому или иному признаку доку­мента: первично-документный уровень, на котором представлены все первичные документы с соответствующими кана­лами. Этот уровень — область библиотечной, архивной, му­зейной деятельности; вторично-документный или документографический уровень – область информационной, библиографической и библиотечной деятельности.

Функциональная подсистема ДКС – это совокупность относительно самостоятельных уровней ДКС, образованных по видам документной деятельности. Различают два контура функциональной подсистемы ДКС: уровень обобществления или документирования; уровень обработки, распространения, хранения, использования и утилизации документов.

Общая схема функционирования ДКС: Документирование – обработка – распространение – хранение – использование – утилизация.

Управленческая подсистема ДКС – это постоянное, непрерывное упорядочение атрибутивной и функциональной подсистем ДКС. Она включает регулирование, изменение (при сохранении качественной специфики) знаковой системы, способов записи, восприятия и воспроизведения информации, совершенствование мат-й основы и формы документа, приведение их в соответствии с возрастающими документными потребностями общества, а также регулирование всех процессов, связанных с созданием и функционированием документа. Совокупность док-в образуют документные потоки, массивы, ресурсы, фонды.

Документный поток (ДП) – организованное множество док-в (первичных или вторичных), функционирующих (создаваемых, распространяемых и используемых) в социальной среде. ДП определ-ся как изменяемое во времени множество док-в, находящееся в движении, динамике. ДП хар-ся интенсивностью, которая выражается количеством единиц изданий, публикаций, единиц хранения в единицу времени (месяц, год).

Документный массив (ДМ) определенное неизменное во времени множество док-в (книг, нот, карт, пластинок, дисков и т.п.). ДМ хар-ся количеством, которое выражается единицами изданий, публикаций, учета, хранения. Кроме временных, ДМ могут иметь и другие ограничения: содержательные, языковые, территориальные (массив законодательных док-в, утвержд-х Верх.Радой.Украины за определенный промежуток времени).

Документные ресурсы (ДР) — это относительно упоря­доченное множество документов, служащее средством или объектом документооборота (движения документов) или пополнения документного фонда. Это документные ресурсы книжных издательств, редакций газет, журналов и выпуска­ющих их продукцию типографий, учреждений, предприятий, библиотечных коллекторов, почты..

Документация — множество документов, подобранных со специальной целью по определенному предмету: научная (фиксирующая ход и итоги научных исследований), научно-техническая (фиксирующая процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство), организационно-рас­порядительная и т. п.

Документный фонд (лат. — основание) — сово­купность документов, сосредоточенных в библиотеках, инфор­мационных центрах, архивах, музеях и т. п. Специфика доку­ментного фонда состоит в том, что собранные в фонде различ­ные документы подобраны в соответствии с задачами, профи­лем, потребностями пользователей (читателей, слушателей, зрителей) той или иной документной структуры, организова­ны определенным образом, хранимы длительное время для полного, качественного и оперативного использования.