Использование Мастера подстановок
Microsoft Access 2007 дает возможность упростить ввод значений в поле с помощью операции подстановок. Используя операцию подстановки, можно просто выбирать значение поля из списка вместо того, чтобы вводить их с клавиатуры. Список значений может быть либо фиксированным, либо содержаться в таблице или запросе.
Чтобы сформировать столбец подстановок для поля таблицы, можно использовать Мастер подстановок. В качестве примера работы с Мастером подстановок в таблице Ассортимент вы заполните поле «Поставщик». Это даст возможность при вводе данных в таблицу набирать не коды поставщиков, которые трудно запомнить, а выбирать название нужной группы поставщиков из списка.
ЗАДАНИЕ 5
Для того, чтобы создать столбец подстановок для поля с помощью Мастера подстановок, выполните следующие действия:
Откройте таблицу Ассортимент в режиме просмотра и заполните данными поля «Код», «Марка», «Название», «Стоимость», «Аудиосистема», «Климатсистема», «Коробка передач». Для заполнения записей вы можете воспользоваться данными из таблицы 6.
Таблица 6 – Данные таблицы Ассортимент
Ассортимент |
|||||||
Код |
Марка |
Название |
Поставщик |
Стоимость |
Аудиосистемы |
Климатсистема |
Коробка передач |
3001 |
Audi |
A4 |
|
650 000,00р. |
50 000,00р. |
40 000,00р. |
70 000,00р. |
3002 |
Audi |
A5 |
|
670 000,00р. |
40 000,00р. |
50 000,00р. |
60 000,00р. |
3003 |
Audi |
A6 |
|
590 000,00р. |
30 000,00р. |
30 000,00р. |
80 000,00р. |
3004 |
Audi |
Q8 |
|
1 700 000,00р. |
40 000,00р. |
60 000,00р. |
60 000,00р. |
3005 |
BMW |
318 |
|
1 800 000,00р. |
40 000,00р. |
30 000,00р. |
70 000,00р. |
3006 |
BMW |
575 |
|
900 000,00р. |
30 000,00р. |
20 000,00р. |
90 000,00р. |
3007 |
BMW |
Z4 |
|
760 000,00р. |
20 000,00р. |
40 000,00р. |
80 000,00р. |
3008 |
BMW |
X5 |
|
1 800 000,00р. |
50 000,00р. |
50 000,00р. |
60 000,00р. |
3009 |
Volkswagen |
Jetta |
|
960 000,00р. |
40 000,00р. |
50 000,00р. |
70 000,00р. |
3010 |
Volkswagen |
Polo |
|
690 000,00р. |
30 000,00р. |
40 000,00р. |
58 000,00р. |
3011 |
Volkswagen |
Touareg |
|
1 980 000,00р. |
40 000,00р. |
30 000,00р. |
80 000,00р. |
3012 |
Volkswagen |
Golf |
|
850 000,00р. |
50 000,00р. |
20 000,00р. |
90 000,00р. |
3013 |
Ford |
Focus |
|
500 000,00р. |
40 000,00р. |
30 000,00р. |
40 000,00р. |
3014 |
Ford |
C-MAX |
|
680 000,00р. |
50 000,00р. |
40 000,00р. |
50 000,00р. |
3015 |
Ford |
Mondeo |
|
670 000,00р. |
30 000,00р. |
50 000,00р. |
60 000,00р. |
3016 |
Ford |
Fiesna |
|
840 000,00р. |
40 000,00р. |
50 000,00р. |
40 000,00р. |
3017 |
Chrysler |
300C |
|
980 000,00р. |
50 000,00р. |
30 000,00р. |
50 000,00р. |
3018 |
Chrysler |
Voyager |
|
1 680 000,00р. |
30 000,00р. |
40 000,00р. |
60 000,00р. |
3019 |
Chrysler |
Sebring |
|
970 000,00р. |
50 000,00р. |
30 000,00р. |
70 000,00р. |
3020 |
Chrysler |
Crossfire |
|
860 000,00р. |
30 000,00р. |
40 000,00р. |
80 000,00р. |
Обратите внимание, что поле «Поставщик» не заполняется.
Сохраните таблицу.
Удалите связь между таблицей Ассортимент и Поставщики. Из предыдущей лабораторной работы вы должны помнить, как открыть схему данных и изменить (удалить) связь между таблицами. Сохраните изменения.
С помощью области переходов откройте таблицу Ассортимент в режиме Конструктора.
В столбце Тип данных щелкните по ячейке напротив названия Поставщик.
Щелкните строку Мастер подстановок в раскрывшемся меню (рисунок 91).
Рисунок 91 - Открытие меню Мастера подстановок
На экране появится первое окно Мастера подстановок (см. рисунок 92).
Рисунок 92 - Первое окно Мастера подстановок
По умолчанию в окне Мастера отмечен нужный Вам вариант создания столбца подстановки (из таблицы или запроса), поэтому просто нажмите кнопку Далее. На экране появится следующее окно Мастера (рисунок 93).
Рисунок 93 - Второе окно Мастера обстановок
В этом окне требуется указать источник значений столбца подстановки. Здесь необходимо щелчком мыши выбрать таблицу Поставщики и нажать кнопку Далее. На экране появится следующее окно Мастера (см. рисунок 94).
Рисунок 94 - Третье окно Мастера подстановок
На этом шаге работы Мастера необходимо указать поле таблицы-источника, которое содержит данные для столбца подстановки. В списке Доступные поля щелкните по полю «Название» и нажмите кнопку
,
чтобы перенести его в список Выбранные
поля.
Поле
«Название»
исчезнет из списка Доступные
поля
и появится в списке Выбранные
поля
(рисунок 95)
Рисунок 95 - Выбор поля-источника
Нажмите кнопку Далее. На экране появится следующее окно Мастера (рисунок 96).
Рисунок 96 - Четвертое окно Мастера подстановок
В новом окне Мастер предлагает выбрать режим сортировки значений в столбце подстановки.
Режим сортировки по возрастанию уже установлен, поэтому нажмите кнопку Далее. На экране появится следующее окно Мастера (рисунок 97).
Рисунок 97 - Пятое окно Мастера подстановок
На этом шаге Мастер предлагает посмотреть, как будет выглядеть столбец подстановок. Перетащите границу столбца подстановки, чтобы изменить его ширину (это полезно в случае, если столбец содержит длинные строки, которые не помещаются целиком)
По умолчанию столбец с кодами элементов подстановки не отображаются. Чтобы вывести коды элементов столбца подстановки, снимите отметку флажка Скрыть ключевой столбец.
Нажмите кнопку Далее. На экране появится последнее окно Мастера (рисунок 98).
Рисунок 98 - Последнее окно Мастера подстановок
На заключительном этапе работы Мастера предлагается выбрать подпись для столбца подстановки. По умолчанию предложено имя Поставщики, которое Вам подходит. Если вы захотите изменить имя столбца подстановки, задайте его в верхнем поле ввода.
Нажмите кнопку Готово, чтобы завершить работу Мастера подстановок.
Если на момент создания столбца подстановок в таблице Ассортимент были несохраненные изменения, Access 2007 выведет диалоговое окно (см. рисунок 99), в котом предложит сначала сохранить таблицу, а затем создать подстановку. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить таблицу и завершить создание столбца подстановки.
Рисунок 99 - Диалоговое окно Access 2007
Access спросит Создать связь, ответьте Да.
Переключитесь в режим таблицы, чтобы проверить работу столбца подстановки. Для этого еще раз откройте вкладку Главная на ленте команд, щелкните по стрелке под кнопкой Вид и выберите команду Режим таблицы в раскрывшемся меню. Когда таблица отобразится на экране, щелкните в любую ячейку столбца «Поставщики». В ячейке появится кнопка раскрытия списка, в котором будут перечислены наименования поставщиков (рисунок 100). Теперь для ввода кода группы контактов нужно просто щелкнуть название нужной группы в списке.
Рисунок 100 - Список наименование групп контактов
Обратите внимание, что между таблицей Ассортимент и Поставщики автоматически образовалась связь.
ЗАДАНИЕ 6
Аналогичным образом заполните данными таблицы:
Доставка (см. таблицу 7). Мастер подстановок используется по полю «Код заказа».
Таблица 7 – Данные таблицы Доставка
Доставка |
||||
Код доставки |
Код заказа |
Дата отправки |
Дата доставки |
Дата уведомления |
1 |
|
30.12.2008 |
11.01.2009 |
12.01.2009 |
2 |
|
01.11.2008 |
23.11.2008 |
30.11.2008 |
3 |
|
16.06.2008 |
20.06.2008 |
30.06.2008 |
4 |
|
02.11.2008 |
20.11.2008 |
21.11.2008 |
5 |
|
26.05.2008 |
05.06.2008 |
08.06.2008 |
6 |
|
01.11.2008 |
15.12.2008 |
17.12.2008 |
7 |
|
18.06.2008 |
26.06.2008 |
28.06.2008 |
8 |
|
05.06.2008 |
20.06.2008 |
22.06.2008 |
9 |
|
30.05.2008 |
25.06.2008 |
30.06.2008 |
10 |
|
15.03.2008 |
30.04.2008 |
10.05.2008 |
11 |
|
22.11.2008 |
10.12.2008 |
13.12.2008 |
12 |
|
10.12.2008 |
28.12.2008 |
10.01.2009 |
13 |
|
20.07.2008 |
01.08.2008 |
05.08.2008 |
14 |
|
17.09.2008 |
01.10.2008 |
10.10.2008 |
15 |
|
20.11.2008 |
01.12.2008 |
03.12.2008 |
16 |
|
28.02.2008 |
15.03.2008 |
20.03.2008 |
17 |
|
30.01.2008 |
28.02.2008 |
01.03.2008 |
Заказы (см. таблица 8). Мастер подстановок используется по полям: «Клиент», «Автомобиль», «Цвет», «Менеджер».
Перед началом работы с Мастером подстановок, необходимо удалить все связи таблицы Заказы с другими таблицами.
Таблица 8 – Данные таблицы Заказы
Заказы |
||||||||||||
Код заказа |
Клиент |
Автомобиль |
Цвет |
Тип кузова |
Количество |
Дата заключения |
Менеджер |
Сборка |
Климатсистема |
Коробка передач |
Аудиосистема |
Оплата в процентах |
4001 |
|
|
|
|
4 |
03.12.2008 |
|
|
Выкл |
|
Выкл |
50 |
4002 |
|
|
|
|
2 |
05.10.2008 |
|
|
Выкл |
|
Выкл |
60 |
4003 |
|
|
|
|
3 |
23.05.2008 |
|
|
Вкл |
|
Выкл |
100 |
4004 |
|
|
|
|
4 |
05.10.2008 |
|
|
Выкл |
|
Выкл |
50 |
4005 |
|
|
|
|
5 |
14.05.2008 |
|
|
Вкл |
|
Выкл |
40 |
4006 |
|
|
|
|
6 |
25.10.2008 |
|
|
Выкл |
|
Вкл |
30 |
4007 |
|
|
|
|
9 |
30.05.2008 |
|
|
Вкл |
|
Выкл |
40 |
4008 |
|
|
|
|
6 |
05.05.2008 |
|
|
Выкл |
|
Выкл |
50 |
4009 |
|
|
|
|
1 |
15.05.2008 |
|
|
Вкл |
|
Выкл |
60 |
4010 |
|
|
|
|
1 |
29.02.2008 |
|
|
Выкл |
|
Вкл |
30 |
4011 |
|
|
|
|
1 |
16.11.2008 |
|
|
Выкл |
|
Выкл |
50 |
4012 |
|
|
|
|
1 |
10.12.2008 |
|
|
Вкл |
|
Вкл |
60 |
4013 |
|
|
|
|
1 |
20.07.2008 |
|
|
Выкл |
|
Выкл |
100 |
4014 |
|
|
|
|
1 |
24.08.2008 |
|
|
Выкл |
|
Выкл |
70 |
4015 |
|
|
|
|
1 |
05.12.2008 |
|
|
Выкл |
|
Вкл |
50 |
4016 |
|
|
|
|
1 |
13.04.2008 |
|
|
Вкл |
|
Вкл |
50 |
4017 |
|
|
|
|
1 |
10.09.2008 |
|
|
Выкл |
|
Вкл |
100 |
4018 |
|
|
|
|
1 |
13.11.2008 |
|
|
Выкл |
|
Выкл |
70 |
4019 |
|
|
|
|
1 |
21.02.2008 |
|
|
Вкл |
|
Выкл |
30 |
4020 |
|
|
|
|
1 |
25.01.2008 |
|
|
Выкл |
|
Вкл |
50 |
Обратите внимание на то, что поля «Тип кузова», «Сборка», «Коробка передач» остаются не заполненными. В данных полях необходимо поменять свойства.
Для этого необходимо открыть таблицу Заказы в режиме Конструктора. Перейти на поле «Тип кузова». Перейти на вкладку Подстановка в области Свойства поля. На рисунке 101 показана вкладка.
Рисунок 101 – Вкладка Подстановка
Для того, чтобы в поле «Тип кузова» появился выпадающий список со значениями либо хэчбэк, либо седан, необходимо поменять настройки таким образом, как показано на рисунке 102.
Рисунок 102 – Настройки Подстановки поля «Тип кузова»
Сохраните изменения.
Результат изменения настроек показан на рисунке 103.
Рисунок 103 – Поле «Тип кузова»
Аналогичным образом поменяйте настройки у полей:
«Сборка» - Страна производителя, Российская;
«Коробка передач» - МКПП, АКПП.
Результат представлен на рисунке 104.
Рисунок 104 – Таблица Заказы