Лабораторная работа № 8 Консолидация данных нескольких электронных таблиц (Создание сводных таблиц и диаграмм в ms Excel 2007) Теоретический материал

Консолидация — это объединение данных из одной или нескольких областей данных и вывод их в виде таблицы в итоговом листе.

Простым способом консолидации данных является создание отчета сводной таблицы из нескольких диапазонов консолидации. Если есть несколько списков, то есть набор строк, содержащий взаимосвязанные данные и необходимо их объединить, то одна из возможностей объединения – это использование сводной таблицы или сводной диаграммы.

Сводная таблица – это таблица, обобщающая и анализирующая данные из одной или нескольких таблиц. Сводные таблицы предназначены для удобного просмотра данных больших таблиц, так как обычными средствами делать это неудобно, а порой, практически невозможно.

Перед построением сводной таблицы на основе списка следует убрать из него промежуточные итоги и наложенные фильтры. Сводные таблицы сами обеспечивают подведение итогов и фильтрацию данных, то есть построить сводную таблицу по списку с уже имеющимися промежуточными итогами невозможно.

Сводная таблица может быть создана на основе данных:

• в списке или базе данных Microsoft Office Excel;

• во внешнем источнике данных;

• в нескольких диапазонах консолидации;

• в другой сводной таблице или сводной диаграмме.

При создании сводной таблицы с помощью Мастера сводных таблиц и диаграмм можно задать диапазон консолидации, поля страницы, диапазоны данных и т.д. К числовым полям, помещенным в область данных сводной таблицы, Excel по умолчанию применяет функцию Сумма, а к любым не числовым полям – Количество значений. Но можно применить и многие другие формы вычислений.

Сводная таблица содержит часть данных анализируемой таблицы и показывает их так, чтобы связи между ними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать такую таблицу, необходимо подготовить данные.

Сводная диаграмма – это диаграмма, которую пользователи используют для того, чтобы просматривать данные в графическом виде и трансформировать их аналогично сводным таблицам, но также графически. Сводная диаграмма всегда имеет связанную с ней сводную таблицу в той же самой книге Excel и включает все данные из этой сводной таблицы. Подобно сводной таблице, сводная диаграмма имеет кнопки полей, с помощью которых можно получать различные представления исходных данных.

Кроме таких элементов стандартных диаграмм в Microsoft Excel, как: ряд, значение, маркеры данных и оси, отчеты сводных диаграмм имеют специализированные элементы: поля легенды (ряды), поля осей (категории), фильтр отчета и др.

При использовании Мастера сводных таблиц и диаграмм можно одновременно создавать как сводную таблицу, так и сводную диаграмму.

Задание

На основе книги MS Excel 2007 с листами данных об успеваемости студенческой группы по трем различным дисциплинам создать сводную таблицу «Успеваемость по всем предметам» и сводную диаграмму «Распределение оценок по студентам и предметам».