2. Фильтрация данных

В Microsoft Access 2007 предусмотрено три способа отбора записей с помощью фильтров:

• Фильтр по выделению – самый простой вид фильтра. Он позволяет найти все записи таблицы, содержащие определенное значение в выбранном поле;

• Простой фильтр – используется для отбора записей по значениям нескольких полей;

• Расширенный фильтр – служит для создания сложных фильтров.

Набор записей таблицы, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

Следует помнить о том, что фильтры не являются отдельным объектом базы данных, это всего лишь инструмент для работы с данными, которые содержатся в таблице. Поэтому сами по себе фильтры не сохраняются, и запоминается только один последний фильтр, который вы задавали. Если возникает необходимость сохранить тот или иной фильтр, то его необходимо сохранять как запрос. Фильтры могут работать только тогда, когда необходимая таблица открыта в режиме просмотра и редактирования данных.

ЗАДАНИЕ 3

Применение фильтра по выделению.

Откройте таблицу Заказы в режиме таблицы.

Чтобы воспользоваться фильтром по выделению, выполните следующие действия:

1. Щелкните в ячейку таблицы с теми данными, которые должны войти в результирующий набор, а затем выделите нужный фрагмент содержимого ячейки.

2. Например, для поиска всех заказов, которые оформлял менеджер по фамилии Белоусова, щелкните вторую ячейку столбца «Менеджер» и выделите все содержимое этой ячейки (рисунок 113).

Рисунок 113 - Выделение содержимого ячейки поля «Менеджеры»

3. Щелкните по вкладке Главная на ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и щелкните по стрелке после кнопки Выделение. На экране раскроется меню (рисунок 114).

Рисунок 114 - Меню кнопки Выделение

4. Выберите опцию Равно «Белоусова». В результате в таблице будут видны только те строки, у которых в поле «Менеджеры» введено значение Белоусова (рисунок 115)

Рисунок 115 - Результат применения фильтра

5. Щелкните кнопку – Применить фильтр на панели навигации, чтобы отменить установленный фильтр. Фильтр по выделению будет снят, и в таблице отобразятся все записи.

ЗАДАНИЕ 4

1. С помощью таблицы Заказы, выясните номера заказов, в которых фигурируют автомобили с типом кузова седан цвета бирюзовый металик.

2. С помощью таблицы Клиенты, выведите список всех розничных клиентов, проживающих в России.

3. С помощью таблицы Заказы, выясните номера заказов, в которых не фигурируют автомобили с типом кузова хэчбэк цвета бирюзовый металик.

Результат покажите преподавателю.

ЗАДАНИЕ 5

Применение простого фильтра.

Чтобы воспользоваться простым фильтром, выполните следующие действия:

1. Щелкните по любой ячейке столбца «Марка» таблицы Ассортимент, по которому нужно установить фильтр. Например, для поиска автомобиля марки Audi установите курсор в ячейку с этим названием.

2. Щ елкните по вкладке Главная на ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и нажмите кнопку Фильтр. На экране раскроется меню (рисунок 116).

Рисунок 116 - Установка простого фильтра

3. Щелкните по строке Текстовые фильтры (для числового поля – Числовые фильтры) и выберите один из предложенных в списке вариантов установки фильтра (рисунок 117).

Рисунок 117 - Варианты текстового фильтра

4. Например, для поиска записей с марками автомобилей Audi, необходимо выбрать пункт Равно.

5. Введите параметры фильтра в появившемся на экране окне диалога (рисунок 118). Для приведенного примера в поле ввода нужно ввести Audi.

Рисунок 118 - Окно ввода параметров фильтра

6. Нажмите кнопку ОК для фильтрации записей таблицы. В результате в таблице будут видны только те строки, у которых в поле «Марка» есть записи с названием марки Audi (см. рисунок 119)

Рисунок 119 - Результат фильтрации

7. Щелкните кнопку – Применить фильтр на панели навигации, чтобы отменить установленный фильтр. Фильтр по выделению будет снят, и в таблице отобразятся все записи.

ЗАДАНИЕ 6

Аналогичным образов с помощью таблицы Менеджеры выясните фамилии менеджеров телефоны которых начинаются с 2.

Результат покажите преподавателю.

ЗАДАНИЕ 7

Применение расширенного фильтра.

Чтобы воспользоваться расширенным фильтром, выполните следующие действия:

1. Щелкните в любую ячейку таблицы.

2. Щелкните по вкладке Главная на ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и щелкните стрелку после кнопки Дополнительно. На экране раскроется меню (рисунок 120).

Рисунок 121 - Меню кнопки «Дополнительно»

3. Выберите опцию Расширенный фильтр, перед вами откроется окно фильтра (рисунок 122)

Рисунок 122 - Окно расширенного фильтра

4. Необходимо вывести записи об автомобилях марок «Ford» и «Mazda», стоимость аудиосистем у которых не превышает 50000 р., отсортировать данные по полю «Аудиосистемы» в порядке возрастания. Для этого необходимо ввести условия отбора и сортировки аналогичные рисунку 123.

Рисунок 123 – Условия отбора

5. Для установки созданного фильтра щелкните по вкладке Главная на ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и нажмите кнопку Применить фильтр. Результирующий набор будет содержать записи об автомобилях марки «Ford» и «Mazda», стоимость аудиосистем у которых не превышает 50000 р., отсортированные по полю «Аудиосистемы» в порядке возрастания (рисунок 124).

Рисунок 124 - Результат фильтрации

6. Щелкните кнопку – Применить фильтр на панели навигации, чтобы отменить установленный фильтр. Фильтр по выделению будет снят, и в таблице отобразятся все записи.

7. Чтобы отменить любые установленные фильтры, щелкните по вкладке Главная, перейдите в группу Сортировка и фильтр и щелкните стрелку после кнопки Дополнительно. Затем в раскрывшемся меню выберите команду Очистить все фильтры.

ЗАДАНИЕ 8

Из папки Access 2007 откройте документ Подстановочные знаки.html и познакомьтесь с его содержимым. Выполните в тетради приведенное там задание.

ЗАДАНИЕ 9

Из папки Access 2007 откройте документ Ввод условий отбора.html и познакомьтесь с его содержимым. Выпишите к себе в тетрадь основные логические операторы и специальные операторы сравнения. Запомните синтаксис их написания.

ЗАДАНИЕ 10

Используя расширенный фильтр выведите следующие записи:

1. О розничных клиентах, проживающих в городе Екатеринбурге.

2. О розничных клиентах, с фамилией, начинающейся на букву «Т», проживающих в Москве.

3. О менеджерах с фамилией, заканчивающейся на букву «а», номер телефона которых начинается с 5.

4. О заказах автомобилей марки Audi, стоимость аудиосистемы которых не превышает 40000 р., а стоимость автомобиля не менее 700000 р.

Результат покажите преподавателю.