Форма отчета о первом этапе конкурса «Юношеская восьмерка» 2012 года.

(готовится региональным координатором первого этапа конкурса)

Отчет о результатах первого этапа конкурса на формирование российской делегации на встречу «Юношеской восьмерки» представляется в электронном виде на адрес j8russia12@mail.ruВ отчет входят следующие файлы:

1. Состав региональной конкурсной комиссии (состав_комиссии.doc).

2. Согласие на предоставление и обработку персональных данных от всех участников и их родителей (ФамилияИмя_согласие.doc) (форму см.в Приложении 3)

3. Все представленные на конкурс работы с анкетамивсехучастников (см. Приложение 2):

Примечание: файлам присвоить имена участников по следующей форме:

ФамилияИмя_анкета.doc

ФамилияИмя_эссе_рус.doc

ФамилияИмя_эссе_анг.doc

4. Сводная таблица результатов первого этапа Конкурса и информация об участниках (сводная_таблица.doc ) по форме, указанной в Приложении 3.

5. Дополнительная информация о 6 победителяхпервого этапа конкурса, а именно:

- Характеристика от классного руководителя (форму см. в Приложении 3),

- Информация об академической успеваемости за последний год,

- Информация о состоянии здоровья (из поликлиники или от школьного врача),

- Информация о пребывании за границей (когда, в какой стране, в каком качестве)

Примечание: файлам с доп.информацией о 6 победителях присвоить имена

победителей по следующей форме:

ФамилияИмя _характеристика.doc

ФамилияИмя _оценки.doc

ФамилияИмя _медсправка.doc

ФамилияИмя _загран.doc

6. Замечания, впечатления о первом этапе конкурса или любая др.дополнительная информация (если имеются).

По всем вопросам формирования отчета обращаться к секретарю конкурса Шеповаловой Александре Александровне.

Приложение 5

Информационное сопровождение конкурсной программы «Юношеская восьмерка в России»

Ключевые понятия и участники проекта

«Юношеская восьмерка в России»- ежегодный конкурс, направленный на выявление лучших старшеклассников одного из федеральных округов России. Победители конкурса получают право поступить на гуманитарное направление в любой вуз России ьез вступительных испытаний. Из их числа формируется национальная делегация, представляющая Россию на международных молодежных форумах, таких как, например, Саммит «Юношеской восьмерки».

Организатором конкурса выступает Министерство образования и науки Российской Федерации при содействии экспертной группы Санкт-Петербургского государственного университета и молодежного движения "Юношеская восьмерка", поддержке Полномочного Представителя Президента РФ в Приволжском федеральном округе и руководителей органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, входящих в ПФО.

Саммит "Юношеской восьмерки" (J8 Summit) - ежегодная встреча старшеклассников-представителей стран "Группы восьми" и развивающихся стран, которая проходит параллельно с Саммитом G8. Целью встречи является представление лидерам стран-участниц Саммита взгляда молодых на пути решения актуальных глобальных проблем. По инициативе России в 2006 году юношеский саммит включен в официальную программу встречи глав государств "Группы Восьми", в 2007 - 2010 годах Саммит J8 был последовательно проведен в Германии, Японии, Италии и Канаде. За эти годы в России, благодаря мероприятиям, направленным на отбор и подготовку российских делегаций на Саммит, сформировалась команда активных, патриотичных, талантливых и образованных и ответственных молодых людей, которые приняли решение не ограничивать свою работу участием в Саммите "Юношеской восьмерки" и организовали одноименное молодежное движение. В 2011 году юношеская встреча не была включена в программу Саммита «Группы восьми». Однако в этом же году итальянские «выпускники» ранее прошедших ранее саммитов приняли решение создать в Италии аналогичное молодежное объединение, и в июле 2011 года в Москве прошла первая встречаJ8ClubRussia-J8ClubItaly. В настоящее время участники движения ведут переговоры об открытии подобных организаций в Германии и во Франции.

Молодежное движение "Юношеская восьмерка"(J8ClubRussia) – прогосударственное, внепартийное общественное объединение, созданное российскими участниками Саммитов "Юношеской восьмерки" и соответствующих конкурсов. Задачи "Юношеской восьмерки": выявление и поддержка образованной, интеллектуальной, талантливой, патриотичной молодежи России, развитие молодежной дипломатии. Поддержку деятельности движения оказывают Помощник Президента РФ А.В. Дворкович, Министерство Образования и науки РФ, Министерство Иностранных Дел РФ, компания Газпром Инвест Восток.

Координатор информационного центра «Юношеской восьмерки»: Евгения Синепол

е-mail: info@j8club.ru, тел.: + 7 (911) 256-55-04

Основные принципы информационного сопровождения конкурса «Юношеская восьмерка в России»: точность, оперативность, внимание к деталям с целью установления и поддержания высокого уровня доверия к источнику информации о проекте со стороны целевой аудитории и СМИ. Специалистам, осуществляющим информационное сопровождение проекта, необходимо руководствоваться следующими рекомендациями:

Размещая информацию о конкурсе на подконтрольных специалисту веб-ресурсах:

• использовать официальную информацию о конкурсе, содержащуюся в данном документе, сохраняя точность формулировок;

• удостовериться в том, что пользователь имеет возможность перейти на эту страницу с главной страницы веб-ресурса, на котором она создана;

• удостовериться в том, что она доступна для индексирования поисковыми системами;

• разместить на странице следующий текст и ссылки: Узнать новости конкурса «Юношеская восьмерка в России» - http://www.j8club.ru; Задать вопрос участникам и победителям конкурсов прошлых лет и представителям центрального оргкомитета конкурса –http://vkontakte.ru/j8club

• разместить на странице полную информацию об организаторах и партнерах конкурса (предоставляется центральным орг.комитетом).

При получении от представителей СМИ запросов информации о конкурсе:

• предоставить запрашиваемую информацию в течение не более чем одного рабочего дня, а представителям телевизионных компаний – в течение одного часа;

• сообщить о возможности обратиться за дополнительной информацией о проекте к координатору информационного центра «Юношеской восьмерки» Евгении Синепол по е-mail: info@j8club.ru или по телефону + 7 (911) 256-55-04

При получении от представителей целевой аудитории проекта (старшеклассников, учителей, родителей, сотрудников администрации учебных заведений) запросов информации о конкурсе:

• предоставить запрашиваемую информацию в течение не более чем одного рабочего дня;

• сообщить о возможности обратиться за дополнительной информацией о проекте к секретарю конкурса Шеповаловой Александре Александровне, телефон: +7 (960) 288-60-30 Эл.почта: j8russia12@mail.ru

В течение всего проекта:

• Своевременно и в точности согласно предлагаемым формам отчетности предоставлять запрашиваемую центральным оргкомитетом конкурса информацию о ходе и результатах работы;

• Своевременно и в полной мере использовать возможность получить консультацию секретаря конкурса и координатора информационного центра проекта по любому вопросу, вызывающему сомнения или неуверенность, прежде чем передавать информацию представителям СМИ или целевой аудитории;

• В течение одного рабочего дня, а в ходе второго тура конкурса – в течение одного часа вносить исправления, дополнения, изменения, рекомендуемые центральным оргкомитетом в свою работу по информационному сопровождению проекта.

План информационной поддержки проекта и предоставления отчетности

Для специалистов всех субъектов РФ, входящих в ПФО

Событие	Работа с целевой аудиторией	Работа со СМИ	Примечание
Подготовка к конкурсу	Определен специалист по работе с целевой аудиторией проекта (школьниками, учителями, родителями, сотрудниками администрации школ, сотрудниками городских и районных органов управления образованием, молодежными общественными объединениями) – координатор конкурса в субъекте РФ. Центральный оргкомитет получил информацию о специалисте: ФИО, должность, место работы, мобильный телефон, адрес электронной почты специалиста; убедился в ее достоверности, проведя личную встречу/телефонные переговоры/скайп-переговоры, а также вступив в переписку со специалистом по электронной почте. Специалист подтвердил получение методических рекомендаций по организации и информационному сопровождению проекта, ознакомился с ними*. Специалист подтвердил получение шаблона информационного письма, бланка анкеты участника, шаблона согласия на обработку персональных данных, бланка характеристики учащегося от имени классного руководителя*. Специалист подтвердил получение шаблона презентации проекта в формате PowerPoint*. Специалист подтвердил получение видео-материалов о проекте. * Специалист создал веб-страницу, посвященную проекту в соответствии с . Специалист представил центральному оргкомитету календарный план работы по информированию целевой аудитории о проекте с указанием каналов, которые планирует использовать и организаций, с которыми планирует взаимодействовать (включая контактную информацию о партнерах в этих организациях).	Определен специалист по работе со СМИ субъекта РФ в рамках проекта. Центральный оргкомитет получил информацию о специалисте: ФИО, должность, место работы, мобильный телефон, адрес электронной почты специалиста; убедился в ее достоверности, проведя личную встречу/телефонные переговоры/скайп-переговоры, а также вступив в переписку со специалистом по электронной почте. Специалист подтвердил получение шаблона презентации проекта в формате PowerPoint*. Специалист подтвердил получение видео-материалов о проекте* Специалист предоставил центральному оргкомитету информацию о представителях СМИ, с которыми планирует осуществлять взаимодействие в рамках проекта, включая контактную информацию. Специалист подтвердил получение образца пресс-релиза о старте конкурса*.	В целях повышения эффективности информационного сопровождения проекта рекомендуется не совмещать эти обязанности в рамках работы одного специалиста, определить именно двоих ответственных – по одному на каждое направление, но при этом наладить максимально тесное взаимодействие между ними. В этот, как и в любой другой период возможна организация проверки владения информацией о проекте с использованием технологии «таинственный покупатель». *материалы предоставляются центральным оргкомитетом в электронном виде
Конкурс объявлен, идет сбор работ	Специалист оперативно консультирует представителей целевой аудитории. Специалист поддерживает актуальность информации, размещенной на веб-странице. Специалист по запросу предоставляет центральному оргкомитету отчет в свободной форме о ходе выполнения ранее представленного плана информирования целевой аудитории. Специалист представляет проект потенциальным членам конкурсной комиссии, используя предоставленные центральным оргкомитетом материалы. Специалист оперативно информирует своего коллегу, ответственного за работу со СМИ о ходе проекта. Специалист обновляет информацию, размещенную на веб-странице: публикует информацию о составе конкурсной комиссии (ФИО, места работы, звания, научные степени, должности членов Жюри).	Специалист готовит пресс-релиз о старте конкурса на основе предоставленного шаблона. Специалист готовит пресс-релиз о составе конкурсной комиссии на основе предоставленного шаблона. Специалист рассылает пресс-релизы в Информационные Агентства, периодические печатные издания, отделы информации радиостанций и телеканалов Субъекта Российской Федерации. Специалист обрабатывает запросы СМИ на получение дополнительной информации. Специалист инициирует и организует интервью о конкурсе с координатором Конкурса в регионе, другими представителями Администрации Субъекта РФ. Специалист фиксирует публикации о проекте во всех СМИ согласно предоставленной центральным оргкомитетом форме. Специалист предоставляет отчет о публикациях координатору информационного центра проекта (в электронном виде, по электронной почте info@j8club.ru).	Допустимые формулировки: Саммит «Юношескойвосьмерки», Встреча «Юношеской восьмерки», СаммитJ8. НЕдопустимыеформулировки: Саммит «Молодежнойвосьмерки», «молодежный саммит Большой Восьмерки» и т.п. Нежелательна организация интервью со школьниками-участниками 1 этапа Конкурса. Причины: на этом этапе значительно затруднен процесс выявления участников, достаточно информированных о проекте и достаточно психологически подготовленных к работе со СМИ.
Сбор работ завершен	Специалист обновляет информацию, размещенную на веб-странице: публикует данные о количестве работ, о преобладающей тематике конкурсных эссе. Специалист оперативно предоставляет всю новую информацию о проекте своему коллеге, ответственному за работу со СМИ.	Специалист готовит пресс-релиз о числе участников конкурса из региона, преобладающей тематике работ на основе предоставленного шаблона. Специалист рассылает пресс-релиз в Информационные Агентства, периодические печатные издания, отделы информации радиостанций и телеканалов Субъекта Российской Федерации. Специалист обрабатывает запросы СМИ на получение дополнительной информации. Специалист фиксирует публикации о проекте во всех СМИ согласно предоставленной центральным оргкомитетом форме.
Подведены итоги первого тура конкурса, определены победители	Специалист оперативно обновляет информацию на веб-странице о конкурсе: размещает список победителей первого тура. Специалист информирует победителей первого тура конкурса о дальнейшем ходе проекта. Специалист предоставляет полную информацию о победителях первого тура своему коллеге, ответственному за работу со СМИ. Специалист предоставляет центральному оргкомитету конкурса отчет о результатах первого тура согласно требованиям.	Специалист организует пресс-конференцию с участием представителей конкурсной комиссии, победителей первого тура конкурса (по возможности), координатора конкурса в регионе и др. представителей Администрации Субъекта РФ. Специалист предоставляет координатору информационного центра список приглашенных к участию журналистов и список журналистов в действительности посетивших пресс-конференцию, включая контактные данные. Специалист целенаправленно инициирует и организует встречи представителей региональных СМИ с победителями первого тура конкурса (во всех населенных пунктах, где проживают победители), обрабатывает соответствующие запросы со стороны СМИ. Специалист фиксирует публикации о проекте во всех СМИ согласно предоставленной центральным оргкомитетом форме. Специалист предоставляет полный отчет обо всех публикациях за весь период подготовки и проведения первого тура конкурса координатору информационного центра проекта (в электронном виде, по электронной почте info@j8club.ru). Специалист готовит расширенную медиа-карту, содержащую информацию (включая контактную) о СМИ тех населенных пунктов, где проживают участники второго тура.
Объявлен второй тур, участники-представители Субъекта РФ отправились/прибыли на место проведения второго тура	Специалист обновляет информацию на веб-странице о конкурсе: размещает подробную информацию о победителях первого тура, используя данные, содержащиеся в их анкетах и эссе, а также организуя интервью с победителями (возможно – онлайн).	Специалист готовит пресс-релиз о старте второго тура конкурса на основе предоставленного шаблона. Специалист рассылает пресс-релизы в Информационные Агентства, периодические печатные издания, отделы информации радиостанций и телеканалов Субъекта РФ, уделяя особенное внимание тем СМИ, которые размещали информацию о ходе и результатах первого тура конкурса а также СМИ тех населенных пунктов, где проживают участники второго тура. Специалист обрабатывает запросы СМИ на получение дополнительной информации, находясь в тесном рабочем контакте с координатором информационного центра проекта.	На этом этапе возможно звонить на мобильные телефоны участникам второго тура с целью получить у них комментарии для СМИ или для наполнения веб-страницы, однако необходимо учитывать, что участники могут не отвечать на звонки во время занятий со специалистами центрального оргкомитета, официальных и творческих мероприятий. В таком случае необходимо связаться с координатором информационного центра и сообщить о необходимости получить комментарий того или иного участника конкурса (или представителя оргкомитета)
Произошло крупное событие в рамках второго тура		Специалист готовит и распространяет пресс-релиз о событии на основе предоставленного шаблона.	Желательно запросить у координатора информационного центра проекта комментарий об участии конкретных конкурсантов в событии, чтобы сделать пресс-релиз интересным для региональных СМИ
Подведены итоги конкурса, определены победители и призеры	Специалист обновляет информацию на веб-странице о конкурсе: размещает список победителей, уделяя особенное внимание представителям своего Субъекта РФ, если таковые среди победителей и/или призеров есть. Специалист информирует директоров школ, где обучаются победители и призеры конкурса, об успехах их учеников. Специалист предоставляет контактную информацию директоров школ своему коллеге, ответственному за работу со СМИ, для организации пресс-конференции с их участием.	Специалист готовит и распространяет пресс-релиз об итогах конкурса на основе предоставленного шаблона, дополняя его подробной информацией о представителе (представителях) Субъекта РФ, вошедшем (вошедших) в число победителей/призеров конкурса. По возвращении победителей и призеров конкурса домой специалист организует пресс-конференции с их участием в столице Субъекта РФ или в населенных пунктах, где они проживают. Специалист предоставляет полный отчет обо всех публикациях за весь период подготовки и проведения второго тура конкурса координатору информационного центра проекта (в электронном виде, по электронной почте info@j8club.ru).	К участию в пресс-конференции рекомендуется пригласить также учителей и директоров школ, где обучаются победители/призеры конкурса, в пресс-релиз об итогах конкурса включить комментарии родителей, друзей и учителей.
Произошло крупное событие в рамках проекта: Началась образовательная сессия для победителей конкурса; Участники второго тура конкурса отправились на международную смену в ВДЦ «Орленок» Участники конкурса работают в проекте движения «Юношеская восьмерка»	Специалист оказывает координатору информационного центра проекта необходимое содействие в информировании целевой аудитории (при необходимости).	Специалист готовит и распространяет пресс-релиз о событии на основе предоставленного шаблона.	События, достойные внимания общественности и СМИ при участии школьников из Субъекта РФ, участвовавших в конкурсе, происходят на протяжении всего года, их число растет с каждым годом существования проекта. Центральный оргкомитет конкурса и молодежное движение «Юношеская восьмерка» рассчитывают на информационную поддержку.

Для специалистов города, принимающего второй тур конкурса «Юношеская восьмерка в России»

Второй тур конкурса «Юношеская восьмерка в России» традиционно насыщен яркими событиями, достойными широкого освещения средствами массовой информации, качественной рекламной и информационной поддержки.

В ходе подготовки ко второму туру конкурса необходимо:

1. Определить специалиста, ответственного за сувенирное и рекламное сопровождение мероприятия.

2. Определить специалиста, ответственного за работу со СМИ в рамках второго тура конкурса.

3. Определить специалиста (или event-агентство), ответственного за подготовку и организацию массовых мероприятий – церемоний открытия и закрытия второго тура конкурса.

4. Определить фотографа и видео-оператора, постоянно работающих на мероприятии, в течение всех дней (или компанию-подрядчика по этим работам).

5. Предоставить центральному оргкомитету соответствующую контактную информацию не позднее, чем за 1 месяцдо предполагаемой даты начала второго тура.

Специалисту по рекламному и сувенирному обеспечению проекта:

6. Составить и согласовать подробный адресный медиа-план по наружной (outdoor) рекламе (щиты 3*6, растяжки, плазменные экраны в местах с наибольшей проходимостью, баннеры и растяжки в местах проведения мероприятий второго тура);

7. Получить от коллег, ответственных за работу со СМИ и организацию массовых мероприятий перечень необходимой им продукции.

8. Составить и согласовать подробный план размещения indoor-рекламы в местах проведения мероприятий второго тура конкурса (ролл-ап стенды, плазменные экраны в гостинице, бренд-волл для организации пресс-конференции и пресс-подхода), декорации для организации и проведения массовых мероприятий.

9. Получить от координатора информационного центра проекта эскизы сувенирной, рекламной, печатной продукции, продукции для обеспечения массовых мероприятий,

10. Определить подрядчиков для производства всей необходимой продукции и согласовать бюджет;

11. Получить у подрядчиков и предоставить координатору информационного центра технические требования к макетам продукции;

12. Получить макеты, подготовленные к печати;

13. Обеспечить своевременное производство и доставку/размещение рекламной, печатной, сувенирной продукции в согласованных местах.

Ориентировочный перечень рекламной и сувенирной продукции: щиты 3*6, растяжки, сити-форматы, ролики для плазменных панелей, ролик для рекламы по радио, ролл-ап стенды для indoor-размещения, бренд-воллы для фотографирования, пресс-воллы для оформления площадки пресс-конференции и пресс-подхода, папки, блокноты, бейджи, пакеты, ручки, евробуклеты, значки, шарфы, футболки/поло/толстовки.

Специалисту по подготовке и организации массовых мероприятий: 14. Во взаимодействии с главным режиссером центрального оргкомитета, а также с коллегой, ответственным за производство, подготовить и провести (выступая в качестве администратора мероприятий) церемонии открытия и закрытия конкурса, другие массовые мероприятия, входящие в программу второго тура конкурса. Подробный список работ определяется главным режиссером.

Специалисту по работе со СМИ:

15. Составить и предоставить координатору информационного центра медаи-карту, включающую контактные данные представителей СМИ, с которыми предполагается взаимодействовать в рамках мероприятия;

16. Составить и согласовать с центральным оргкомитетом план участия организаторов конкурса, его участников и победителей в ток-шоу на телевидении и радио (получить от координатора информационного центра список потенциальных спикеров со стороны центрального орг.комитета);

17. Организовать пресс-конференцию, посвященную открытию конкурса: полный цикл работ – выбор площадки, оформление площадки (во взаимодействии с координатором информационного центра и специалистом по производству рекламной и сувенирной продукции), обеспечение информационными материалами, техническое обеспечение (свет, визаж для спикеров, микрофоны, таблички с именами спикеров), кейтеринг, сопровождение журналистов, и т.д.

18. Подготавливать на основе шаблонов и распространять пресс-релизы о событиях второго тура;

19. Приглашать журналистов для освещения ключевых событий второго тура и его будней, обеспечивать их работу таким образом, чтобы это было удобно им, но не создавало препятствий организаторам второго тура (получить от координатора информационного центра список открытых для СМИ мероприятий);

20. Организовать пресс-подход к победителям и призерам конкурса по завершении церемонии закрытия второго тура;

21. Предоставить отчет о публикациях, посвященных второму туру конкурса и его результатам в предложенной координатором информационного центра форме.

Конкурс «Юношеская восьмерка в России» - не единственный проект, в котором примут участие конкурсанты, решив присоединиться к работе молодежного движения «Юношеская восьмерка».

Предполагаемые информационные поводы:

1. Начало подготовки участия Российской Федерации в Саммите «Юношеской восьмерки» или другом международном форуме, отъезд школьника-победителя из региона в Санкт-Петербург и Москву для прохождения подготовки;

2. Возвращение представителя региона с подготовительных сборов в Санкт-Петербурге и Москве. В этот момент желательно организовать интервью с ним(ней), в ходе подготовительных сборов участники делегации примут участие в тренинге по работе со СМИ и будут подготовлены к ней.

3. Определение состава российской делегации на Саммит «Юношеской восьмерки» или другой международный форум.

4. Отъезд представителя региона на форум в составе российской делегации. Возможна организация проводов участника форума на место сбора делегации с участием представителей Администрации субъекта РФ и приглашение тележурналистов для освещения этого события.

5. Избрание одного из участников делегации представителем российской команды на встрече с главами государств G8 или другое значимое достижение в рамках того или иного международного форума.

6. Возвращение участника домой. Интервью по итогам работы на международном форуме.

7. Дополнительные программы и мероприятия для участников, призеров и победителей конкурса: международная смена в ВДЦ «Орленок», специальная смена «Загадки Петербурга»

8. Работа участников конкурса-представителей региона в проектах молодежного движения «Юношеская восьмерка».

Шаблоны пресс-релизов, посвященных этим событиям, предоставляются координатором Информационного центра Евгенией Синепол. Центральный оргкомитет конкурса и молодежное движение «Юношеская восьмерка» рассчитывают на информационную поддержку.

тел. 8-911-256-55-04, e-mail: info@j8club.ru, skype: jsinepol