Тема 5. Базы данных

Требования к студенту: уметь разрабатывать многотабличные базы данных, выделяя главные и подчиненные, устанавливать связи между таблицами; создавать и модифицировать структуру таблицы, выбирая подходящие форматы данных и параметры полей; вводить данные в базу данных с помощью СУБД, создавать новые формы и вводить данные с их помощью; организовывать сортировку записей, поиск записей по их реквизитам, создавать запросы – на поиск, на изменение данных, на подведение итогов; создавать отчеты.

Основные термины и понятия

База данных – организованная структура, предназначенная для хранения и представления информации. С понятием база данных тесно связано понятие система управления базами данных (СУБД).

СУБД - комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой БД, наполнения ее содержанием, редактирования содержимого, отбора отображаемых данных в соответствии с заданными критериями, их упорядочения, оформления и последующего представления в виде отчета.

Таблица – основной объект БД, набор данных по конкретной теме. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, это делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных.

Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).

Общее поле связывает две таблицы таким образом, что Microsoft Access может объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати.

В режиме конструктора можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы. В режиме таблицы можно добавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы. Также можно отображать записи из таблиц, связанных с текущей таблицей, путем отображения подтаблиц в пределах основной таблицы. С некоторыми ограничениями можно работать с данными подтаблицы многими из способов, используемых для работы с данными основной таблицы.

Для хранения данных создается по одной таблице на каждый тип отслеживаемых сведений. Для объединения данных из нескольких таблиц в запросе, форме, отчете или на странице доступа к данным определяются связи между таблицами, называемые схема данных.

Для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, создается запрос. Запрос также может обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять стандартные или пользовательские вычисления с данными.

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице создается форма. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран с использованием макета, выбранного в мастере форм или созданного пользователем самостоятельно.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде создается отчет. Например, можно напечатать один отчет, группирующий данные и вычисляющий итоговые значения, и еще один отчет с другими данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

Чтобы сделать данные доступными через Интернет или интранет для создания отчетов в интерактивном режиме, используется страница доступа к данным. Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран с использованием макета, выбранного в мастере форм или созданного пользователем самостоятельно. Пользователи могут работать с данными при помощи средств страницы доступа к данным.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Наиболее распространенный тип запросов — запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям,

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.