Раздел 1. «Общие положения» устанавливает:

- сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

- ответственность за ее несоблюдение;

- подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

- нормативно-методическую базу.

Раздел 2. « Документирование управленческой деятельности» делится на следующие пункты:

2.1. Общие требования к оформлению документов;

2.2. Требования к бланкам управленческих документов;

2.3. Оформление реквизитов документов;

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов:

- приказы и распоряжения;

- переписка;

- акт;

- протокол;

- докладные и служебные записки.

Подпункты раздела включают следующую информацию:

• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

• общие правила подготовки и оформления документов;

• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений;

• порядок использования и хранения бланков;

• порядок работы исполнителей с документами.

Раздел 3. «Организация документооборота и исполнение документов» устанавливает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

• правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

• основные инстанции движения документов;

• порядок подготовки и отправки исходящих документов;

• порядок учета объема документооборота.

Раздел 4. «Контроль исполнения документов» закрепляет:

• категории документов, подлежащих обязательному контролю;

• порядок их постановки на контроль;

• технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

• обязанности исполнителей;

• типовые сроки исполнения;

• порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

• порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел 5. «Текущее хранение документов» состоит из подразделов:

5.1. «Порядок составления и утверждения номенклатуры дел», в котором в свою очередь содержится информация о:

• порядке разработки и использования номенклатуры дел;

• порядке систематизации и индексации дел.

5.2. «Формирование дел» включает информацию о:

• правилах хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

• об установлении ответственности определенных должностных лиц за сохранность документов;

• правилах формирования в дела отдельных категорий документов;

Раздел 6. «Текущее хранение документов» содержит:

• правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

• устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

• правила формирования в дела отдельных категорий документов;

• порядок разработки и использования номенклатуры дел;

• порядок систематизации и индексации дел.

Итак, Инструкция решает много практических задач. В инструкции утверждаются бланки основных документов, очередность оформления различных видов документов и порядок прохождения внутри организации. Все это снижает временные затраты на обработку документов. Еще одна ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации, эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников, но и особенностями делопроизводства. Закрепив особенности оформления документов в локальном акте, создаются условия для новых сотрудников, которые благодаря Инструкции смогут быстро разобраться в нюансах работы в конкретном учреждении.

Кроме того, предложенный алгоритм разработки и структура инструкции по делопроизводству для школы-интерната установят единый порядок составления документов и организации работы с ними. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, и обязательны для исполнения всеми работниками школы-интерната.