1.2 Организационное проектирование (стадии и методы оргпроектирования)

Оргпроектирование включает несколько стадий (18, с. 145).

1 стадия - предпроектное исследование:

1.1.предпроектное ориентировочное исследование (экспресс-анализ) - диагностика;

1.2.рабочее, детальное исследование;

1.3.анализ, обобщение и выводы.

Предпроектное ориентировочное исследование является важной составной частью подготовительных работ к исследованию и проектированию системы управления. Его цель - точное определение состава, объема, стоимости, сроков исполнения предстоящих проектно-исследовательских работ и соответствующее их документирование. Общий срок проведения подготовительных работ к проектированию систем управления, как правило, занимает 30 дней. Сжатые сроки и ответственность за комплексное составление ТЗ и остальной проектной документации требуют, чтобы проведение предпроектного ориентировочного исследования поручалось наиболее квалифицированным коллективам исследователей. Работа, которую необходимо проделать при предпроектном ориентировочном исследовании, зависит и от предложений заказчика по составу проекта.

Начало предпроектного этапа работ связано с выбором объекта исследования и проектирования, его завершение - с составлением ТЗ. По отношению ко всему объему работ предпроектный этап сравнительно невелик и не должен превышать 5-10% от общей трудоемкости исследования и проектирования. Однако именно в этот период определяются основные направления исследования того или иного объекта (системы) управления.

При подготовке к комплексному исследованию и проектированию ориентировочное исследование проводится по четырем основным направлениям разработки комплексного проекта (17, с. 275).. Первоначальное ознакомление со структурой и штатами аппарата управления (АУ) объекта исследования включает:

-знакомство с характером основных взаимоотношений с выше- и нижестоящими организациями;

-количество и общую характеристику объектов управления, подчиненных данному аппарату;

-количество структурных подразделений аппарата управления, их штаты и основные функции каждого подразделения;

-основные функциональные взаимосвязи между подразделениями;

-основные документы, которыми они обмениваются.

Методами работы, применяемыми исследователями для анализа и фиксации полученных сведений, являются изучение и анализ документов, опрос сотрудников, составление организационно-структурной схемы данного аппарата управления.. Первоначальное изучение документооборота аппарата управления включает выяснение следующих вопросов:

-объем входящей и исходящей документации аппарата управления за ряд лет;

-общую характеристику входящей и исходящей документации;

-основные и наиболее массовые документы данного аппарата управления;

-распределение документации по структурным подразделениям;

-общую характеристику документационных потоков;

-наличие унифицированных форм;

-общую характеристику постановки делопроизводства;

-уровень регламентации документационных работ и т.д.

Источниками сведений являются:

-данные учетно-справочного аппарата канцелярии и структурных подразделений;

-инструкция по делопроизводству;

-опрос компетентных сотрудников аппарата;

-составление схемы документационных потоков аппарата управления.

Основные методы исследования: изучение документов, выборочные наблюдения, опрос. Первичное изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления включает:

-определение количества средств организационной и компьютерной техники, имеющихся в аппарате управления;

-характер их использования;

-наличие централизованных служб технического обслуживания;

-существующую потребность в технических средствах.

Источниками сведений служат: перечень имеющихся технических средств, осмотр служебных помещений и оборудования рабочих мест, опрос компетентных специалистов.

Методы: выборочные наблюдения, опрос, изучение документов. Первичное ознакомление с организацией труда персонала управления включает:

-выявление общей характеристики и структуры штатов аппарата управления, являющегося объектом рационализации, по категориям и по количеству;

-общую характеристику основных видов работ и способов их выполнения;

-общую характеристику планировки помещений;

-организацию рабочих мест и условий труда;

-наличие потерь рабочего времени.

Источниками сведений служат: штатное расписание аппарата управления, опрос руководителей структурных подразделений, наблюдения.

Методы: опрос, наблюдения.

Заканчивается 1-я стадия разработкой технического задания (ТЗ) на проведение проектных работ (6).

Техническое задание (ТЗ) - документ, отражающий результат первой (предпроектной) стадии работ, - является важным организационно-методическим и научно-техническим документом. Как правило, проект ТЗ составляется проектной организацией или коллективом исследователей и входит в состав проектной документации.

Техническое задание должно содержать ряд обязательных разделов:

-основание для разработки и проведения исследовательских и проектных работ (постановление вышестоящих органов, приказ министерства, хоздоговор и пр.);

-цели и задачи исследования и проектирования системы управления;

-исходные данные (краткая характеристика объекта исследования и проектирования);

-состав проекта и основные направления исследования и проектирования (перечень основных этапов проекта);

-особые условия (специальные требования заказчика);

-ориентировочные показатели экономической эффективности проекта (экономический эффект, срок окупаемости).

К техническому заданию прилагаются:

-отчет о выполнении работ по предпроектному обследованию;

-предварительный перечень технических средств, необходимых для проведения исследования и проектирования;

-сметно-финансовый расчет затрат на исследование и проектирование и внедрение проекта;

-документ об обеспечении финансирования работ по исследованию и проектированию (гарантийное письмо).

Оформление ТЗ производится в соответствии с правилами оформления технической (проектно-конструкторской) документации. ТЗ обсуждается на научно-технических советах у заказчика, согласовывается и утверждается заказчиком, а иногда и вышестоящей организацией. Разработка проекта ведется в строгом соответствии с утвержденным ТЗ, отступления от ТЗ допускаются в исключительных случаях по согласованию с заказчиком.

2 стадия - детальное исследование объекта (системы) управления. При проектировании отдельных, очень сложных по своему характеру объектов допускается выделение в качестве самостоятельного этапа - этапа исследования (или детального исследования). Техническое проектирование занимает примерно 30% (третью часть) общей трудоемкости исследования и проектирования объекта. На особо важных и сложных объектах проектирования допускается деление этапа последовательно на аванпроект и экзисный проект. При разработке проектов системы управления (одновременно с проектированием новых зданий и помещений или реконструкций) технический проект включается в проектное здание.

3 стадия - рабочий проект. На стадии рабочего проектирования детализируются организационные, технические и технологические идеи и решения, содержащиеся в техническом проекте. Этот этап по трудоемкости занимает главное место - до 50%.

На практике часто возникает необходимость объединения технического и рабочего проектирования в одну стадию (или этап) - технорабочего проекта, в котором отдельные идеи и решения могут быть детальными, доведенными до рабочего проекта, а другие ограничены изложением в виде технических предложений по совершенствованию системы управления.

Этот этап наиболее ответственный в проектировании. В процессе проектирования разрабатывается оптимальный вариант системы управления и организации аппарата управления, его деятельности по выполнению возложенных на него функций с минимальной затратой трудовых, материальных и финансовых средств. При локальном исследовании и проектировании проектные предложения, как правило, не выходят за рамки ТЗ. При комплексном - состав проектных предложений охватывает все возможные пути ликвидации недостатков, выявленных в ходе детального исследования. Работы, выполняемые в ходе комплексного проектирования, по проблеме совершенствования аппарата управления могут быть следующими.

Работы, выполняемые входе разработки комплексного проекта рационализации службы ДОУ (27, с. 160):

-установление перечня и последовательности необходимых операций и процедур в технологии обработки документов;

-определение приемов выполнения отдельных операций, то есть технологии операций;

-подбор средств оргтехники, компьютерной техники, необходимых для реализации отдельных операций;

-разработка общей технологии документационного обеспечения управления;

-нормирование отдельных операций;

-расчет трудоемкости выполнения отдельных процедур (видов работ), расчет необходимых затрат времени на организацию делопроизводственного обслуживания;

-расчет необходимого штата делопроизводственного персонала;

-распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ;

-построение оргструктуры службы ДОУ;

-проектирование рабочих мест сотрудников службы ДОУ;

-планировка служебных помещений персонала службы ДОУ;

-разработка маршрутов доставки корреспонденции;

-проектирование условий труда сотрудников службы ДОУ, организация рабочих мест;

-подготовка сметы на проектируемое оборудование;

-разработка положения о службе ДОУ, разработка должностных инструкций, подготовка режимов рабочего времени, инструкции по делопроизводству;

-расчет показателей проекта, расчет стоимости проектных работ, расчет экономической эффективности проекта ДОУ (7, с. 124).

Проектирование - это наиболее творческая часть деятельности исследователей и проектантов. Она предполагает применение различных методических и организационно-технических приемов и средств, разработанных наукой и практикой на сегодняшний день в их сочетании.

Завершающей стадией работ по исследованию и проектированию является этап внедрения проекта. Внедрение проекта представляется как поэтапный процесс, предусматривающий последовательное осуществление комплекса организационно-технических мероприятий по совершенствованию системы управления, структуры аппарата управления, унификации систем документации, внедрению новых, современных технических средств, обучению работников новым приемам работы и т.д.

В общей сложности трудоемкость стадии внедрения проекта составляет от 10 до 30% трудоемкости разработки всего проекта.

По своему характеру проектные решения, подлежащие внедрению, могут быть:

-технические (процесс организации и использования существующей техники отраслью, в которой она применяется);

-научные (перенос и утверждение достижений одной науки в другую или же формирование нового научного направления);

-научно-технические (преобразование новой идеи или изобретения в социально и экономически значимую производственную продукцию, обладающую новыми технико-экономическими показателями);

-организационно-управленческие (целенаправленное, запланированное и приносящее результаты изменение в системе управления, структуре организации, кадрах, технике, методах и процедурах управленческой деятельности).