Office 2007. Самоучитель

Контрольное упражнение

Попробуйте самостоятельно повторить некоторые приемы форматирования презентаций, рассмотренные на этом занятии.

1.Создайте новую пустую презентацию.

2.Добавьте титульный слайд и введите в него заголовок и подзаголовок.

3.Добавьте два слайда, один с двумя списками, а второй с организационной диаграммой. Заполните местозаполнители каким-либо текстом.

4.Сделайте первый список первого слайда нумерованным.

5.Второму списку того же слайда задайте маркеры из библиотеки клипов.

6.Откройте образец слайда и добавьте на каждый слайд рисунок с гиперссылкой на первый слайд презентации.

Какая гиперссылка обеспечивает переход на первый слайд?

7.В поле даты образца слайда выведите дату и время последнего обновления презентации.

Как настраивается формат даты?

8.Залейте фон образца каким-нибудь узором.

9.Добавьте на третий слайд презентации организационную диаграмму из пяти стандартных блоков (начальник, помощник и три подчиненных).

10.Расположите блоки подчиненных друг под другом.

Как изменить способ размещения блоков?

11.Закройте презентацию, не сохраняя ее.

Подведение итогов

На этом занятии вы изучили приемы форматирования текста и объектов слайдов презентации. Последние три упражнения были посвящены рисункам SmartArt на примере организационных диаграмм.

На следующем занятии рассматриваются вопросы настройки и демонстрации электронного слайд-шоу, а также публикации презентаций в виде бумажных оттисков и фотографических слайдов.

Занятие 15

Публикация презентации

Тема занятия

Упражнения этого занятия научат вас печатать слайды презентации на бумаге и прозрачных пленках, сохранять их в формате HTML, представлять в виде электронного слайд-шоу. Ниже перечислены операции, с которыми вы здесь познакомитесь:

настройка параметров страниц;

экспорт слайдов в другие приложения;

преобразование в формат HTML;

настройка переходов;

анимация объектов;

запись звукового сопровождения;

демонстрация слайд-шоу.

Завершив процесс создания презентационной последовательности, следует подумать о том, в каком виде слайды должны быть представлены на суд общественности. PowerPoint позволяет печатать со слайдов прозрачные пленки (прозрачки) или страницы доклада, содержащие до шести слайдов с комментариями на одном листе. Можно вывести презентацию на 35-миллиметровые слайды или преобразовать в формат HTML и разместить на веб-узле. Наконец, можно показать их в виде интерактивного слайд-шоу, в котором слайды сопровождаются привлекательными переходами, записанным звуком и другими эффектами.

Публикация презентации

Достоинством печатного варианта представления презентации является его независимость от компьютеров. Прозрачные пленки со слайдами презентации можно показать в любом конференц-зале на большом экране, а страницы с комментариями просто раздать коллегам для ознакомления. Однако для печатной копии недоступны разнообразные электронные эффекты.

Упражнение 2. Печать слайдов, заметок и структуры

Чтобы распечатать презентацию на бумагу или прозрачные пленки, выполните следующие действия.

1.Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать Печать (Print Print). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15.2.

Ðèñ. 15.2. Настройка параметров печати

2.В раскрывающемся списке Печатать (Print What) выберите тип печатаемого документа. Здесь доступны следующие варианты:

Слайды (Slides) — печать слайдов по одному на каждой странице;

Выдачи (Handouts) — вывод материалов для раздачи слушателям. В этом варианте на одной странице печатается несколько слайдов. Для указания количества и расположения слайдов на страницах пользуйтесь элементами управления раздела Выдачи (Handouts). Для конфигурирования выдач можно также воспользоваться образцом выдач, который вызывается командой Вид Режим просмотра презентации Образец выдач (View Presentation Views Handout Master);

Заметки (Notes Pages) — печать страниц заметок, на каждой из которых размещаются один слайд и текст заметок к слайду, в обычном режиме просмотра располагающиеся под текущим слайдом. Формат страниц заметок можно настроить с помощью соответствующего образца, который становится доступным после щелчка на кнопке Вид Режим просмотра презентации Образец заметок (View Presentation Views Notes Master);

Структуру (Outline View) — вывод на принтер только структуры презентации, идентичной той, которая отображается в режиме просмотра структуры.

3.В разделе Диапазон печати (Print Range) установите переключатель Âñå (All), чтобы напечатать все слайды, Текущий слайд (Current Slide), чтобы напечатать только текущий слайд, или Слайды (Slides), чтобы напечатать несколько слайдов. В последнем случае введите в одноименное поле номера тех слайдов, которые нужно напечатать. В раскрывающемся списке Цвет или оттенки серого (Color/Greyscale) выберите один из следующих вариантов:

Цветная печать (Color) — печать в цвете;

Оттенки серого (Grayscale) — улучшает вид цветных областей при печати на черно-белом принтере;

Черно-белый без серого (Pure Black and White) — все объекты и тона выводятся черным цветом на белом фоне без промежуточных градаций серого.

В диалоговом окне настройки параметров печати есть дополнительные флажки, которые включают специальные режимы:

Масштабировать по листу (Scale to fit paper) — масштабирование слайдов так, чтобы они максимально использовали полезную площадь листа;

Обрамление слайдов (Frame slides) — по краям всех слайдов добавляется рамка;

Печатать примечания и рукописные примечаниями (Print comments and ink markup) — печатаются страницы комментариев для всех слайдов, содержащих комментарии.

4.С помощью счетчика Число копий (Numbers of copies) задайте количество печа- таемых копий.

5.В раскрывающемся списке Èìÿ (Name) выберите принтер.

Если вы хотите распечатать слайды на прозрачных пленках, необходимо настроить параметры принтера.

6.Щелкните на кнопке Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно для настройки принтера. Его вид может быть разным в зависимости от типа принтера. Например, окно для настройки принтера HP DeskJet 1200С показано на рис. 15.3.

7.Выберите в этом окне необходимый размер и ориентацию листов прозрачной пленки, а также способ ее подачи.

8.Щелкните на кнопке OK.

9.Чтобы распечатать указанную последовательность слайдов, выдач или заметок, щелкните на кнопке OK в диалоговом окне Печать (Print).

Упражнение 3. Преобразование в другие форматы

Встроенные инструменты PowerPoint дают возможность рассылать слайды презентации по электронной почте, помещать их в общие папки Outlook, вставлять презентации в документы Word или преобразовывать в веб-страницы, которые можно опубликовать в интрасети или Интернете.

8

Ðèñ. 15.3. Окно настройки принтера

Команды подменю Отправить (Send), которое появляется после щелчка на кнопке Office, позволяют переслать слайды PowerPoint в следующие места назначения:

Электронная почта (E-mail) — отправка презентации PowerPoint в виде вложения в электронное письмо Outlook;

Факс через Интернет (Internet Fax) — отправка презентации в виде факса через Интернет с помощью специальных служб Интернета.

Команды подменю Опубликовать (Publish), которое также появляется после щелч- ка на кнопке Office, позволяют выполнять следующие действия:

Подготовить для компакт-диска (Package for CD) — дает возможность скопировать презентацию на компакт-диск, который можно будет воспроизвести на компьютере под управлением ОС Windows 2000 или более поздней версии даже при отсутствии в системе установленного приложения Office PowerPoint;

Опубликовать слайды (Publish Slides) — сохранение слайдов в библиотеке слайдов или другом месте для последующего использования;

Создать выдачи в Microsoft Office Word (Create Handouts in Microsoft Office Word) — позволяет открыть презентацию в Word и подготовить настраиваемые страницы выдач;

Сервер управления документами (Document Management Server) — сохранение презентации на сервере управления документами для совместного использования;

Создать рабочую область для документов (Create Document Workspace) — создание âåá-óçëà для презентации и синхронизации с локальной копией.

Для начала попробуем добавить презентацию в файл Microsoft Word.

1.Откройте презентацию Ïëàí.

2.Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Опубликовать Создать выдачи в Microsoft Office Word (Publish Create Handouts in Microsoft Office Word). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15.4.

Ðèñ. 15.4. Разметка страницы презентации

3.С помощью переключателей группы Разметка страницы в Microsoft Office Word

(Page layout In Microsoft Office Word) выберите вариант размещения слайдов и заметок на страницах документа Word.

4.С помощью переключателей группы Добавить слайды в документ Microsoft Office Word (Add slides to Microsoft Office Word document) выберите один из двух режимов вставки презентации:

Вставить (Paste) — вставка в документ Word копии презентации;

Связать (Paste link) — связывание документа Word с презентацией, при этом вы видите содержание презентации в окне Word, но исходная информация остается в файле данных PowerPoint.

ВНИМАНИЕ

При связывании документа Word с презентацией обновление презентации влечет за собой одновременное обновление документа Word, однако для переноса такого документа, например, на другой компьютер, необходимо копировать не только документ Word, но и саму презентацию, связанную с этим документом.

5.Щелкните на кнопке OK. В результате автоматически запустится приложение Word, откроется новый документ, в который будет вставлена презентация. Таким образом, пользуясь широкими возможностями текстового процессора, вы сможете снабдить слайды необходимыми пояснениями и распечатать их на принтере.

Промежуточным вариантом между распечаткой прозрачных пленок и электронным слайд-шоу является презентация, сохраненная в формате HTML. Полученные таким образом веб-страницы можно опубликовать на веб-узле, предоставив к ним доступ через интрасеть или Интернет. Презентацией в виде

веб-страниц нельзя управлять, пользователь сам перемещается по слайдам. Но вы можете разместить на слайдах гиперссылки, подобные тем, которые были добавлены в файл Ïëàí.pptx на предыдущем занятии. Гиперссылки помогают пользователю ориентироваться в презентации. Давайте сохраним презентацию Ïëàí.pptxx в формате HTML.

6.Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить как Другие форматы (Save As Other Formats).

7.В списке Тип файла (Save as type) открывшегося диалогового окна Сохранение документа (Save As) выберите вариант Веб-страница (Web Page). В качестве имени введите название главного HTML-файла, с помощью которого будет инициирован просмотр презентации.

8.Щелкните на кнопке Опубликовать (Publish). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15.5.

Ðèñ. 15.5. Настройка параметров публикации

9.Установите переключатель Все перечисленные обозреватели (будут созданы большие файлы) (All Browsers Listed Above (create larger files)) в группе Поддержка обозревателя (Browser support), чтобы презентация одинаково хорошо смотрелась как в Internet Explorer, так и в Netscape Navigator.

10.При необходимости в группе Объект для публикации (Publish what?) установите переключатель Слайды (Slide number) и введите в счетчики номера первого и последнего слайдов публикуемой последовательности.

11.Щелкните на кнопке Веб-параметры (Web Options). В открывшемся диалоговом окне есть шесть вкладок, обеспечивающих доступ к следующим параметрам:

Общие (General) — режимы отображения инструментов навигации и анимационных переходов, цвет фона браузера;