Access 2007

Для вычисления стоимости всех компонентов заказа применяется функция DSum. Нужная вам информация хранится в таблице OrderDetails, но вы хотите отобрать только те записи, у которых поле OrderlD совпадает с идентификационным номером текущего заказа. Наконец, нужно сложить вместе стоимости всех компонентов заказа. И как вы знаете из ранее изложенного, стоимость в строке заказа вычисляется перемножением полей Price и Quantity.

Держа все это в голове, можно создать следующее вычисляемое поле: =DSum("Price*Quantity","OrderDetails","OrderID=" & [ID])

Первый аргумент — вычисляемое поле, которое берется из каждой записи. Второй аргумент — имя используемой таблицы. Третий аргумент отбирает только те записи, которые соответствуют текущему заказу. Если у текущего заказа идентификационный номер (ID) 455, последний параметр отберет все записи из таблицы OrderDetails, у которых OrderID=4 55. И снова вы сможете охватить все разом с помощью функции Format, если хотите, чтобы окончательный результат выглядел как денежная сумма.

У данного вычисляемого поля есть одна хитрость, но сначала придется внести еще одно усовершенствование. Обычно программа Access подсчитывает вычисляемые ноля при первом отображении записи. Однако вам нужна гарантия того, что общий итог вычисляется заново при каждом изменении в списке элементов заказа. Для этого необходимо вызывать метод Form.Recalc, когда запись из таблицы OrderDetails добавляется, обновляется или удаляется. Далее приведен программный код, реализующий этот прием:

Private Sub Form_Afterlnsert() Forms("PlaceOrder").Recalc

End Sub

Private Sub Form_AfterUpdate()

Forms("PlaceOrder").Recalc

End Sub

Private Sub Form_AfterDelConfirm(Status As Integer)

Forms("PlaceOrder").Recalc

End Sub

Теперь можно создать и заполнить заказ, не строя догадок о его общей стоимости.

Получение сведений о цене

Как вы узнали из главы 5, иногда в таблице приходится хранить моментальные данные - информацию, которая копируется из одной таблицы в другую, поскольку может меняться со временем. Хороший пример — цены товаров, которые эволюционируют со временем ("эволюционирование" — это мягкий аналог "неуклонного роста"). Итак, у текущего товара необязательно та же цена, по которой вы заказывали его на прошлой неделе. Для того чтобы отслеживать величину вашего долга компании, в таблице OrderDetails нужно хранить продажную цену товара.

601

Но эта система создает проблему при заполнении заказа. Выбрать компонент заказа довольно легко — нужно выделить товар в списке подстановки. Но список подстановки устанавливает только поле ProductID для записи таблицы OrderDetails. Целиком ваша задача — выяснить правильную цену и скопировать ее из таблицы Products в новую запись.

К счастью, это можно сделать довольно легко. Можно отреагировать на событие On Change (Изменение) в списке ProductID, которое возникает при каждом выборе товара. Затем можно применить статистическую функцию по подмножеству DLookup для поиска соответствующей цены и вставить ее в поле Price автоматически. Далее приведен код, делающийэто:

Private Sub ProductID_Change ( )

Price = DLookup("Price", "Products", "ID=" & ProductID) Quantity =1

End Sub

В данном коде также задается значение 1 для поля Quantity, что служит важной отправной точкой. Если необходимо, можно изменить значения полей Price и Quantity после того, как товар выбран. Или создать более строгую форму — можно задать значение Да в свойстве, Блокировка (Locked) элемента управления Price, чтобы запретить любые изменения цены 1 (как сделано в БД Boutique Fudge). В этом случае, когда создается заказ, вы вынуждены использовать действующую в данный момент цену без возможности скидок.

Примечание

Этот метод можно применять для заполнения других моментальных или зависящих от времени данных. Можно извлечь адресные данные текущего клиента и использовать их как отправную точку для адреса доставки. Можно даже применить функцию DLookup для создания более сложных процедур проверки на значения. Можно использовать этот способ в БД школы Саcophone Music для поиска предварительных условий и максимального размера класса, прежде чем зачислить студента в данный класс.

Добавление нового товара во время заполнения заказа

Boutique Fudge — управляемая клиентами компания. Если кому-то нужен самый новый товар, которого еще нет в каталоге товаров (например, картофель в шоколадной глазури), компания готова создать его по требованию.

Обычно список подстановки для поля ProductID не разрешает такого рода создание нового товара на лету. Если попытаться ввести название несуществующего товара, вы получите строгую отповедь от программы Access. Но добавление новых элементов в список на ходу — распространенный метод программирования в Access и специальное событие разработано, чтобы помочь вам в этом: Отсутствие в списке (On Not In List).

Если ввести несуществующий товар и применить событие Отсутствие в списке (On Not In List), программа Access начнет с кода обработки события. Можно создать элемент списка, вывести сообщение или исправить проблему до того, как Access выразит недовольство.

У события Отсутствие в списке (On Not In List) два параметра: NewData и Response. NewData — это данные, которые набираются в поле списка и которых еще нет в списке. Response — это значение, предоставляемое для того, чтобы сообщить программе Access о том, как решать проблему.

602

Далее приведен базовый скелет подпрограммы, создаваемой Access, если выбрана обработка события Отсутствие в списке (On Not In List) для поля с именем ProductID:

Private Sub ProductID_NotInList(NewData As String, Response As Integer) End Sub

Когда возникает событие Отсутствие в списке (On Not In List), прежде всего, нужно спросить пользователей, работающих с формой, означает ли это — желание ввести несуществующий товар. Выполнить этот шаг можно с помощью знакомой функции MsgBox, используемой необычным образом. Сначала нужно сообщить программе Access о необходимости создать окно сообщения с двумя кнопками: Да (Yes) и Нет (No). Затем нужно суметь перехватить возвращаемое функцией MsgBox значение, чтобы определить, какая кнопка была нажата:

Dim ButtonClicked

ButtonClicked = MsgBox("Do you want to add a new product?", vbYesNo)

В данном коде создается переменная ButtonClicked и затем отображается сообщение. Когда пользователь закрывает окно сообщения (щелкнув мышью кнопку Да или Нет), Visual Basic помещает в переменную ButtonClicked число, которое сообщает вам о том, что произошло. Число равно 6, если была нажата кнопка Да, и 7, если была нажата кнопка Нет. Но вместо того, чтобы обрабатывать непосредственно числа и увеличивать риск ошибки, можно воспользоваться полезными константами vbYes (которая равна 6) и vbNo (которая равна 7).

Далее приведен до некоторой степени законченный код обработчика события Отсутствие в списке (On Not In List). Он выводит на экран сообщение, запрашивающее о необходимости добавления нового элемента в список (рис. 17.12), и затем отменяет редактирование

'Visual Basic предоставляет удобные константы vbYes и vbNo,

'которые можно использовать для определения нажатой кнопки

If ButtonClicked = vbNo Then ' Отмена редактирования ProductID.Undo

'Сообщает Access о запрете вывода сообщения об ошибке.

'Вы уже обработали ее

Response = acDataErrContinue

603

Else

' (Поместите сюда код для добавления нового товара в список)

End If

EndSub

Рис. 17.12. Картофель в шоколадной глазури — в данный момент не предлагается в списке продуктов. Если его ввести и нажать клавишу <Enter>, программный код запросит подтверждение для добавления этого продукта в список

Далее предлагается код, добавляющий новый товар. В этом примере кода нет смысла самостоятельно включать товар полностью — в конце концов, для этого товара нужно предос- |тавить дополнительную информацию (например, цену или категорию), прежде чем считать [его допустимым. Вместо этого нужно отобразить другую форму для добавления товаров. Ключом решения может стать метод DoCmd. OpenForm:

' Попросите Access не беспокоиться, поскольку вы сами добавите ‘ пропущенный товар

Response = acDataErrAdded

' Откройте форму AddProduct с тремя дополнительными аргументами DoCmd.OpenForm "AddProduct", , , , , acDialog, NewData

604

Два аргумента, используемые в методе OpenForm, особенно важны.

■acDialog открывает форму в диалоговом режиме, т. е. программа Access задерживает вызов кода в ProductID_NotInList до тех пор, пока форма AddProduct закрыта. Этот шаг важен, поскольку после завершения процесса добавления вам понадобится выполнить дополнительный код для обновления формы PlaceOrder.

■NewData принимает вновь введенные данные и присваивает их свойству AddProduct.OpenArgs. В этом случае форма AddProduct может извлечь их, когда запустится, и самостоятельно откорректировать.

Далее приведен программный код, который нужно вставить в форму AddProduct для копирования вновь введенного названия товара (значение, переданное с помощью переменной NewData в предыдущем фрагменте кода) в поле ProductName при первой загрузке формы AddProduct.

Private Sub Form_0pen(Cancel As Integer) ProductName = Form.OpenArgs

End Sub

На рис. 17.13 показано, как выглядит эта форма.

Рис. 17.13. Форма AddProduct позволяет ввести остальные данные для нового товара, который вы хотите создать. Обратите внимание на то, что форма открывается как всплывающая, и программа Access автоматически считает, что вы вставляете новую запись (а не просматриваете имеющиеся товары). Access действует таким образом, поскольку в свойствах формы Всплывающее окно (Pop Up) и Ввод данных (Data Entry) задано значение Да

605

После того как вся информация о товаре введена, можно закрыть форму AddProduct. В этот момент в процедуре ProductID_NotInList выполняется немного дополнительного кода. Он расположен сразу после оператора DoCmd. OpenForm. Его задача — обновить новый элемент заказа, чтобы использовать товар, который вы только что ввели:

' Отмена редактирования, поскольку нужно обновить список ' прежде, чем вы сможете выбрать новый товар ProductID.Undo

' Обновление списка ProductlD.Requery

' Теперь ищется ProductID для вновь введенного товара с помощью DLookup

Product ID = DLookup (“ID”, "Products", "ProductName='" & NewData & '"")

Примечание

Этот код выполняется, даже если вы отменили вставку нового товара, нажав клавишу <Esc> в форме AddProduct. В этом случае функция DLookup не сможет ничего найти, поэтому вернет Null (пустое значение) в поле ProductlD. В результате вы получите знакомое предупреждающее сообщение программы Access, извещающее о том, что выбранного вами товара нет в списке.

Еще одно уточнение. Когда возникает событие Отсутствие в списке (On Not In List), событие Изменение (On Change) уже произошло. Таким образом, вы уже упустили возможность выполнить код, применявшийся ранее для вставки соответствующей цены в поле Price списка элементов заказа.

К счастью, эту проблему можно решить довольно легко. Нужно добавить еще одну строку кода, которая заставит программу Access двигаться дальше, и снова выполнить обработчик события (процедуру ProductID_Change): Product ID_Change

Для того чтобы увидеть полный программный код к этому примеру, обратитесь к БД Boutique Fudge в примерах к данной главе.

Управление выполнением заказов

Теперь, когда процесс размещения заказов отлажен, можно уделить внимание дальнейшим действиям.

В БД Boutique Fudge у каждой записи в таблице Orders есть поле OrderStatus (состояние заказа), отслеживающее его состояние или статус. У вновь созданных заказов статус New (новый). На складе сотрудники хранилища ищут заказы со статусом New (новый) и выбирают один из них для обработки. В этот момент они изменяют статус заказа на In Progress (выполняющийся в данный момент), поэтому никто больше в это же время не попытается его доставить. Наконец, когда заказ укомплектован, его статус меняется на Shipped (отправлен) и затем в поле ShipDate записывается точное время отправки.

606

Логически эта модель вполне осмыслена. Но немного трудно применять к ней обычные таблицы и формы. Для того чтобы следовать этому технологическому процессу, работники склада должны несколько раз изменять статус в записи заказа, помнить о необходимости зафиксировать дату отправки и при этом не изменять другие данные о заказе. Если они пропустят какой-нибудь этап — скажем, никогда не переведут статус заказа в In Progress (выполняющийся в данный момент) — вполне возможно, что кто-то из сотрудников попытается выполнить тот же самый заказ.

Решением может быть создание формы ShipOrders, которая проведет работников склада через все нужные этапы. Вначале эта форма отображает список заказов с минимальной информацией (рис. 17.14).

Рис. 17.14. Список заказов отсортирован, так что самые старые заказы (которые следует обработать первыми) появляются в верхней части списка. Свойство Блокировка (Locked) для всех полей задано со значением Да, поэтому никто не сможет изменить никакие данные. Рядом с каждым заказом расположена кнопка Process (обработка), которая начинает процесс выполнения заказа (в форму можно добавить фильтр, позволяющий отображать только заказы с определенными статусами)

Когда кто-либо щелкает мышью кнопку Process (обработка), должны выполняться несколько действий. Далее приводится последовательный разбор программного кода, поочередно, один фрагмент за другим.

Сначала ваш код должен обновить запись. Этот шаг помогает определить, не начал ли кто-то еще выполнять данный заказ на другом компьютере:

Private Sub ProcessOrder_Click() Form.Refresh

607

Далее необходимо проверить статус записи. Если у нее статус не New, значит, она не годится для обработки:

'StatusID для статуса New равен 2 If StatusID о 2 Then

MsgBox "This order is not available."

Впротивном случае нужно изменить статус на In Progress (выполняющийся в данный момент) и сразу сохранить запись, чтобы никто другой не пытался выполнить этот заказ:

Else

'StatusID для статуса In Progress равен 3

StatusID=3

' Сохранение изменения DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord

Примечание

В подобной ситуации крайне важно сохранить запись (с помощью метода DoCmd. RunCommand, как показано в примере). В противном случае запись заказа останется в режиме редактирования и новый статус не сохранится в БД. Другие работники могут начать выполнять его, поскольку у них нет возможности узнать о том, что вы изменили статус этого заказа.

Теперь самое время запустить форму ReviewOrderDetails, которая выводит предназначенное только для чтения представление всех компонентов заказа (рис. 17.15). Форма открывается в диалоговом режиме, который блокирует открытие формы ShipOrders до тех пор, пока не завершится процесс выполнения заказа:

DoCmd.OpenForm "ReviewOrderDetails", , , _ "OrderID =" & ID, , acDialog

End If

End Function

Форма ReviewOrderDetails предоставляет сотрудникам склада два варианта для выбора. Если они щелкают мышью кнопку Ship (доставить), программа Access изменяет статус заказа на Shipped (отправлен) и процесс завершается.

Private Sub Ship_Click( )

'Эта форма закрывается DoCmd.Close

'Обратный переход к форме ShipOrders DoCmd.OpenForm "ShipOrders"

'Обновление заказа

'StatusID для статуса Shipped равен 4 Forms ("ShipOrders").StatusID = 4 DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord

End Sub

608

Рис. 17.15. В форму ReviewOrderDetails не нужно включать подробности, касающиеся цены товара. Она разработана просто для того, чтобы представить наиболее эффективным способом работникам склада нужную им информацию. Форма ReviewOrderDetails применяет запрос с объединением для получения некоторых связанных данных, например, поля PartNumber из таблицы Products

В свойствах Кнопка оконного меню (Control Box) и Кнопка закрытия (Close Button) формы ReviewOrderDetails установлено значение Нет. В этом случае работники склада ни при каких обстоятельствах не могут закрыть это окно без щелчка мышью кнопки Ship (доставить) или Cancel (отмена). (Если не применять такой подход, придется писать дополнительный код, который переустанавливает статус заказа, когда кто-нибудь щелкнет мышью пиктограмму х в правом верхнем углу окна, чтобы закрыть форму ReviewOrderDetails.)

Подсказка

В этом месте кода удобно применить метод DoCmd. OpenReport для вывода на печать отчета, создающего транспортную наклейку со списком всех товаров, включенных в заказ.

Если же сотрудники щелкнут мышью кнопку Cancel (возможно, они выяснили, что на складе нет нужного количества товара), применяется аналогичный программный код для возврата заказу статуса New (новый):

Private Sub Cancel_Click() ' Закрытие этой формы

DoCmd.Close

' Возврат к форме ShipOrder DoCmd.OpenForm "ShipOrders"

609

' Обновление заказа Forms("ShipOrders").StatusID = 2 DoCmd.RunCoiranand acCmdSaveRecord

EndSub

Эта часть завершает программный код, необходимый для координации обработки заказа. Как и формы, которые вы изучали в части IV, формы данного примера извлекают всю информацию из таблиц вашей БД. Но в отличие от примеров, приведенных в части IV, они используют код для автоматического выполнения некоторой работы. Это отличие превращает ваши формы из простых средств ввода данных в Супероснащенные средства автоматизации технологического процесса.

Подсказка

Можно создать специальное значение статуса для заказов, которые пытались выполнить, но не смогли (например, On Hold (незавершенный) или Waiting For Stock (ожидающий пополнения запаса)). В этом случае сотрудники склада будут знать о том, что не следует пытаться выполнять эти заказы. Если вы решили применить этот шаг, убедитесь, что код в процедуре ProcessOrder_Click исправлен, и можно обрабатывать заказы с указанным статусом.

Обновление единиц наличного запаса

Благодаря очень толковой форме ShipOrders, которую вы видели в предыдущем разделе, коммерческая деятельность компании Boutique Fudge протекает гладко. Но в один прекрасный день сотрудники склада приходят в главное управление с жалобой. Несмотря на то, что заказы проходят без отклонений, товарные запасы не поддерживаются в должном порядке. Никто не удосужился исправить данные в поле UnitsInStock, поэтому они становятся все более бесполезными.

По настоящему автоматизированное решение должно было бы автоматически обновлять данные UnitsInStock, когда заказ отправлен. В конце концов, не для этого ли прежде всего разработана программа Access?

Эта задача полностью отличается от тех, которые вы решали до сих пор, поскольку вынуждает вносить изменения в совершенно другой набор записей — записи, которые не отображаются ни на одной из форм.

Вы уже знаете, что можно применять статистические функции по подмножеству для извлечения информации из других таблиц. Но, к сожалению, у программы Access нет похожего набора функций, которые позволяют вносить изменения. Вместо этого придется обратиться к совершенно новому набору объектов, названных объектами доступа к данным (или для краткости просто DAO).

Технология DAO позволяет выполнять любую обработку данных, независимо от ваших форм. Но это довольно сложная структура.

*DAO следует использовать очень специфическим образом. Если методы применяются в неверной последовательности или пропущен шаг, вы столкнетесь с ошибкой. Часто легче всего начать с работающего примера (как, например программный код, включенный в примеры к данной главе), скопировать его и затем переделать, как нужно.

■Технология DAO не применяет объекты запросов. Вместо этого следует писать SQLоператоры (см. главу 6).

610