MI-vnutrennii_audit

МИ.01 – СР

5.3.5.5.Формирование выводов (наблюдений) аудита

Аудитор должен оценивать полученные свидетельства аудита с точки зрения критериев аудита. На этой основе формируются выводы (наблюдения) аудита – о соответствии или несоответствии критериям.

Данные наблюдения должны быть обобщены и соотнесены с подразделениями, функциями и процессами, которые прошли аудит, что является основой для улучшения управления.

Несоответствия должны:

•быть зарегистрированы;

•подтверждены представителем проверяемого подразделения;

•быть правильно поняты, любые разногласия относительно свидетельств и/или наблюдений аудита должны быть устранены.

Наблюдения аудита классифицируются, например, по трем категориям: А – соответствует критерию аудита;

Б – не соответствует критерию аудита, но проблема является незначительной и легко устраняется; В – не соответствует критерию аудита, проблема является существенной и требует

особого внимания руководства, выявления причин и применения корректирующих и/или предупреждающих действий.

Примечание. Проблема является существенной, если несоответствие может повлечь за собой снижение качества продукции, ухудшение условий труда, нарушение безопасности.

Наблюдения аудита категорий Б и В оформляются в виде отчетов о несоответствии, в которых также определяются последующие действия по результатам аудита (см. …).

Форма отчета о несоответствии и указания по заполнению приведены в приложении Ж. Отчеты о несоответствии регистрируются в журнале регистрации отчетов о несоответствии, который хранится у Представителя руководства по качеству. Форма журнала регистрации отчетов о несоответствии приведена в приложении Л.

Отчет о несоответствии подписывается Главным аудитором и руководителем подразделения (процесса), для которого зафиксировано несоответствие. Оригиналы отчетов о несоответствии хранятся в досье Д8.2-01/04 "Отчеты о несоответствиях". Копии отчетов о несоответствии предоставляются исполнителям, ответственным за реализацию принятых действий.

5.3.5.6.Подготовка заключений по результатам аудита

До заключительного совещания аудиторская группа должна собраться, чтобы:

•проанализировать наблюдения аудита с точки зрения целей аудита;

•согласовать заключения по результатам аудита;

•подготовить рекомендации;

•обсудить последующий аудит, если это было включено в план аудита.

Методологическая инструкция по внутреннему аудиту системы менеджмента качества

МИ.01 – СР

Заключения по результатам аудита могут содержать рекомендации, относящиеся к улучшениям, деловым взаимоотношениям, сертификации/регистрации или аудитам в дальнейшем.

При выработке заключения могут формироваться проекты отчетов о несоответствии и проект отчета по аудиту. Форма отчета по аудиту приведена в приложении И.

5.3.5.7.Проведение заключительного совещания

Во многих случаях, например, при проведении внутреннего аудита в малой организации, заключительное совещание может состоять только из доведения до сведения наблюдений аудита и заключения по результатам аудита. В других случаях, совещание должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.

На заключительном совещании обязательно присутствие:

•руководителя проверяемого подразделения/процесса;

•руководителя аудиторской группы;

•заказчика аудита (при необходимости);

•другие стороны

Основные вопросы, которые должны быть рассмотрены на заключительном совещании:

1) Оглашение результатов аудита (наблюдений и заключений по результатам аудита);

Примечание. Результаты аудита должны быть понятны проверяемым.

2) Согласование оценок ситуации;

Примечание. Любые разногласия должны обсуждаться и, по-возможности, разрешаться. Если к согласию прийти не удалось, в протоколе совещания необходимо зарегистрировать все мнения, с тем, чтобы решение по разногласию мог принять Представитель руководства по качеству на основании анализа протокола совещания.

3) Рассмотрение предложений по корректирующим и предупреждающим действиям.

Примечание. Если назначить корректирующие и предупреждающие действия на совещании не представляется возможным, должны быть согласованы сроки предоставления проверяемыми плана мероприятий по устранению несоответствий.

При оглашении результатов аудита, аудитор должен, в первую очередь, отметить те участки объекта аудита, которые признаны соответствующими критериям аудита, потом перейти к более существенным замечаниям (Б). Наиболее существенные замечания и несоответствия (категории В) должны рассматриваться в последнюю очередь, при этом аудитору необходимо избегать каких-либо обвинительных интонаций.

5.3.6. Подготовка, утверждение и распространение отчета по аудиту

5.3.6.1.Подготовка отчета по аудиту

Ответственность за подготовку отчета по аудиту несет Главный аудитор. Форма отчета по аудиту и рекомендации по заполнению приведены в приложении И. Срок подготовки отчета по аудиту не должен превышать 5 календарных дней.

Методологическая инструкция по внутреннему аудиту системы менеджмента качества

МИ.01 – СР

Отчет по аудиту должен предоставлять полные, точные, четкие и достаточные записи по аудиту, и должен включать или содержать ссылки на следующее:

•цели аудита;

•объем аудита, в частности, идентификацию проверенных организационных и функциональных единиц или процессов и охваченный период времени;

•идентификацию заказчика аудита;

•идентификацию руководителя и членов аудиторской группы;

•даты и места, где проводился аудит на местах;

•критерии аудита;

•наблюдения аудита;

•заключения по результатам аудита.

Отчет по аудиту должен также включать или содержать ссылки на следующее, если применимо:

•план аудита;

•перечень представителей проверяемого подразделения;

•краткое изложение процесса аудита, включая элемент неопределенности и/или проблемы, которые могут отразиться на надежности заключения по результатам аудита;

•подтверждение, что цели аудита достигнуты в объеме аудита в соответствии с планом аудита;

•любые неохваченные области, входящие в объем аудита;

•любые неразрешенные разногласия между аудиторской группой и проверяемым подразделением;

•рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита;

•при необходимости, согласованные планы последующих аудитов;

•заявление о конфиденциальном характере содержания;

•лист рассылки отчета по аудиту.

5.3.6.2.Утверждение и рассылка (распространение) отчета по аудиту

Подготовленный Главным аудитором отчет по аудиту согласовывается с Руководителем подразделения и утверждается ЗамГД-СМК. Срок согласования – не более 2 календарных дней.

ЗамГД-СМК может вернуть отчет на доработку Главному аудитору, а также добавить свои комментарии. Срок доработки – не более 2 календарных дней.

Отчет по аудиту должен быть выпущен в согласованные сроки. Если это невозможно, то причины задержки должны быть доведены до сведения заказчика аудита, и должна быть согласована новая дата выпуска.

Методологическая инструкция по внутреннему аудиту системы менеджмента качества

МИ.01 – СР

Отчет по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утвержден в соответствии с процедурами по программе аудита.

Утвержденный ЗамГД-СМК отчет по аудиту сохраняется в досье Д8.2-01/03 "Отчеты по аудитам" у ЗамГД-СМК. Отчеты по аудиту дополнительно не регистрируются, т.к. их идентификация определяется идентификационными номерами соответствующих планов проведения аудита.

Далее утвержденный отчет по аудиту подлежит рассылке получателям, определенным заказчиком аудита.

Копии отчета по аудиту направляются заинтересованным сторонам.

После рассылки копий утвержденного отчета по аудиту аудит считается завершенным.

Отчет по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской группы, и все получатели отчета должны учитывать и обеспечивать конфиденциальность содержания отчета.

После завершения аудита ЗамГД-СМК выполняет действия, установленные в п. 5.4.3 настоящего стандарта, для актуализации данных о квалификации аудиторов.

5.3.7. Завершение аудита

Аудит считается завершенным, если все действия, установленные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет по аудиту разослан (распространен).

Аудиторская группа и лица, ответственные за руководство программой аудита, не должны разглашать содержание документов , любую другую информацию, полученную в ходе аудита, или содержание отчета по аудиту любой другой стороне без определенного одобрения заказчика аудита и, если применимо, без одобрения проверяемой организации. Если требуется раскрыть содержание документа по аудиту, то заказчик аудита и проверяемая организация должны быть уведомлены об этом как можно скорее.

5.3.8. Проведение последующего аудита

В заключении по результатам аудита может быть указано на необходимость корректирующих, предупреждающих действий или действий по улучшению, если применимо. Такие действия обычно разрабатываются и проводятся проверяемой организацией (подразделением) в течение согласованного срока и не рассматриваются как часть аудита. Проверяемая организация должна информировать заказчика аудита о статусе таких действий.

Выполнение и результативность корректирующего действия должны проверяться. Эта проверка может быть частью очередного аудита.

В программе аудита может быть определено проведение последующего аудита членами аудиторской группы, имеющими ценный опыт. В таких случаях следует обратить внимание на обеспечение независимости при очередном аудите.

Методологическая инструкция по внутреннему аудиту системы менеджмента качества

МИ.01 – СР

5.4. Компетенция и оценка аудиторов

5.4.1. Общие положения

Уверенность и доверие к процессу аудита зависят от компетентности лиц, проводящих аудит. Эта компетентность должна быть продемонстрирована на основе:

•личных качеств, описанных в п. 5.4.2.;

•способности приобретать знания и умения (п. 5.4.3.), которые приобретаются посредством образования, опыта работы, подготовки в качестве аудиторов и опыта проведения аудитов.

Аудиторы развивают, поддерживают и улучшают свою компетентность посредством постоянного повышения квалификации и регулярного участия в аудитах (см. п. 7.5).

Процесс оценки аудиторов и руководителей аудиторских групп описан в п. 7.6.

Концепция компетентности представлена на Рис. 4

5.4.2. Личные качества

Аудиторы должны обладать личными качествами, которые давали бы им возможность действовать в соответствии с принципами аудита.

Аудитор должен быть:

•этичным, т.е. справедливым, правдивым, искренним, честным и тактичным;

•широких взглядов, т.е. готовым рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;

•дипломатичным, т.е. тактичным в обращении с людьми;

•наблюдательным;

•проницательным, т.е. осознавать и быть способным понять ситуацию;

•гибким, т.е. способным быстро приспосабливаться к различным ситуациям;

•настойчивым, т.е. постоянно нацеленным на достижение целей;

•решительным, т.е. своевременно приходить к заключениям, основанным на логичном рассуждении и анализе;

•самостоятельным, т.е. способным действовать и работать независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими.

5.4.3.Знания и умения

5.4.3.1.Требования к знаниям и умениям

Для формализации требований к знаниям и умениям аудиторов на предприятии вводится балльная система оценки знаний и умений аудиторов.

Примечание. Балльные значения для различных категорий знаний и умений назначены таким образом, чтобы учесть различное влияние категорий на способность аудитора выполнять свои функции. Так, специальное обучение по аудитам или большой опыт проведения аудитов имеют заведомо большее значение, чем образование или опыт работы на предприятии.

Требования к знаниям и умениям, и соответствующие балльные значения для оценки приведены в табл. 2.

Таблица 2

Методологическая инструкция по внутреннему аудиту системы менеджмента качества

МИ.01 – СР

Требования к знаниям и умениям аудиторов

5.4.3.2. Способность применять знания и умения

Способность аудитора применять свои знания и умения для квалифицированного проведения аудитов определяется из следующих соображений:

1)Сумма баллов (см. табл. 2) для аудитора при проведении внутреннего аудита составляет не менее 9;

2)Сумма баллов для главного аудитора при проведении внутреннего аудита составляет не менее 12;

3)Аудитор должен участвовать не менее, чем в одном полном аудите в год. Главный аудитор – не менее чем в 3-х аудитах в год.

Примечание. Полным аудитом называется внутренний аудит, охватывающий требования п. 5.3.2-5.3.7 настоящей инструкции.

5.4.4. Поддержание и повышение квалификации

Для поддержания квалификации аудиторы должны систематически участвовать в проведении внутренних аудитов. ЗамГД-СМК при формировании аудиторских групп (см. пп. 5.2., 5.3) должен, по возможности, равномерно распределить аудиторов по группам так, чтобы все аудиторы имели возможность поддерживать свою квалификацию на высоком уровне.

Повышение квалификации аудиторов осуществляется при помощи самообучения или прохождения обучения во внешних организациях. Необходимость дополнительного обучения аудиторов во внешних организациях определяет ЗамГД-СМК.

Также, более опытные аудиторы могут при помощи ЗамГД-СМК организовывать обучение своими силами для менее опытных аудиторов и стажеров.

Методологическая инструкция по внутреннему аудиту системы менеджмента качества

МИ.01 – СР

5.4.5. Оценка аудиторов

Оценка аудиторов выполняется ЗамГД-СМК при формировании аудиторских групп и выборе Главных аудиторов а также может выполняться при мониторинге и анализе программы аудита.

Оценка аудиторов состоит из нескольких этапов:

1)Определяется соответствие личных качеств аудитора установленным (см. п. 5.4.2). Этот этап целесообразно проводить в двух случаях:

•подготовка нового аудитора;

•наличие внутренних претензий к работе аудитора при осуществлении аудита.

2)Вычисляется балльная оценка знаний и умений аудитора; определяется его способность применять свои знания и умения и возможная роль при проведении аудита (аудитор, Главный аудитор) в соответствии с п. 5.4.3.2. При этом, проверяется регулярность участия аудитора в проведении аудитов по датам оценок в паспорте аудитора.

3)Рассматриваются другие аспекты, такие как: наличие внутренних претензий, качество подготовки документации по внутреннему аудиту.

Примечание. ЗамГД-СМК может временно снижать балльную оценку знаний и умений, если к аудитору есть претензии, например за некорректное поведение при аудите или нарушение требований настоящего стандарта. Информация о причинах понижения баллов указывается в графе «Примечание» паспорта аудитора. Снятые баллы могут быть восстановлены при последующих оценках.

На основании оценки аудиторов ЗамГД-СМК может определить необходимость дополнительного повышения квалификации аудиторов или увеличения численности подготовленных аудиторов.

Данные оценки аудиторов регистрируются в документе «Паспорт аудитора». Форма документа «Паспорт аудитора» и правила его заполнения приведены в приложении К.

Документы «Паспорт аудитора» сохраняются у Представителя руководства по качеству в досье Д8.2-01/06 "Данные о квалификации аудиторов". Этим документам не присваиваются идентификационные номера.

6. Документирование и архивирование

Условия хранения настоящей МИ должен исключать ее порчу, потерю и несанкционированный доступ к ней.

Подлинник настоящей инструкции «МИ по внутреннему аудиту СМК» после окончания срока действия, аннулирования или замены хранится в архиве предприятия 3 года.

7. Порядок внесения изменений

ЗамГД-СМК один раз в два года пересматривает данную документированную процедуру на соответствие требованиям СМК, целям и планам предприятия.

Методологическая инструкция по внутреннему аудиту системы менеджмента качества

МИ.01 – СР

По итогам рассмотрения ЗамГД-СМК может принять решение о продлении действия настоящей методологической инструкции (МИ) без изменений. В этом случае действие МИ продлевается на следующие два года, для чего ЗамГД-СМК делает запись в «Листе регистрации изменений» контрольного экземпляра: «Срок действия продлен до … года», расписывается и ставит дату. В противном случае ЗамГД-СМК делает запись: «Требует пересмотра. Срок действия продлен до … года» (срок продления в этом случае не должен превышать 1 месяц), расписывается и ставит дату. Такая запись инициирует начало пересмотра данной МИ.

ЗамГД-СМК доводит до сведения подразделений информацию о продлении действия МИ или, после утверждения изменений, рассылает извещения об изменениях МИ подразделениямадресатам согласно ведомости рассылки.

Решение об изменении настоящей МИ ЗамГД-СМК принимает на основании предложений других подразделений предприятия, результатов анализа установленных и вероятных к наступлению несоответствий, а также рекомендаций внутренних или внешних аудитов.

Методологическая инструкция по внутреннему аудиту системы менеджмента качества

МИ.01 – СР

8. Рассылка

Методологическая инструкция по внутреннему аудиту системы менеджмента качества

МИ.01 – СР

Методологическая инструкция по внутреннему аудиту системы менеджмента качества