3. Перечень сокращений

АП – Аппарат Правления;

БД – Бюджетный комитет;

ВД – Валютный департамент;

ВЛД – высшее должностное лицо.

ОД – Операционный департамент;

…

В перечень сокращений включают все виды сокращений, включая аббревиатуры и графические сокращения.

Основной текст ЛНА

Основной текст ЛНА состоит из разделов:

• общие положения;

• основное содержание (разделы, подразделы, пункты, подпункты);

• заключительные положения.

• Раздел «Общие положения» определяет назначение документа, область его применения (распространения); особенности (условия) применения документа; ответственность за применение документа

В раздел «Общие положения» может быть включен перечень законодательных и иных нормативных правовых актов, в том числе ЛНА, которые являются правовым основанием разработки данного документа. При большом перечне таких документов, они могут быть вынесены в отдельное приложение.

Основное содержание ЛНА

В последующих разделах ЛНА излагается основное содержание документа – нормы, правила, положения, регламентирующие сферу правового регулирования. В основных разделах документа могут быть отражены следующие вопросы:

• общая характеристика предмета правового регулирования;

• роли и/или функции подразделений и работников, в отношении которых устанавливаются нормы поведения (деятельности);

• условия, которые должны соблюдаться в регламентируемой сфере деятельности;

• требования к документации, документированию, формам документов, нераспространению информации, составляющей коммерческую тайну и др.;

• требования к контролю и отчетности и др. положения.

Если ЛНА регламентируются процессы деятельности, рекомендуется, чтобы каждый раздел (подраздел) документа соответствовал отдельному процессу (части процесса), а нормы, касающиеся отдельных стадий (операций) процесса излагались последовательно, от начального этапа, инициирующего процесс, до завершающего этапа, оформляющего результат процесса.

При регламентации процессов, помимо их содержания должны быть указаны и участников, должны быть регламентированы:

• входная и выходная информация (данные, документы);

• ресурсы, необходимые для выполнения процесса;

• основания и/или условия выполнения процесса или характеристики процесса;

• условия завершения процесса;

• результаты процесса;

• сроки (продолжительность) выполнения процесса (действия);

• функции исполнителей работ (специалистов) или конкретных должностных лиц.

Если в ЛНА предусматривается взаимодействие с контрагентами, клиентами или иными третьими лицами, положения, регламентирующие это взаимодействие, следует выделять в отдельный раздел (подраздел).

Разделы основной содержательной части текста, как правило, подразделяются на пункты и подпункты или на подразделы, имеющие самостоятельные заголовки, которые подразделяются на пункты и подпункты.

Заключительные положения

В текст ЛНА может быть включен раздел «Заключительные положения». Необходимость в этом разделе возникает тогда, когда необходимо отменить действие ранее утвержденных ЛНА в связи с принятием нового документа. Перечень этих документов, признаваемых утратившими силу, включается в заключительный раздел ЛНА. Если документов, утрачивающих силу в связи с принятием нового документа много, они могут быть помещены в отдельное приложение к ЛНА.

В раздел «Заключительные положения» включается также информация об особенностях (условиях, дате) вступления ЛНА в силу.

В следующей статье будут рассмотрены вопросы оформления приложений к ЛНА, особенности нумерации, применяемой в тексте ЛНА, особенности написания числительных и некоторые другие особенности оформления и изготовления ЛНА.

Оформление приложений к ЛНА

Локальные нормативные правовые акты организаций (далее – ЛНА) могут включать приложения. В приложения к ЛНА выносятся различные материалы - формы документов, правила их заполнения, списки документов, лиц, оборудования и др., графики, схемы, таблицы, расчеты, описание форматов представления электронных документов и др. материалы. Как правило, в виде приложений оформляются материалы вспомогательного или поясняющего характера, что позволяет оставить в основном тексте ЛНА только положения нормативного характера.

Приложения к ЛНА располагаются в конце документа после основного текста ЛНА в порядке расположения ссылок на приложения в основном тексте нормативного документа. Если приложением к ЛНА является текстовый документ, он может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты с нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения. Юридическая сила приложений и ЛНА, к которому относятся приложения, одинакова.

В тексте ЛНА по мере упоминания приложений делается ссылка на номер приложения, например:

4.1. Результаты аттестации (оценка и рекомендации) заносятся в аттестационный лист (приложение 2), который составляется в одном экземпляре, подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, принявшими участие в голосовании, и помещается в личное дело работника.

Номер приложения, как в основном тексте ЛНА, так и в отметке на приложении, указывается со знаком номер или без него: Приложение № 3, Приложение 3).

Слово «приложение» в отметке о приложении может печататься прописными буквами:

Если приложение одно, номер приложения не проставляется. При ссылке на приложение в основном тексте ЛНА слово «приложение» пишется со строчной буквы и помещается в скобки. Если одновременно делается ссылка на несколько приложений, указываются номера первого и последнего приложений через дефис, например:

При оформлении договоров с клиентами используются формы документов (приложения 1-3).

Не: (приложения 1, 2, 3).

Большинство приложений к ЛНА имеют наименование, которое должно соответствовать названию, приведенному в основном тексте документа. Наименование приложения включает название вида документа (перечень, список, график и др.) и заголовок, раскрывающий содержание приложения, составляющие одно целое, например:

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия;

Перечень документов, хранение которых может осуществляться в электронном виде;

Перечень информации, включаемой в Регламент ведения фонда единиц хранения;

Опись документов, представляемых при заключении договоров кредитования с юридическими лицами;

Порядок учета основных средств общества.

Наименованием приложений, содержащих формы документов, является наименование формы документа, например:

Приложение 4 к п. 7.1.

Особенности изготовления ЛНА

Для изготовления документов, в том числе ЛНА, организации используют MS Word. В текст ЛНА, выполненный с использованием текстового редактора Word, могут быть включены фрагменты, выполненные в Excel или Visio (таблицы, диаграммы и др.).

Стиль оформления ЛНА должен быть предусмотрен инструкцией по документационному обеспечению или отдельным нормативным документом, устанавливающим порядок издания и оформления ЛНА.

При разработке правил оформления ЛНА организация может использовать элементы своего фирменного (корпоративного) стиля, что может выражаться в использовании определенных шрифтов, элементов графического выделения отдельных элементов документа, в том числе выделения цветом. Допускается применять выделение полужирным, курсивом или подчеркиванием, но единообразно по всему тексту.

Поскольку ЛНА - это, как правило, многостраничные документы, начиная со 2-й страницы, рекомендуется заголовок ЛНА повторять в нижнем колонтитуле шрифтом меньшего размера, чем основной текст ЛНА.

В заключительной статье, посвященной ЛНА, будет рассмотрен порядок внесения изменений в ЛНА.