Access 2007

4.Выберите поля, которые хотите включить в результаты запроса.

Для включения поля в ваши результаты, установите флажок, находящийся рядом с полем. Поля вставляются в перечень в нижней части окна, каждое в отдельную строку (рис. 20.14). Это похоже на окно Конструктора запросов в Access, но повернутое вокруг своей оси. (Программа Access создает отдельный столбец для каждого поля в запросе.)

Рис. 20.14. Данный пример демонстрирует четыре поля, все с установленным флажком в столбце Output, что означает их отображение в таблице результатов

К этому моменту у вас есть полнофункциональный запрос. Но, возможно, вы захотите добавить сортировку, фильтрацию и вычисляемые выражения, как описывается далее.

5. Если хотите отсортировать поле, выберите в поле Sort Type (Тип сортировки) вариант Ascending (по возрастанию) или Descending (по убыванию).

Если хотите сортировать по нескольким полям, задайте параметр Sort Type (Тип сортировки) для каждого поля, которое хотите использовать. Кроме того, надо указать число в столбце Sort Order (Порядок сортировки), чтобы сообщить Конструктору запросов, какую сортировку выполнять первой. Например, если сортируется группа фамилий и имен сначала по фамилии, а затем по имени, следует задать в параметре Sort Order (Порядок сортировки) число 1 для поля LastName (фамилия) и число 2 для поля FirstName (имя).

Подсказка

Если хотите использовать поле для сортировки или фильтрации, но не хотите выводить его в таблице результатов, сбросьте флажок в столбце Output (Вывод).

721

6.Если хотите применить фильтрацию, задайте условие отбора в столбце Criteria (Условия) в строке соответствующего поля.

Для числовых значений выполнить эту задачу довольно просто, поскольку выражения для фильтра точно такие же, как в программе Access. Можно использовать те же операции (например, знаки +, -, /, * для вычислений и знаки =, < и > для сравнения чисел). Но если хотите работать с текстом или датами, ознакомьтесь с синтаксическими отличиями в программах SQL Server и Access в примечании "Для тех, кто понимает. Синтаксические различия" далее в этом разделе.

Условия отбора можно применять к любому количеству полей. Если хотите задать несколько разных условий и отобразить записи, удовлетворяющие любому из них, дополнительные условия определите в столбце Or (Или), как показано на рис. 20.15.

Рис. 20.15. Это поле соответствует любым ценам менее 10 и более 50 долларов

7. Если хотите применить вычисляемое поле, добавьте его в конец списка, заполнив поля в столбцах Column (Столбец) и Alias (Псевдоним) (рис. 20.16).

Рис. 20.16. Вы заметили, что в именах полей применяются странные имена, состоящие из трех частей (имя Price становится dbo.OrderDetails.Price). Это имя означает, что поле Price находится в таблице, названной OrderDetails, которая была создана владельцем БД (dbo) (Программа SQL Server применяет в выражениях такие имена, чтобы устранить возможную неоднозначность. Но не беспокойтесь — Конструктор запросов преобразует обычные имена в трехчастные автоматически.)

Синтаксис вычисляемого поля в Конструкторе запросов SQL Server несколько отличается. Вместо синтаксической записи ColumnName: Expression (ИмяСтолбца: Выражение)

722

имя поля помещается в поле Alias (Псевдоним), а выражение в поле Column (Столбец).

Несмотря на то, что можно ввести выражение, используя просто имена полей, Конструктор запросов автоматически преобразует их в трехчастные имена. На рис. 20.16 показано, что вы увидите, если введете простое вычисляемое выражение Price*Quantity, вычисляющее стоимость одной строки заказа.

Если хотите создать вычисляемое выражение, использующее текст или даты, прежде познакомьтесь с синтаксическими отличиями в программах SQL Server и Access.

Для тех, кто понимает. Синтаксические различия

Если запрос создается с применением проекта Access, он становится на самом деле объектом БД SQL Server. Именно программа SQL Server хранит запрос и выполняет его. Это важно, поскольку разновидность языка SQL (структурированный язык запросов), которая применяется в программе Access, немного отличается от букета, который вы найдете в программе SQL Server. Эти незначительные различия могут заставить споткнуться большую часть искушенных создателей запросов.

К счастью, можно избежать множества проблем, просто зная о нескольких ключевых различиях.

•В текстовых значениях используют одинарные кавычки (апострофы), а не двойные. Таким образом, для поиска записи какого-либо товара по имени применяйте строку 'Maple Magic', а не"Maple Magic".

•В датах также применяют одинарные кавычки, не знаки решетки. Поэтому ищите

заказы, сделанные до '1/30/2008' , а н е до #1/30/2008#.

•При слиянии двух фрагментов текста используйте символ +, а не символ &. Итак, для получения полного имени в вычисляемом выражении применяйте строку

FirstName + ' ' + LastName,а не строку FirstName &+ " " & LastName.

Вы не можете применять функции Access. У программы SQL Server есть собственная библиотека функций и, несмотря на то, что многие из них такие же или похожи на знакомые и любимые вами функции Access, различия присутствуют в изобилии. Самый безопасный подход — найти функцию, которую хотите использовать, в справочном руководстве SQL Server Books Online (см. на рис. 20.2, как его загрузить из Интернета). В этом случае вы сможете проверить функцию и увидеть, действует ли она так же, как ее дубликат в программе Access.

8.Когда создание запроса закончено, щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и затем выберите строку Datasheet View (Режим таблицы) (или выберите на ленте

Function & View Tools | Design → Tools → Run (Работа с функциями и представлениями Конструктор → Сервис → Выполнить)).

Программа Access предложит сохранить ваш запрос. Когда вы сделаете это, то увидите ваши результаты на привычном листе данных, так же как в случае выполнения запроса в БД Access. Затем можно напечатать или отредактировать полученные результаты.

723

Глава 21

Подключение Access к SharePoint

Даже в компаниях с самым неблагоприятным психологическим климатом, людям приходится уживаться друг с другом. Предприятия, у которых есть эффективные способы коллективного использования информации, будь то графики встреч, высокоприоритетные задачи или внутриофисные переговоры, больше преуспевают, чем те, которые не заботятся об этом.

Возможно, читая главу 18, вы догадались, что можете применить программу Access для коллективного использования такого рода данных. Для этого нужно всего лишь создать подходящую БД, поместить ее в расположение с общим доступом и убедиться в том, что у всех участников на компьютерах установлена программа Access. Но вам не придется делать ничего из только что перечисленного, если использовать SharePoint — программный продукт корпорации Microsoft, который специально разработан для взаимодействия групп сотрудников в офисе. Лучше всего, если ваша компания приобретет ОС Windows Server 2003, в которую включена базовая версия SharePoint, содержащая все, что вам нужно. (Под именем Microsoft Office SharePoint Server 2007 или сокращенно MOSS продается и версия SharePoint, усиленная дополнительными средствами Office.)

Примечание

Если вы не являетесь счастливым обладателем системы Windows Server 2003 и предпочли бы потратить 1000 долларов (а именно во столько она вам обойдется) на отпуск на морском берегу, можете дальше не читать. Вам лучше разработать для сотрудничества собственные БД (см. главу 18) или воспользоваться бесплатной версией программы SQL Server (см. главу 20).

Программа SharePoint отлично работает и без Access — вам потребуется только Webобозреватель Internet Explorer. С его помощью вы сможете зарегистрироваться на узле SharePoint вашей рабочей группы, просмотреть свежую информацию, загрузить документы и отредактировать списки данных. Для большинства пользователей SharePoint этого более чем достаточно. Но если у вас под рукой есть копия программы Access, появляются две дополнительные возможности. Вы можете:

■передавать данные в программу SharePoint и из нее. Это средство очень полезно, если одни сотрудники вашей компании применяют программу Access, а другие — SharePoint. Конечно, заботиться о том, чтобы все получили свежие данные — целиком ваша задача;

■использовать программу Access как клиента для SharePoint. Этот метод аналогичен методу, применявшемуся в главе 20 для взаимодействия с программой SQL Server. Он позволяет работать с таблицами данных в знакомой рабочей среде Access, а хранить данные на сервере SharePoint. Преимущество в том, что ваши данные одновременно доступны

724

гораздо большему числу людей, и даже тем, у кого нет программы Access, информация доступна на Web-страницах вашего узла SharePoint.

В данной главе вы узнаете немного больше о программе SharePoint и проверите на практике оба описанных метода.

Примечание

В отличие от программы Access сервер SharePoint может одновременно поддерживать практически неограниченное число пользователей. Объясняется это скрытым применением программы SQL Server, мощного программного обеспечения для БД, которое рассматривалось в главе 20.

Основные сведения о SharePoint

Нет, это не специальный сленг, обозначающий новый способ. SharePoint — это серверная программа, помогающая группам пользователей сотрудничать, коллективно используя данные и документы с помощью централизованного Web-сайта или узла.

SharePoint — несколько необычное программное обеспечение. Несмотря на то, что это один из самых быстроразвивающихся программных продуктов в истории корпорации Microsoft, большинство обычных пользователей никогда не слышали о нем, и даже его многолетние поклонники с трудом описывают, что именно он делает. К счастью, основная идея программы SharePoint довольно проста. Сначала группа пользователей собирается вместе и создает Web-узел SharePoint. Этот узел располагается на сервере в сети вашей компании. В процессе установки решается, кому предоставить доступ к узлу и какие действия разрешить.

Подсказка

Обычно ваш сервер SharePoint не доступен в Интернете, но если вы хотите предоставить пользователям возможность работать с ним из дома, ситуацию можно изменить — просто сообщите об этом вашему интернет-провайдеру, предоставляющему услуги по размещению Web-сайтов (Internet hosting company).

После того как узел SharePoint установлен, все члены рабочей группы могут получить к нему доступ. Процесс регистрации прост — запустите Web-обозреватель и перейдите на узел группы. Обычно нет необходимости вводить имя пользователя и пароль, поскольку Internet Explorer автоматически регистрирует вас, используя текущую учетную запись пользователя (которую вы применяли для регистрации в сети, когда запускали свой компьютер в начале рабочего дня). Однако если для доступа к серверу SharePoint требуется другое имя пользователя и пароль, при переходе к узлу Internet Explorer выведет на экран окно регистрации. (Сетевые администраторы могут оказать неоценимую помощь при возникновении подобных проблем.)

На узле SharePoint вы увидите настраиваемую страницу со сводкой последних новостей, анонсов и полезных ссылок (рис. 21.1).

Примечание

Корпорация Microsoft применяет тысячи узлов SharePoint для координации работы собственных групп, включая группу создателей программы Access.

725

Рис. 21.1. В данном примере отображается стандартный узел SharePoint без какой-либо настройки. Вы можете переходить к разным областям с помощью панели, расположенной в левой части страницы, или использовать одну из ссылок "Add..." (обведены) для создания нового извещения, новой встречи или ссылки. Другие члены группы могут зарегистрироваться и увидеть добавленные вами элементы

Часто задаваемый вопрос. Путаница, связанная с SharePoint

Как быть с другими версиями программы SharePoint?

Версия SharePoint, включенная в состав ОС Windows Server 2003, известна под названием Windows SharePoint Services (или WSS для любителей аббревиатур). Возможно, вы слышали о двух других программных продуктах, которые кажутся подозрительно похожими на Windows SharePoint Services.

• Microsoft Office SharePoint Portal Server (называемый осведомленными людьми SPS). Это не бесплатный продукт с дополнительными возможностями по сравнению с SharePoint Services.

726

Его ключевые особенности — способы интеграции разных узлов групп, возможность размещения персональных узлов всех членов группы и поддержка другого программного продукта Microsoft — BizTalk, способного автоматизировать управление рабочим процессом в огромных компаниях.

•Microsoft Office SharePoint Server 2007 (или MOSS). Это обновление SharePoint Portal Server. Данная программа играет в жизни ту же роль, но с небольшими отличиями. В нее включено дополнительное функциональное средство, которое раньше продавалось отдельно как Microsoft Content Management Server (сервер Microsoft управления контентом).

Эта глава посвящена исключительно программе SharePoint Services, которая предоставляет все средства, применяемые в Access.

Что можно делать в программе SharePoint

Освоение основных функциональных возможностей узла SharePoint не займет много времени. Вы можете просмотреть весь узел группы, как любой другой Web-сайт.

Узел SharePoint позволяет делать следующее:

■держать в поле зрения важные даты с помощью календаря группы;

■помещать сообщения на доску группового обсуждения (team discussion board);

■коллективно использовать документы пакета Office из Document Library (библиотека документов) (например, написанные вами в программе Word отчеты и электронные таблицы из программы Excel). Разные сотрудники могут предоставить отредактированные версии, а руководители групп — отклонить не понравившиеся им;

■назначить задачи разным сотрудникам и узнать, когда они будут выполнены;

■увидеть список всех членов вашей группы и разослать сообщения по электронной почте;

■совместно пользоваться ссылками на полезные Web-страницы;

■создавать и редактировать списки, хранящие разнообразные данные (рис. 21.2). Например, можно применять список для хранения жалоб важных клиентов, на которые следует ответить, или список продуктов, которые сотрудники приносят на обед в складчину.

Именно в последней задаче в действие вступает программа Access. Несмотря на то, что создать в SharePoint список с данными и управлять им можно с помощью вашего Web-обозрвателя, вероятно, вам захочется применить список в Access. Например, у вас есть форма, запрос или программная процедура, которые должны учесть эти данные. Или вам гораздо удобнее редактировать данные в привычном интерфейсе программы Access.

Список SharePoint аналогичен таблице Access. Несмотря на то, что оба термина ссылаются на одно и то же, у списка SharePoint больше ограничений. Он не поддерживает текст большого объема или условия на значения. И хотя в нем разрешены подстановки, список не позволит использовать отношения для защиты данных.

Из этого следует, что узел SharePoint — не слишком удачное место для хранения важной деловой информации, такой как списки клиентов, каталоги товаров и счета. Но он вполне подходит для размещения неофициальных списков или информации для конкретного случая, которую нужно передать коллегам. Например, списки SharePoint хороши для хранения

727

офисных номеров телефонов или списка возможных добровольных участников спортивной команды компании.

Рис. 21.2. В данном примере показан список SharePoint, дублирующий непримечательную таблицу Dolls из БД Bobblehead

На профессиональном уровне. Установка SharePoint

Прежде чем вы сможете создать узел SharePoint, необходимо убедиться в том, что программное обеспечение SharePoint Services установлено должным образом. В данной книге не описывается полный процесс установки, поэтому, если хотите его опробовать, заручитесь поддержкой находящегося по соседству сетевого администратора.

Далее приведено несколько рекомендаций, которые помогут вам подготовиться.

•Прежде всего, для использования SharePoint вам нужен компьютер под управлением ОС Windows Server 2003. Если у вас последняя редакция (именуемая Windows Server 2003 R2, выпуск 2), у вас уже есть все нужные компоненты.

•Если у вас нет последнего выпуска Windows Server 2003, не бойтесь — у вас есть право на бесплатный дополнительный модуль, устанавливающий программу SharePoint Services. Укажите в строке адреса вашего Web-обозревателя www.microsoft.com/windowsserver2003/technologies/sharepoint для получения нужного вам загружаемого файла.

728

Этот сайт — замечательная отправная точка, если нужна дополнительная информация о программе SharePoint Services или вы столкнулись с необычной проблемой.

• Легче всего установить программу SharePoint, запустив мастер Configure Your Server (настройка вашего сервера) и выбрав роль (role) SharePoint Services. Ваш сервер будет настроен на установку нескольких ключевых компонентов, в том числе IIS (Internet Information Server, информационный сервер Интернета) (программное обеспечение, преобразующее компьютер в Web-сервер) и ASP.NET (Active Server pages, технология активных серверных страниц) (программное обеспечение, позволяющее запускать динамические Web-приложения, например, узлы SharePoint). Кроме того, если на вашем компьютере нет полной версии программы SQL Server, мастер Configure Your Server установит усеченную версию, которую можно использовать для хранения данных SharePoint.

Если вся эта возня с установкой кажется слишком трудным занятием (или вы не можете воспользоваться сетью компании), можно заплатить кому-нибудь, кто разместит узел SharePoint для вас. Есть фирмы, которые выделят немного места на мощном Webсервере для хранения ваших списков SharePoint, документов SharePoint и т. д. Если это звучит заманчиво, можно подписаться на бесплатную 30-дневную пробную версию, позволяющую применять все средства SharePoint, описанные в этой главе; подробную информацию см. на странице www.microsoft.com/technet/windowsserver/sharepoint/

V2/techinfo/trial.mspx.

Настройка SharePoint

Теперь, когда вы знаете, что представляет собой программа SharePoint, пора брать ее в оборот. Все серверы SharePoint запускаются с одним основным узлом или узлом верхнего уровня (home site). Несмотря на то, что для сотрудничества можно использовать этот узел, большинство пользователей предпочитает создавать дополнительные узлы для каждой рабочей группы. (У вашей компании может быть лишь один узел группы или несколько тысяч узлов.)

Подсказка

Вы увидите отображение узла верхнего уровня в программе Internet Explorer в конце процесса установки SharePoint.

Создание узла рабочей группы

Вот как создается новый узел группы.

1.Перейдите на ваш узел верхнего уровня SharePoint.

Помните о том, что программа SharePoint сообщит вам URL в конце процесса установки. Если вы разместили свой узел SharePoint на Web-сервере, компания, обеспечивающая размещение, должна предоставить вам URL-адрес.

2.Щелкните мышью кнопку Site Actions (Действия узла) (рис. 21.3) и затем выберите команду Site Settings (Параметры узла).

На экране появится страница управления узлом с огромным списком параметров, которые можно изменять.

729

Рис. 21.3. Кнопка Site Actions располагается в правом верхнем углу любой страницы SharePoint. Она дает возможность быстро настроить узел или создать новый элемент (такой как список или Web-страница)

3.В разделе Site Administration (Администрирование узла) щелкните кнопкой мыши ссылку Sites and workspaces (Узлы и рабочие области).

На экране появится страница с перечислением всех узлов и рабочих областей документов на текущем сервере SharePoint. (Рабочие области документов позволяют совместно использовать файлы, например, документы Word и электронные таблицы Excel. У узлов тоже есть такое средство, но, кроме того, они обладают дополнительными элементами, такими как списки и совместно используемый календарь.)

Эту страницу можно использовать для просмотра и удаления других узлов. Сначала список узлов пуст, поскольку новая установка программы SharePoint стартует с единственным узлом верхнего уровня.

4.Щелкните кнопкой мыши команду Create (Создать) для построения нового узла.

На экран выведется страница, на которой можно настроить ваш новый узел (рис. 21.4).

5.Введите все данные об узле.

oВ разделе Title and Description (Название и описание) определяется способ представления узла на главной странице.

oРаздел Web Site Address (Адрес Web-узла) позволяет выбрать URL, которым будут пользоваться для перехода на данный узел группы. Этот адрес состоит из двух частей: URL узла верхнего уровня (обычно содержащий имя сервера) и идущей следом настраиваемой части, идентифицирующей группу.

730