3. Характеристика существующей организации обработки информации

3.1. Классификация и кодирование информации

При решении данной задачи используются классификаторы поставщиков и материалов.

Код поставщиков – простой код, порядковая система кодирования.

ΧΧΧ

Код поставщика

Код материалов – сложный код, разрядная система кодирования.

ΧΧΧΧ

Код товара

Вид товара

Все части кода – порядковая система кодирования.

Таблица 1. Классификатор поставщиков

Наименование поставщика	Код поставщика
ОАО «Молоко»	123
Вектор плюс	221
…	…

Таблица 2. Классификатор материалов

Вид товара	Название вида товара	Код товара	Название товара	Общий код
1	Йогурт	001	Растишка	1001
		002	Чудо	1002
		…	…	…
2	Сыр	001	Брынза	2001
		002	Российский	2002
		…	…	…

3.2. Характеристика входной информации

Носителями входной информации в задаче «Учет поступления товара» являются следующие документы:

Таблица 3. Первичные документы

Наименование первичного документа	Идентификаторы	Периодичность	Приложение
Приходный ордер	УПМ0101	В течение месяца	1
Акт о приемке материалов	УПМ0102	В течение месяца	2

Приходный ордер (УПМ0101). В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения и т. п.). При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (ф. № М-З и М-4).

Акт о приемке материалов (УПМ0102) - первичный документ, который применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Содержит данные о продукции (грузе) – знак, марка, пломба, количество, масса и т.д., дата и время прибытия груза на станцию назначения и доставки на склад получателя, условия хранения, состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, количество недостающей продукции, другие данные. На следующих страницах – данные проверки приемной комиссией, в которую входят представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации, заведующий складом и представитель отдела снабжения предприятия. Эти данные отражают наименование материальных ценностей, их сорт, количество, цену по документам и фактически, брак и бой, недостачи и излишки. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные». Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных ит.д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случае обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

На основании первичных документов заполняется входной файл Rab.db (УПМ0301)

Наименование рабочего файла	Идентификатор	Приложение (структура файла)	Приложение (содержимое файла)
Rab.db	УПМ0301	3	4

Таблица 4. Входные файлы

Таблица 5. Описание входных файлов

Наименование файла	Назначение	Вид	Ключевые признаки формирования и упорядочения	Данные для формирования берутся из следующих документов	Файл используется при составлении выходного документа
УПМ0301	Предназначен для ввода в выходном документе	Переменный	Код поставщика,код материала	УПМ0101 УПМ0102	Ведомость учета поступления товара»