Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. Объяснительная записка такого рода пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.

Справки

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составление справок осуществляется и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылки как на период времени, к которому относятся перечисленные в справке данные, так и на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный индекс, дату, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или на компьютере.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: “Настоящая справка дана...”, “Настоящим подтверждается, что........... действительно работает....” и т.д.

В тексте справки обязательно указывается организация, в которую она представляется.

Письмо

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.

Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т. д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4 или А5 (если текст не превышает семи строк). На бланке письма указываются название вышестоящей организации, данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, номер счета в банке, справочный телефон, предусмотрено место для номера и даты письма, а также номера и даты входящего письма, место для заголовка к тексту и для адресата. Инициативные письма организации-автора имеют один номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято давать, кроме того, еще ссылку на номер и дату той организации, от которой получено письмо. Пример бланка письма см в Приложении 6.

Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы), доказательства (содержит обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке такого рода документов и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По своему объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

Самой общей рекомендацией по составление текста служебных писем является пожелание избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости (“не откажите в любезности”, “с глубоким почтением”). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т. п. можно выразить деепричастными оборотами: "тщательно рассмотрев Ваше предложение", "детально ознакомившись с Вашим проектом”, “внимательно изучив Ваши замечания”). Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов (для формулировки причин принятия решений), которыми следует начинать фразу: "учитывая высказанные замечания...", "считая принципиальным положение...", "рассматривая предложенный ассортимент...”.

Убедительность служебных писем достигается за счет использования при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа "Оплата гарантируется...", "В порядке обмена...", “В соответствии с предварительной договоренностью...”, “В связи с проведением совместных работ..." и т. д.

В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: “завод не предполагает”, “издательство не планирует”, “институт не считает возможным”, “фирма не может обеспечить” ,”организации не требуется” и т.д. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т. п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.

Если письмо содержит формулы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: “Уважаемый Николай Егорович!........С уважением, Начальник управления......” Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.