Розділ 10 Моніторинг і контроль проекту. Планування і контроль державних програм.

Важливим інструментом реалізації поставлених цілей є моніторінг виконання проекту. Його основним завданням є отримання фактичних даних про хід виконання проекту, зіставлення їх з плановими показниками і виявлення відхилень [2]. Моніторинг забезпечує:

1) облік (систематичне і планомірне спостереження за всіма процесами реалізації проекту);

2) виявлення відхилень від цілей проекту, які фіксуються за допомогою:

–     планового розкладу проекту,

–     планових показників бюджетів,

–     розрахункових потреб у ресурсах проекту;

3) прогнозування наслідків ситуації, що склалася;

4) обгрунтування необхідності прийняття коригуючого впливу.

Дії з моніторингу проектних робіт включають контроль, аналіз, облік, відстежування та упорядкування звітів про фактичне виконання проекту згідно з розробленим планом.

Визначивши причини відхилення проекту від календарного плану, менеджер повинен впровадити певні дії. Чим раніше будуть здійснені коригувальні дії, тим краще для кінцевих результатів проекту та фінансової стороти також. Можна визначити 5 основних варіантів можливих дій при визначенні відхилень від плану:

• знайти альтернативні рішення. У першу чергу треба розглянути можливості, пов'язані з підвищенням ефективності за рахунок нових технологічних або організаційних рішень. Це може бути перерозподіл виконавців, зміна послідовності виконання робіт та ін.;

• перегляд вартісних параметрів. Цей підхід означає призначення додаткових ресурсів: залучення додаткового устаткування, матеріалів, персоналу. Він використовується в разі необхідності усунення затримок щодо критичних робіт;

• перегляд термінів. Цей підхід припускає, що термін виконання окремих робіт може бути продовжено. Керівництво проекту може піти на такий крок у разі неможливості знайти інше рішення, в разі необхідності перерозподілу ресурсів з некритичних робіт, жорстких вартісних обмежень щодо виконання критичних робіт;

• перегляд змісту проекту. Цей підхід припускає, що в процесі аналізу може бути виявлена можливість або доцільність виключення ряду робіт з числа проектних, якщо ця зміна не призведе до погіршення якості проектних рішень. Наприклад, можна відмовитися від ремонту фасаду орендованого приміщення, використавши призначені для цього ресурси на роботи з монтажу обладнання;

• припинення виконання проекту. Якщо в процесі виконання проекту стає очевидним, що запланованих результатів не вдасться досягти і їх можливий рівень не буде відповідати затратам на здійснення проекту, то прийняття рішення про його дострокове закриття може виявитися найбільш раціональним. Так хоча б вдасться запобігти витратам зайвих коштів на завершення проекту та його подальшу експлуатацію.

Оскільки для виконання проекту залучаються спеціалізовані компанії, моніторинг здійснення проктних робіт покладено на керівника організації. Контроль за фінансуванням проекту, термінів виконання та якості виконання робіт покладається на відповідальну особу Управління житлово-комунального господарства та будівництва м. Ніжина або на керівника даного управління.