Работа 4. Вывод на печать таблиц и форм

1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Освоение процедуры вывода данных.

2. ОСНОВНЫЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Access выводит информацию из базы данных в виде отчета (распечатки содержимого базы данных). Все отчеты подразделяются на три категории:

•Простая распечатка содержимого базы данных из режима таблицы или Формы;

•Детальные отчеты – хорошо подготовленные отчеты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;

•Специальные отчеты – позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем.

Способ вывода на печать таблиц и форм удобен для построения быстрого чернового варианта отчета.

Преимущество таких отчетов – быстрота и простота их получения. Недостатком является вывод данных точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.

При выводе на печать данных из табличного режима с целью улучшения вида распечатки можно использовать следующие возможности изменения общего вида таблицы:

-уменьшить ширину некоторых столбцов таблицы;

-скрыть некоторые столбцы;

-поменять ориентацию страницы с Книжной на Альбомную.

3. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Задание

Выведите на печать из режимов Таблицы и Формы содержимое таблицы КЛИЕНТ, созданной в предыдущих заданиях.

Выполнение задания

1.Откройте ранее созданную базу данных Банк, выполнив следующие действия:

- выполните команду ФАЙЛ – Открыть; - в диалоговом окне Открытие базы данных выберите Банк; - нажмите кнопку Открыть.

2.Откройте таблицу КЛИЕНТ в табличном режиме. Для этого:

-в окне база данных нажмите кнопку Таблица;

-в этом же окне нажмите кнопку Открыть.

134

В списке таблиц БД должна присутствовать и быть выделена только одна таблица КЛИЕНТ. Access переходит в табличный режим и открывает окно

Таблица: КЛИЕНТ, 3. Выведите данные таблицы КЛИЕНТ на экран из табличного режима, для

чего необходимо выбрать команду ФАЙЛ – Предварительный просмотр или

кнопку (лупа). Если вид выведенных на экран данных вас не устраивает, используйте рекомендации из краткой справки п. 2 и улучшите его.

4. Для получения распечатки данных из таблицы выполните команду меню

ФАЙЛ – Печать (кнопка ).

5.Закройте окно таблицы, используя кнопку системного меню в правом

верхнем углу окна таблицы . На запрос Access о сохранении изменений в таблице ответьте отрицательно.

6.Откройте таблицу КЛИЕНТ в режиме Формы. Для этого:

-в окне базы данных щелкните по кнопке Форма;

-выберите ранее созданную форму Форма1;

-нажмите кнопку Открыть.

7.Выведите данные таблицы КЛИЕНТ на экран из режима Формы, для чего необходимо выбрать команду ФАЙЛ – Предварительный просмотр. Если вид выведенных на экран данных вас не устраивает, используйте рекомендации из краткой справки и улучшите его.

8.Распечатайте данные из режима Формы, для этого выполните команду меню ФАЙЛ – Печать.

9.Закройте базу данных, выбрав команду меню ФАЙЛ – Закрыть.

4. Отчет по работе

Распечатки, полученные в результате работы.

Работа 5. Разработка детального отчёта

1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Научиться создавать отчеты с помощью Мастера.

1. ОСНОВНЫЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный отчет. Он должен иметь наглядную форму и содержать больше информации, чем простая распечатка таблицы. Целесообразно для создания обычного детального отчета использовать Мастер отчетов.

Access включает следующие Мастера отчетов:

-В один столбец:

-Группировка данных и вычисление итогов;

-Почтовая наклейка;

-Групповые вычисления;

135

-Табличный отчет:

-Простой отчет;

-Слияние с MS WORD.

При создании простого отчета выводятся все поля и записи из таблицы или запроса, причем каждое поле - на отдельной строке.

При выборе Мастера отчета (за исключением Простого отчета) требуется определить стиль отчета (Строгий, Доклад, Табличный), его ориентацию на странице (Книжная, Альбомная), присвоить имя отчету и ввести заголовок отчета.

Если созданный Мастером отчет не полностью вас удовлетворяет, измените его в режиме Конструктора или создайте специальные стили, которые Мастер будет использовать при создании следующих отчетов.

3. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Задание

С помощью Мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы КЛИЕНТ. Вид отчета представлен в табл. 3.

Выполнение задания

1. Раскройте ранее созданную базу данных Банк, выполнив следующие действия:

-выполните команду ФАЙЛ – Открыть;

-в диалоговом окне Открытие Базы данных выделите базу данных Банк;

-нажмите кнопку ОК.

2. Создайте отчет для вывода данных таблицы КЛИЕНТ с помощью

Мастера.

Для этого:

-в окне База данных: Банк нажмите кнопку Отчеты;

-в том же окне нажмите кнопку Создать (см. рис. 12);

-в диалоге Новый отчет в окне Таблицы и запросы введите или выберите из списка имя таблицы КЛИЕНТ (рис. 12);

-выберите пункт Мастер отчетов, ОК;

-в окне Мастера (рис. 13) в списке полей Доступные поля щелкните поле Фамилия, а затем по кнопке > для перемещения поля в список полей, выбранных для создания отчета;

136