Висновки

Проведений в ТОВ «Фокстрот» аналіз засвідчив, що інформаційна діяльність на підприємстві здійснюється в цілому раціонально. Структура управління підприємством сформована досить оптимально.

На підприємстві організація праці в апараті управління здійснюється на належному рівні. Використовується єдина для всіх відділів система діловодства. Рівень затрат робочого часу основних спеціалістів на виконання окремих операцій невисокий. На належному рівні використовуються інформаційні технології, але, разом з тим, при роботі с документами має місце ручна праця. Застосовується змішана форма реєстрації та роботи з документами, є можливість в короткий час отримати точну інформацію про місцезнаходження документа та про стан роботи.

В ТОВ «Фокстрот» присутня організаційна техніка та інформаційні технології, які використовуються для роботи з документами, інформацією, а також при роботі підприємства в цілому. Частково потребують змін організація праці та інформаційна діяльність в цілому, шляхом організаційно-технічного вдосконалення процесів як в сфері інформаційного забезпечення процесу в цілому, так і в системах управління окремих підрозділів. Що в свою чергу призведе до: усунення втрати робочого часу при виконанні управлінських робіт; централізації окремих функцій управління; концентрації управління, тобто скорочення ступенів в структурі управління; покращення структури апарата управління; розподілу праці; впровадження сучасних технічних засобів в інформаційний процес.

Таким чином, завданням ТОВ «Фокстрот» є розробка та впровадження більш досконалої організації інформаційного забезпечення, що дозволить упорядкувати процес створення документів, структури документних потоків, вдосконалити інформаційні ресурси та комунікації.

Надійність та якість управління, залежить від якості та вірогідності, оперативності приймання - передавання інформації, правильної постановки довідково - інформаційної служби, чіткої організації пошуку, збереження і використання документів.

Основними завданнями документаційного забезпечення управління є: скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму; забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, опрацювання і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

Таким чином, можна зробити висновок, що у ТОВ «Фокстрот» потрібне постійне вдосконалення документного забезпечення управління, бо це є життєво важливим і це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень. Основними завданнями документаційного забезпечення управління ТОВ «Фокстрот» є: скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму; забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, опрацювання і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів. Перед ТОВ «Фокстрот», який прагне створити ефективне середовище з опрацювання інформації для вдосконалення якості управління, існують два важливих завдання: удосконалення всієї роботи по підготовці і опрацюванні документної інформації шляхом створення механізму документаційного забезпечення підприємства; вибір правильної стратегії автоматизації.