5.5 Робота в Microsoft Access

Microsoft Access - це дуже потужна і зручна в роботі програма управління базами даних, що входить до складу пакету Microsoft Office. З її допомогою можна створювати довільні бази даних, редагувати їх зміст, представляти їх в різному вигляді і одержувати різноманітні звіти на основі раніше введених даних.

Microsoft Access - прикладна програма, що дозволяє управляти всіма відомостями з одного файлу бази даних. В рамках цього файлу дані можна розділити на окремі контейнери, звані таблицями; переглядати, додавати і обновляти дані в таблицях за допомогою електронних форм; знаходити і витягувати тільки потрібні дані за допомогою запитів; а також аналізувати або друкувати дані в заданому макеті за допомогою звітів. Вся початкова інформація бережеться в чітко певних таблицях.

Програма Microsoft Office Access 2007 надає користувачеві обширний набір засобів для збору даних і роботи з ними. Для зберігання і впорядковування інформації, з якою працюють користувачі, в Microsoft Office Access використовуються спеціальні файли - бази даних. Таким чином, Microsoft Office Access 2007 є системою управління базами даних, або СУБД.

Працюючи в Access, можна користуватися всіма зручностями, що надаються Windows та іншими додатками, наприклад Excel або Word. Мається на увазі, що робота з вікнами, меню, панелями інструментів, операціями «Вирізати», «Копіювати», «Вставити» у СКБД саме така.

Microsoft Access називає об'єктами все, що може мати ім'я. У базі даних Access основними об'єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі.

Таблиці – об'єкти, які визначаються й використовуються для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт певного типу. Вона містить поля (стовпці), і записи (рядки), де зібрана вся необхідна інформація про об'єкт.

Запити – об'єкти, які дозволяють користувачеві одержати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту можна використати бланк QBE або інструкцію SQL. За допомогою запитів можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох таблиць.

Форми – об'єкти, призначені в основному для введення даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатка. Можна використати форми для зручного подання даних із запитів або таблиць. Форми можна також роздрукувати.

Звіти – об'єкти, призначені для створення документа, який потім може бути роздрукований.

Макроси – це об'єкти, які представляють собою структурований опис одного або декількох дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію.

Модулі – об'єкти, що містять програми, написані мовою Visual Basiс для додатків, які дозволяють розбити деякий процес на кілька невеликих процедур. Модулі можуть бути незалежними об'єктами, що містять функції, які можна викликати з будь-якого місця додатка.

5.5.1 Створення бази даних та таблиць

База даних - іменована сукупність даних, що відображає стан об'єктів і їх взаємозв'язки в даній предметній області.

Для створення нової бази даних слід запустити програму, натиснути кнопку «Нова база даних». При цьому буде створена нова порожня база даних. У полі «Ім'я файлу» потрібно ввести ім'я файлу або залишити ім'я, запропоноване за умовчанням, потім натиснути кнопку «Створити». Після створення самої бази необхідно буде додати в неї потрібні об'єкти – таблиці, форми, запити і звіти. Основним елементом інтерфейсу Microsoft Office Access 2007 є «стрічка» - багатосторінкова область, розташована у верхній частині головного вікна.

Рис.5.8 – Стрічка Режим таблиці

У Microsoft Office Access дані організовуються в таблиці. Кожен рядок таблиці називається записом. У одному записі можна комбінувати дані різного типу. Кожен стовпець, так зване поле таблиці, як правило, містить в собі однотипну інформацію. Таблиця — це набір даних по конкретній темі. Використовування окремої таблиці для кожної теми означає, що відповідні дані збережені тільки один раз. Це робить базу даних більш ефективної і знижує число помилок при введенні даних.

При створенні будь-якої таблиці використовують конструктор, що складається з п'яти основних елементів.

Рис.5.9 – Вікно конструктора таблиці

Зверху розташовуються три стовпці, озаглавлені: "Ім'я поля", "Тип даних" "Опис". В нижній частині вікна конструктора є дві вкладки: "Загальні" та "Підстановка". В першому стовпці є можливість задати будь-яке ім'я стовпця. Стовпці в таблиці розташовуються саме в тому порядку, в якому їх задають. Після завдання імені поля в СУБД Microsoft Access вимагається неодмінно вказати тип даних, які в цьому полі передбачається берегти. Всього існує десять базових типів даних:

1. Текстовий - містить текст або числа не вимагаючі проведення розрахунків, наприклад, номери телефонів.

2. Поле MEMO - містить довгий текст або комбінацію тексту і чисел.

3.Числовий - містить числові дані, що використовуються для проведення розрахунків.

4. Дата/час - містить дати і час, що відноситься до років з 100 по 9999 включно.

5. Грошовий - містить грошові значення і числові дані, що використовуються в математичних розрахунках, що проводяться з точністю до 15 знаків в цілій і до 4 знаків в дробовій частині.

6. Лічильник - містить унікальні послідовно зростаючі (на 1) або випадкові числа, що автоматично вводяться при додаванні кожного нового запису в таблицю. Значення полий типа лічильника обновляти не можна.

7. Логічний - містить логічні значення, а також поля, які можуть містити одне з двох можливих значень (True/False, Да/Нет).

8. Поле об'єкту OLE - містить об'єкт (наприклад, електронна таблиця Microsoft Excel, документ Microsoft Word, малюнок, звукозапис або інші дані в двійковому форматі), зв'язаний або упроваджений в таблицю Microsoft Access.

9. Гіперпосилання - створює поле, в якому пропонується вибір значень із списку або з поля із списком, що містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці. Вибір цього параметра в списку в осередку запускає майстра підстановок, який визначає тип поля.

10. Майстер підстановок - створює поле, в якому пропонується вибір значень із списку або з поля із списком, що містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці. Вибір цього параметра в списку в осередку запускає майстра підстановок, який визначає тип поля.