POSIBNIK_UMZPS

го речення незрозуміло, що відбувалося два тижні тому – висунення пропозицій чи їх розгляд комісією.

Лаконічність. Ця якість досягається вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови. Лаконічним вважається текст, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів і повторень.

Редагування потребує таке речення: В розпорядженні роз’яснюється , що до зовнішньої реклами належить будь-яка реклама, що розміщується на окремих спеціальних конструкціях, щитах, екранах, що розташовуються просто неба, на фасадах будинків та споруд тощо.

Щоб досягти лаконічності, в текстах багатьох документів випускаються особові займенники:

2005 р. поступив до Харківського радіотехнічного технікуму (з автобіографії). Прошу звільнити з обійманої посади (із заяви).

Логічна послідовність. Усі частини документа логічно пов’язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будуються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу. Мовними засобами реалізації логічності є слова, які вказують на причинно-наслідкові зв’язки (тому що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, потім, насамкінець), виражають проти-

ставлення (не…а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, в результаті).

Для тексту документа характерний прямий порядок слів у реченні: підмет передує присудку, означення стоїть перед означуваним словом, додаток – після клерувального слова, вставні слова – на початку речення (Дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами). Дієприслівникові звороти по-

трібно вживати на початку речення:

Враховуючи… Беручи до уваги…

Розглянувши питання…

Логічна послідовність досягається завдяки рубрикації – поділу тексту на абзаци, пункти, підпункти. Абзац – період тексту, що складається з кількох речень, пов'язаних між собою за змістом. Вважається, що оптимальний розмір абзацу має бути 4 – 6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення.

Нова система рубрикації ґрунтується на використанні лише арабських

цифр.

81

Наприклад:

1.

1.1.

1.2.

2.

2.1.

1.2.

Які існують способи викладу інформації в текстах документів?

За способами викладу інформації тексти в сучасному діловому мовленні поділяються на повідомлення, опис і роздум.

Повідомлення розповідає про події, явища, факти у хронологічній послідовності. Цей виклад найчастіше застосовується в таких документах, як інформаційні листи, деякі види протоколів, автобіографії, доповідні записки та ін. Наприклад:

«Я, Швець Сергій Васильович, народився 28.08.1991 р. у м. Куп’янську Харківської обл.

1997 р. пішов до середньої школи № 3, яку закінчив 2007 р.». (З автобіог-

рафії).

Утекстах, що подають матеріал у хронологічній послідовності, треба виділяти найбільш важливі факти, події, явища. Наприклад, для автобіографії дорослої людини не мають суттєвого значення події її дитинства, шкільних років. Навпаки, відомості про перші роки трудової діяльності є значно важливими у цьому документі, тому їх треба подавати у повному обсязі.

Опис подає характеристику явища, події, дії особи чи факту у формі переліку його ознак, особливостей. Тут можна розрізнити окремі елементи, уривки, які розкривають ті чи інші сторони об’єкта, конкретизують та обґрунтовують їх. Наприклад:

«З 23 до 30 жовтня 2011р. інформаційно-обчислювальним центром було відремонтовано два комп’ютери з відділу маркетингу. Проведена заміна жорстких дисків, установлено нове програмне забезпечення». (Зі звіту).

Уцьому прикладі загальне положення «було відремонтовано» обґрунтовується конкретними фактами, що вказують, які саме ремонтні роботи було здійснено.

Для роздуму характерна логічна послідовність ряду визначень, суджень та висновків, які розкривають внутрішній взаємозв’язок явищ або подій і доводять певне положення. Наприклад:

82

«У зв’язку з перенапругою електромережі вийшли з ладу блоки живлення, до яких підключена комп’ютерна техніка. З цієї причини відділ не виконав замовлення згідно з договором № 12 від 08.04.2012 у зазначений термін». (З до-

повідної записки).

Цей текст ґрунтується на причинно-наслідкових зв’язках між подіями. У текстах багатьох документів використовуються й інші види роздумів, що будуються на встановленні умовно-допустимих зв’язків, порівнянь і зіставлень фактів, явищ або подій. Однак, у чистому вигляді названі типи викладення текстів трапляються рідко. Частіше вони переплітаються між собою, доповнюють один одного.

Питання для самоконтролю:

1. У чому полягає зміст понять документ і реквізит? Які існуть докумен-

ти?

2.Як правильно оформити реквізити дата, адресат, адресант, підпис, додатки?

3.Які вимоги висуваються до оформлення полів і сторінок офіційних па-

перів?

4.Яка лексика називається канцелярською? У чому полягають її стилістичні особливості?

5.Які вимоги висуваються до тексту документів?

83

ТЕМА 6

Вимоги до укладання документів

Питання теми:

Заяви. Види заяв, вимоги до їх оформлення. Правила укладання автобіографії та резюме. Пояснювальні та доповідні записки. Вимоги до оформлення звіту. Правопис та відмінювання прізвищ. Творення імен по батькові українською мовою.

Які існують види заяв? Як оформити заяву?

Розрізняють заяви службові (вони оформляються від імені організацій чи установ, як правило, на окремих бланках, облік їх у діловодстві зазвичай ведеться окремо) і особисті (оформляються від імені конкретних осіб від руки на

зовнішні заяви (з якими особа звертається до організації чи установи, в якій вона не працює або не навчається).

За структурою заяви бувають:

прості, що містять тільки прохання (наприклад, про звільнення, надання чергової відпустки);

мотивовані, в яких вказується мотивація прохання (про надання позачергової відпустки, матеріальної допомоги, переведення на іншу посаду, звільнення та ін.);

складні, що містять додатки.

Вособистих заявах реквізити розміщуються в такій послідовності:

1.Адресат (праворуч у верхній частині аркуша).

2.Адресант – відомості про заявника (у родовому відмінку без прийменника «від» пишеться прізвище, ім’я та по батькові, посада або домашня адреса).

3.Назва виду документа.

4.Текст.

5.Перелік додатків.

6.Дата.

7.Особистий підпис заявника.

84

Зразок 1

Генеральному директорові фірми «Спецвузавтоматика» Кудряшову А. П.

Коваленка Сергія Петровича, який проживає за адресою: вул. Полтавський Шлях,7, кв. 45, м. Харків, 61 201,

тел..: 711 21 34

Заява

Прошу прийняти на посаду програміста з 02.11.2011 р. До заяви додаю:

1)копію диплома про вищу освіту;

2)копію паспорта;

3)особовий листок з обліку кадрів;

4)автобіографію.

Зразок 2

Деканові факультету прикладної математики та менеджменту ХНУРЕ проф. Дорошенку В. О. студентки групи ІНФ-11-2 Гаврилюк Ірини Олексіївни

Заява

Прошу дозволити достроково скласти літню сесію у зв’язку з сімейними обставинами.

85

Зразок 3

Ректорові ХНУРЕ проф. Бондаренку М. Ф.

студента ІV курсу факультету комп’ютерних наук напряму підготовки «Комп’ютерні науки»

Гнатишина Романа Сергійовича

Заява

Прошу перевести мене з денної форми на заочну форму навчання у зв’язку з працевлаштуванням.

Зразок 4

Деканові факультету «Електронні апарати» проф. Філіпенку О. І.

студента групи РЕА-11-1 Кузнецова Михайла Юрійовича

Заява

Прошу звільнити від занять з 02 до 07.11.2011 у зв’язку з необхідністю поїхати додому (м. Вінниця) за теплими речами.

86

Зразок 5

Директору фірми «Карнеол» Сколоті А. П.

менеджера Головка Володимира В’ячеславовича

Заява

Прошу надати навчальну відпустку на період з 14.05 до 03.07.2012 для складання літньої екзаменаційної сесії в Харківському національному університеті радіоелектроніки.

До заяви додаю довідку-виклик.

Як оформити автобіографію та резюме?

Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи та реквізити в ній мають бути обов’язково. Оформляють автобіографію від руки на чистому аркуші формату А4, коли влаштовуються на роботу чи вступають на Навчання. Усі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності (із зазначенням місця й року) і таким чи-

ном, щоб склалося уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора документа.

В автобіографії оформляються такі реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Текст, що містить:

прізвище, ім’я і по батькові автора;

місце народження;

відомості про навчання (назви навчальних закладів, факультетів. напрямів підготовки пишуться повністю);

трудова діяльність (назви установ, організацій, підприємств пишуться повністю);

87

участь у громадському житті (громадські посади, участь у наукових конференціях, нагороди і заохочення);

сімейний стан і склад сім’ї (прізвища, ім’я по батькові, рік народження, місце роботи кожного члена сім’ї).

3.Дата.

4.Особистий підпис.

Зразок:

Автобіографія

Я, Миколайчук Артем Васильович, народився 15 січня 1987 р. у с. Розкішне Гайсинського р-ну Вінницької обл.

1990 р. разом з батьками переїхав до м. Вінниці. 1994 р. пішов до першого класу середньої школи № 23 м. Вінниці.

2003р. після закінчення 9 класів вступив до Вінницького технічного коледжу.

Після закінчення коледжу 2006 р. вступив до Харківського національного університету радіоелектроніки на факультет прикладної математики та менеджменту за напрямом підготовки «Інформатика» денної форми навчання.

2011 р. закінчив університет і вступив до денної аспірантури ХНУРЕ за напрямом «Інформатика». Зараз працюю над кандидатською дисертацією.

Маю три публікації з теми дисертації, брав участь у двох міжнародний та трьох всеукраїнських наукових конференціях.

Неодружений.

Мати, Миколайчук Ірина Станіславівна, 1965 р. н., викладач математики ліцею № 12 м. Вінниці.

Батько, Миколайчук Василь Дмитрович, 1963 р. н., хірург Вінницької обласної лікарні № 1.

Якщо на підприємстві (у фірмі чи установі) оголошується конкурс на заміщення вакантної посади, то тих, хто бажає взяти участь у ньому, просять на-

88

діслати резюме, щоб можна було вибрати кандидатури, які найбільше підходять для даної роботи, й запросити їх на співбесіду.

друкованим способом із застосуванням шрифтових виділень на аркуші формату А4. Суворих вимог до розташування реквізитів не існує, але найчастіше зазначають таку інформацію:

1.Назва виду документа.

2.Прізвище, ім’я та по батькові кандидата.

3.Домашня адреса, контактні телефони, електронна адреса.

4.Текст:

мета складання резюме;

освіта (зазначають в такій послідовності: вищі, середні спеціальні, професійно-технічні навчальні заклади, закінчення курсів; якщо кандидат навчався у спеціалізованій середній загальноосвітній школі, наприклад, із поглибленим вивченням англійської мови, й, на його думку, це може вплинути на вибір саме його кандидатури, то період навчання в школі доцільно зазначити);

науковий ступінь (якщо є);

досвід роботи (якщо є за тією спеціальністю, на яку претендує кандидат, то зазначають окремим пунктом);

додаткова інформація (наводять додаткові дані, які не увійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити: позитивні якості кандидата, його працездатність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо).

формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо;

намагайтесь вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти;

виділяйте в тексті резюме ключові слова (назви компаній, фірм, посад, стаж роботи, здобута освіта);

89

для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме;

намагайтесь не вживати такі слова, як я, ми, замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з;

не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості;

використовуйте якісний папір стандартного розміру;

краще зосередити увагу на великому досвіді роботи й набутих навич-

ках. Зразок:

Резюме

Ковальова Марія Федорівна

пр. Миколи Бажана, 66, кв. 127,

м. Київ, 02140 тел.: 579 21 99

e-mail: kоvalovа@mail.ru

Мета: заміщення вакантної посади веб-дизайнера.

Досвід роботи: 2005 – 2011 рр. – веб-дизайнер в рекламній компанії

«Світ дизайну»:

розроблення сайтів, фотогалерей, інтернет-крамниць, дошок оголошень;

верстання промо-сайтів, банерів, крос-браузерного XHTML і CSS;

створення HTML-сторінок;

знання продуктів Adobe.

Особисті дані: 1984 рік народження, заміжня, маю доньку 6 років. Освіта: 2000 – 2005 рр. – Харківський національний університет ра-

діоелектроніки, факультет комп’ютерний наук, напрям підготовки «Видав- ничо-поліграфічна справа», магістр.

Додаткова інформація:

маю близько 20 завершених дизайнерських проектів;

добре володію базовими пакетами Adobe Photoshop, Adobe

Illustrator, Corel Draw, Macromedia Dreamweaver, Macroмеdia Flash;

працюю з програмами для створення анімації та відеодизайну;

2007 – 2009 рр. – курси англійської мови; вільно володію україн-

90