Создание запроса в режиме Конструктор (основной режим построения)

Режим Конструктор в запросах является основным. Даже запрос, выполненный в режиме Мастер, может потребовать доработки: выполнить вычисления, сгруппировать данные или произвести еще какие-либо действия. Выполнение всех дополнительных условий производится в режиме Конструктор - здесь можно сделать практически все.

Так же как и в мастере запросов, открытие запроса в режиме Конструктор происходит двумя способами:

 в основном окне базы данных выбрать объект Запросы, на панели инструментов основного окна нажать кнопку Создать и в окне Новый запрос выбрать строку Конструктор. Кнопка ОК в этом случае откроет два окна: Запрос!: запрос на выборку и Добавление таблицы;

тот же результат даст двойной щелчок по надписи Создание запроса в режиме конструктора в окне объекта Запросы.

Окно Добавление таблицы уже встречалось при составлении схемы данных, поэтому действия нам знакомы: выбрать требуемую таблицу и нажать кнопку Добавить. Выбранная таблица появится в зоне отбора таблиц окна Запрос на выборку в верхнем (сером) поле. После вывода необходимых таблиц или запросов окно Добавление таблицы надо закрыть. Если вы случайно закрыли окно Добавление таблицы, ничего страшного. Оно возвращается на экран при выборе команды Добавить таблицу после нажатия правой кнопки мыши в верхней серой зоне окна. Если же вы выбрали лишнюю таблицу, то ее можно удалить с помощью команды Удалить таблицу, щелкнув по ней правой кнопкой мыши.

К выбору таблиц нужно отнестись внимательно, так как вместо данных в них могут находиться коды. Лучше всего ориентироваться на таблицы, в которые информация вносится впервые. Например, вам нужно знать название товара и его количество. Эти данные находятся в таблице Поставка, однако название товара здесь представлено в виде кода, поэтому для отбора данных вам потребуется две таблицы: Товар и Поставка.

Теперь из таблиц нужно выбрать необходимые поля. Это можно сделать тремя способами:

 перетащить поле из окна выбранной таблицы в ниж­нюю часть окна Запрос на выборку в свободную (белую) строку Поле, удерживая нажатой левую кнопку мыши. Такую же операцию мы выполняли, создавая схему данных. В результате в строке Поле появится имя отобранного поля, а в строку Имя таблицы автоматически будет внесено название таблицы, из которой это поле было выбрано;

 в нижней части окна построителя запроса в строке Имя таблицы выбрать из списка нужную таблиц); после чего в строке Поле появится список полей данной таблицы, из которого выбирается нужное поле;

 поле выбирается при помощи двойного щелчка мышью в зоне выбранной таблицы, находящейся в верхней части построителя запроса.

При отборе таблиц связи полей устанавливаются автоматически в соответствии со схемой данных, но при удалении или добавлении полей они могут быть потеряны. В этом случае их связь восстанавливается вручную, аналогично созданию связи в схеме данных.

Удалять связи между таблицами при составлении запроса нельзя, так как запрос в этом случае работать не будет.

В строке Вывод на экран устанавливается флажок для полей, которые будут отражены на экране в режиме таблицы. Бывают случаи, когда отобранные поля нужны для создания формул или других промежуточных действий в запросе. Эти поля в новую таблицу не войдут, но они нужны для ее построения. Тогда в строке Вывод на экран флажок напротив данных полей будет снят.

Проверить запрос можно с помощью кнопки ! на панели инструментов. Запрос переходит в режим таблицы, и, если он не выполняется, следует доработать его, вернувшись в режим Конструктор.

После проверки запроса окно построителя закрывается. При этом появится сообщение о сохранении запроса. Если содержащиеся в нем данные будут использованы в дальнейшем, запрос надо сохранить, присвоив ему индивидуальное имя. В основном окне базы данных в объекте Запросы появится новый запрос.

Открытие запроса производится двойным щелчком мыши по названию. Запрос открывается в режиме таблицы.

Формы

Форма - это объект Access, без которого можно обойтись. Он создан специально для пользователя. Экран принимает удобный для обработки информации вид с учетом того, что пользователь может работать в базе данных несколько часов. Оттого, каким будет экран компьютера все это время, зависит ваше настроение и здоровье. Часто формы приближают к виду уже известных бумажных документов. Такой подход позволяет специалистам других отраслей легко перейти на электронные документы.

Через формы можно загружать данные в таблицы, просматривать и корректировать их. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к информации, выводить необходимые сообщения.

Источником данных для создания форм являются таблицы или запросы. Форму можно создать с помощью мастера или конструктора. С помощью мастера можно создать ленточную форму, форму в один столбец, табличную и форму выравнивания.

В режиме Конструктор вы можете создать свой дизайн формы, не используя шаблоны мастера

Создание формы с помощью мастера

Мастер создает форму за четыре шага:

1. В главном окне базы данных (в нашем случае это Товары), выбрать объект Формы и нажать кнопку Создать. Появится окно Новая форма.

В качестве источника данных в окне надо выбрать таблицу или запрос и выделить фразу Мастер форм или требуемую автоформу, после чего нажать ОК. При выборе автоформы требуемая форма появится сразу. При выборе мастера форм последовательно откроются четыре окна Создание форм.

2. В первом окне будут представлены доступные поля выбранной таблицы или запроса. Надо перенести те из них, которые требуются для формы, в область Выбранные поля и нажать кнопку Далее.

В это окно можно попасть, пропустив предыдущий шаг и два раза щелкнув по надписи Создать форму с помощью мастера. При этом теряется возможность выбора автоформы. Так как пропущено предыдущее окно, здесь повторно дается возможность выбора таблицы или запроса в строке Таблицы и запросы

3. Во втором окне необходимо выбрать внешний вид формы и опять нажать кнопку Далее.

4. В третьем окне надо выбрать стиль оформления и снова нажать кнопку Далее.

5. В четвертом, последнем, окне задается имя формы, после чего необходимо нажать кнопку Готово.

На экране должна появиться созданная форма. При желании ее можно доработать в режиме Конструктор.

Создание формы с помощью конструктора

Конструктор поможет создать форму в более свободном стиле. Начало будет таким же, как и в мастере.

1. В главном окне базы данных следует выбрать объект Формы и нажать кнопку Создать, Появится окно Новая форма. Здесь надо выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос, однако выделить теперь необходимо фразу Конструктор, после чего нажать ОК. На экране должны появиться окна: главное окно Форма1: форма и вспомогательные окна Список полей выбранной таблицы или запроса и Панель элементов.

2. Из меню Вид надо выбрать пункт Заголовок/примечание формы. Форма поделится на три части, которые разделены поперечными разделителями с названиями Заголовок формы, Область данных и Примечание формы. Размер каждой части можно регулировать передвижением разделителей вверх или вниз.

Размер формы ограничен размером экрана.

При увеличении размеров каждой отдельной части формы можно потерять информацию.

3. В зоне Заголовок формы впишите название формы. Для этого надо выделить кнопку (Надпись)на Панели элементов. Курсор примет вид ⁺А.

Удерживая левую кнопку мыши, выделите место для записи. На экране появится прямоугольник с мигающим внутри него курсором, который предлагает вписать название формы. Выполнение надписи в базе данных производится аналогично операции Рамка с текстом в текстовом редакторе Word. Форматировать текст следует при выделенной рамке с помощью инструментов форматирования.

4. Зону заголовка, как и любую другую зону, можно залить цветом. Правой кнопкой мыши щелкните в пределах зоны и выберите строку контекстного меню Цвет заливки/фона. Перед вами появится палитра. Если при выборе цвета будет выделена рамка с текстом, то залита будет эта рамка, а не вся зона. Раскрашивание - занятие увлекательное, однако в дизайне есть правило: использовать не более трех цветов.

5. Перейдем к зоне Область данных. В окне Слисок полей поочередно выделите поля и, удерживая их левой кнопкой мыши, перетащите из таблицы в зону Область данных

6. Здесь ноля превратятся в элементы управления, состоящие из двух рамок с одинаковым названием. Поле в белой рамке - это связанное поле, то есть надпись при выходе в режим формы заменится на данные из отобранных таблиц или запросов, поэтому текст в связанном поле изменять нельзя, его можно только форматировать: изменить размер, шрифт, цвет. Поле в серой рамке - это присоединенная надпись (то есть поясняющая). При переходе в режим Форма она будет располагаться рядом с данными таблицы как пояснение. Присоединенную надпись можно полностью изменять для более привычного обозначения.

7. В режиме Конструктор в любую область формы можно добавить рисунок. Для этого нужно выделить область (щелчком мыши по разделительной линии с названием области) и выполнить команду Вставка - Рисунок. В этом случае можно вставить любой имеющийся рисунок, указав путь к файлу, в котором он содержится.

Отчеты

Любая работа завершается отчетом или каким-либо другим печатным документом. Отчет - это общее название результирующих документов. К ним относятся приказы, справки, счета, накладные, ордера, сводки и т.д. В Access все эти документы внесены в один объект Отчеты, который предназначен для вывода на бумагу данных. Непосредственно перед печатью отчет всегда можно предварительно просмотреть на экране.

Общий принцип создания отчетов во многом схож с методом создания форм: определяется источник данных для отчета, поля источника данных перетаскиваются в отчет, имеется возможность определить подотчет, то есть подчиненный отчет, и т.д. Отчет, так же как форма, может состоять из заголовка и примечания. Эти части выводятся только на первой и последней страницах многостраничного документа. В отличие от форм в отчетах есть верхний и нижний колонтитулы, которые выводятся на каждой странице многостраничного документа. Основная часть отчета - область данных. Заголовок, примечание и колонтитулы могут включаться в отчет или исключаться из него с помощью соответствующих команд меню Вид в режиме Конструктор. В Access первоначально создается макет отчета, по которому осуществляется вывод данных в виде печатного документа. Организация макета позволяет создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисление итоговых данных.

Печать отчета выполняется с помощю команды меню Файл > Печать или нажатием на кнопку (Печать). Это можно сделать и при закрытом отчете, выделив название отчета, который требуется распечатать. Если по названию дважды щелкнуть мышью, то откроется окно предварительного просмотра со своей панелью инструментов

Перед началом создания отчета надо представлять его, как он будет выглядеть. При этом определяется состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных, и вычисляемых реквизитов, а также определяются поля, по которым нужно группировать данные. Для каждого уровня группировки задаются заголовки, примечания и вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета, и определяется порядок вывода данных в отчете.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме Конструктор. Созданный мастером отчет можно доработать в конструкторе.

В качестве основы для отчета может быть использован запрос или таблица.

Создание отчета с мастером

Отчеты создаются при выборе объекта Отчеты в главном окне базы данных и нажатии на кнопку Создать, расположенную на панели инструментов окна базы данных. В появившемся диалоговом окне Новый отчет необходимо выбрать режим создания отчета и указать источник данных.

Предпочтительнее создавать отчет с помощью мастера, так как он поможет выполнить многие этапы построения отчета.

1. Итак, в окне Новый отчет выбираем строку Мастер отчетов и нажимаем ОК.

2. Переходим на первый шаг работы мастера. Открывается знакомое окно для выбора полей. Не забудьте указать в нем таблицу или запрос. Нажимаем кнопку Далее.

3. Открывается окно второго шага, где необходимо установить уровень группировки, то есть если вы хотите вывести все данные по наименованию товара, то первым надо выбрать поле Товар, если же вы отдаете предпочтение цене, первым полем будет Цена Поставки. Остальные поля группируются внутри первого поля. Как будет выглядеть отчет, покажет макет в окне мастера. Уровень поля переносится вверх или вниз стрелками, расположенными в центре окна. Нажимаем кнопку Далее.

4. На третьем шаге мастер предлагает выполнить сортировку записей в отчете. Вы помните, что новые записи вносятся последними, поэтому внутри таблиц и запросов они размещаются хаотически. Такое же размещение будет и в отчете, если не сделать сортировку. В этом же шаге производится подведение итогов, поэтому возвращаться и специально создавать итоговый запрос не надо. Кнопка Итоги откроет окно подведения итогов, где нужно поставить галочку напротив поля с указанием итоговой операции. При нажатии кнопки ОК произойдет возврат в окно сортировки. Нажимаем кнопку Далее.

5. Четвертый и пятый шаги определяют вид и стиль отче­ та. Переход с одного шага на другой осуществляется кнопкой Далее.

6. Последний, шестой, шаг служит для сохранения отчета. В некоторых случаях это можно не делать, сразу отправив документ на печать. Для этого на предыдущем шаге нажимается кнопка Готово. Это можно сделать на любом шаге - сохранение отчета все равно произойдет, однако это приведет ко многим недоработкам, а вернуться назад уже будет нельзя. Кроме того, при автоматическом запоминании отчету буде присвоено имя таблицы или запроса, которые являются для него источниками данных.

Удачи !