Основные этапы документооборота.

1. Составление и оформление документов;

2. Движение документов по рабочем местом;

3. Обработка документов бухгалтерии;

4. Прием документов;

5. Передача документов в архив.

По некоторым объектам учета утверждены унифицированные формы первичной учетной документации. Унификация документа – это разработка типовых форм документа для использования при оформление однородных операций на различных предприятиях. Унификация способствует сокращению и упрощению документов, а также такие документы приспособлены для обработки на ЭВМ. Стандартизация документа – это установление одинаковых стандартных размер бланков документов, что облегчает их обработку.

Учетные регистры и формы бу.

1. Учетные регистры понятие и их виды.

2. Приемы исправления бухгалтерских записей.

3. Формы БУ.

1. Учетные регистры – это таблица специальной формы предназначенные для регистрации, систематизации и накапливания текущих учетных записей содержится в первичных документах для отражения в на счетах БУ и составления отчетности. Регистры могут вестись в специальных книгах, карточках, ведомостях на отдельных листах, а также в виде машинограмм с использованием машинных носителей информации. Правильность отражения хозяйственных операций в регистре обеспечивают лица составившие и подписавшие их.

Классификация учетных регистров.

1. По объему содержания операций:

- синтетические регистры предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения таких регистров заложен шахматный принцип (журналы ордера);

- регистры аналитического учета предназначены для отражения хозяйственных операций по аналитическим счетам (ведомости к журналам ордерам, карточки);

- комплексные регистры – это регистры, которые совмещают синтетический и аналитический учет (журналы ордера по счету 71).

2) по характеру записей:

- хронологические регистры в которых хозяйственных операций регистрируются в момент их совершения и поступления документов без распределения по счетам;

- систематические применяются для записей однородных хозяйственных операций. Например, главная книга. Это регистры для ведения синтетических бухгалтерских счетов;

- комбинированные – это регистры, где сочетаются хронологические и систематические записи. Например, журналы ордера, журнал-главное.

3) по внешнему виду или форме:

- бухгалтерские книги в которых все страницы прошнурованы, пронумерованы и скреплины печатью. Например, Книга складского учета, главная книга. Открываются книги на год.

- карточки предназначены для ведения аналитического учета (по товарно-материальным ценностям, расчетам) карточки выглядят как отдельные листы, которые скрепляется между собой (инвентарная карточка по учету основных средств);

- свободные листы, которые изготовляются в типографии на отдельных листах со специальным разграблением. Такие регистры храниться в специальных папках (ведомости, журналы, ордера).

2. Ошибки возникающие в БУ подразделяются:

1) по умыслу (умышленные и неумышленные);

2) по последствиям (локальные, которые ведут за собой последующие ошибки; транзитные);

3) по значимости (значимые, которые оказывают влияние на принятие управленческих решений; незначимые);

4) по причинам возникновения (утомление, небрежность).

Для исправления допущенных ошибках в БУ используемых в следующие способы:

1. Корректурный способ используемых когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы одной чертой и написания над зачеркнутым правильного. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц составившего документы или производящих исправление (в кассовых и банковских ордерах исправления не допускается);

2. Способ дополнительной записи применяется в регистрах записана сумма меньше действительной при правильной корреспонденции. В этом случая делиться дополнительную запись этой же корреспондирующих на недостающую сумму. Например, Получена из производства продукция на 20 тыс. рублей:

- Дт 43 Кт 20 – 10000 р.

- Исправление ошибки Дт 43 – Кт 20 - 10000 р. Данный способ используется также когда фактической себестоимости > плановой

3) способ «красное сторно» (отрицательную запись) применяется для исправления ошибок в корреспонденции счетов, а также когда записанная сумму больше, чем действительная. В этом случае хозяйственная операция обводиться в рамку или записывается красными чернилами (неправильная), а другая операция т.е. правильная записывается дополнительно. Например, Уплачено поставщиками с расчетного счета 20 тыс. рублей.

- Дт 60 - Кт 50 – 20000 р.

- Исправление ошибки Дт 60 – Кт 50 20000 р.

- Правильная запись Дт 60 – Кт 51 20000 р. «Красное сторно» используется фактическая себестоимость < плановой.

3. Форма БУ – это совокупность учетных регистров определяющая связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций. В учетные регистры в определенной последовательности производятся записи для получения итоговых данные, которые используется для составления отчетности и характеристики финансовых результатов хозяйственной деятельности. Форма БУ постоянно совершается. Прогрессивной считается та форма, которая обеспечивает своевременное и полное получение экономических показателей для управления деятельностью. А также, которые повышает производства труда работников бухгалтерии сокращает количество ошибок при регистрации и обобщения учетных данных. В настоящее время принимается несколько форм БУ:

1) мемориально-ордерная;

2) журнально-ордерная;

3) журнал-главная (упрощенная форма для малых предприятий);

4) автоматизированная.

Все перечисленные формы дают возможность использования ЭВМ.

1. Мемориально-ордерная (появилась с 30 гг). Сущность этой состоит в том, что поступающие в бухгалтерию документы в течение отчетного периода накапливается и регистрируются в накопительных ведомостях аналитического учета. На основании ведомость каждая бухгалтерская проводка оформляется мемориальным ордером, которые предлагаются все документы относящиеся к данной проводке (первичные, сводные документы). В мемориальном ордере указывается номер и содержание операции, сумма, корреспонденция счетов. Все мемориальные в регистрационном ордера регистрационном журнале синтетический счет по этой форме ведется в главной книге, в которой на каждый счет отводиться отдельная страница (в левой – Дт, в правой – Кт).

Схема движения документа по мемориальное ордерной форме.

Первичные документы

Накопительные ведомости

Мемориальные ордера

Регистрационный журнал

Оборотные ведомости

Главная книга

Бухгалтерская отчетность

Достоинства формы:

1. Наглядность

2. Удобство применении на предприятиях с небольшим количеством учетных документов за отчетный период;

3. Применяется разделение труда среди работников бухгалтерии.

Недостатки формы:

1. Многократное запись одной и той же операции в разных регистрах;

2. Раздельный ведение учета синтетических и аналитических счетов;

3. Большое объем учетной работы приходиться на конец отчетного периода.

2. Журнально-ордерная. Она основана на использование шахматного принципа накапливания данных первичных документов для получения показателей синтетического и аналитического учета. При этой форме применяются следующие регистры: накопительные ведомости и ордера, журналы. В основе построения журнала ордеров положен кредитовый признак в корреспонденции с дебетуемыми счетами (т.е. в журналах – ордерах отражаются обороты по Кт конкретного счета в целом и по корреспондирующим счетам, а обороты по Дт не расписываются). Некоторые журналы – ордера совмещают синтетический и аналитический учет. (Например, Журнал – ордер 7АПК по счету 77, журнал ордер 6АПК по счету 60). В конце отчетного периода итоговые данные журналов – ордеров переносятся в главную книгу, которая является обобщающим регистром синтетического учета. В главной книге на каждый счет отводится отдельный лист.

Достоинства формы:

1. Совмещается хронологические и систематические записи;

2. Позволяет не составлять не мемориальные ордера и регистрационный журнал;

3. Ускоряет составление бухгалтерской отчетности;

4. Создает более равномерную нагрузку для учетных работниках;

5. Создают предпосылки для применение вычислительной техники и улучшение организации учета.

Недостатки формы:

1. Требует более высокого уровня подготовки работников бухгалтерии;

2. Неполная предпособленность к машинной обработке.

Схема движения документа.

Первичные документы

Ведомости Дт счетов Журналы-ордера Кт счетов

Главная книга

Бухгалтерская отчетность

3. Журнал-Главная является одной из книжно-карточных форм учета. Характерная особенность заключается в регистрации систематичной и хронологической записи по счетам систематического учета, которые объединены в одной комбинированной книги. В книге отражается дата и номер, сумма оборотов. Эта часть книги, которые называются хронологической записи. Вторая часть предназначена для ведения учета по всем счетам и где записывается хозяйственные операции. Эта часть называется главной книгой. Такая форма использования на предприятиях с небольшим объемом хозяйственной операции предприятия и малой с численностью работников.

Достоинства формы:

1. Наглядность записи хозяйственных операций обеспечивает удобство проверки;

2. Вместе двух регистром применяется одним;

3. Баланс составляется на основании записей в книгу-журнал-главное. Поэтому нет необходимости составлять оборотные ведомости.

4.Автоматизированная. В настоящее время одно из основных направлений совершенствования БУ связано с автоматизацией. Обработки учетной информации. Применение ЭВМ повышает производительности труда учетных работников. Обеспечивают быстроту обработки учетной информации и оперативность получения данных. Использовать ЭВМ позволяет автоматизировать обработку данных от их ввода до формирования выходных форм. В настоящее время наибольшее распространение получим бухгалтерские программы: 1С; Парус; Инфо-бухгалтер, БЭСТ и другие. В основе автоматизировать форме учета заложен главный элемент метода БУ – документации, т.е. исходная информация из первичных документов заносится в память компьютера. Затем происходит группировка и обобщение учетной информации. В итоге бухгалтерии получает распечатки с регистрами различного содержания. Структура, которая соответствует ведомости, журналам-ордерам, книгам и т.д.