Лабораторная работа № 5 Создание, редактирование и использование шаблонов

Цель лабораторной работы

Лабораторная работа служит для получения практических навыков по созданию и использованию нового шаблона рабочей книги.

Основные сведения о шаблонах

Шаблон – это особый документ, используемый для создания других документов по своему образцу. Шаблоны избавляют от большей части работы по расстановке элементов и оформлению, что позволяет полностью сконцентрироваться на данных. При от-крытии Excel 2013 отображаются шаблоны для планирования бюджета, создания календарей, форм и отчетов, а также многих других задач. Отличиями шаблона от обычной рабочей книги являются:

1. Расширение xltx в отличие от расширения обыкновенных книг xlsx.

2. При открытии файла шаблона открывается не сам документ шаблона, а его точная копия с расширением xlsx.

3. Иконка (значок кнопки) шаблона имеет сверху желтую полоску в отличие от иконки обычной книги Excel:

Содержание лабораторной работы

Лабораторная работа заключается в создании нового шаблона рабочей книги со встроенными элементами управления, в создании документа на основе шаблона и корректировке уже созданного шаблона.

Выполнение лабораторной работы

1. Откройте новую рабочую MS Excel 2013.

2. Используя имеющиеся в Excel средства форматирования, подготовьте рабочий лист в качестве шаблона для факса:

• перед вводом данных уменьшите ширину столбцов A, C, E, G.

• введите данные на основании факса, приведенного на рис.1. Для назначения шрифтов и линий используйте кнопки группы Шрифт на вкладке Главная;

• в ячейку H10 введите формулу для вывода текущей даты =ТДАТА() (см. рис. 1).

Рис 1. Шаблон для факса

3. Создайте новые стили и примените их при вводе данных.

Стиль ячейки – это определенный набор параметров форматирования, таких как шрифты и размеры шрифтов, форматы чисел, границы и заливка ячеек.

Создайте новый стиль и примените его для ввода данных «Кому» и «Фирма». Для этого:

• выполните команду Главная/Стили/Стили ячеек/Соз­дать стиль ячейки;

• в диалоговом окне Стиль в поле Имя стиля введите Мой стиль 1 и нажмите кнопку Формат;

• в окне Формат ячеек на вкладке Шрифт выберите Шрифт – Calibri (Основной текст), Начертание – курсив, Размер – 12, Цвет – синий;

• два раза нажмите ОК;

• выделите строки 5, 7, 8;

• выполните команду Главная/Стили/Стили ячеек и выберите пользовательский формат «Стиль 1».

4. Самостоятельно создайте еще один стиль (выберите новый шрифт, измените начертание и размер, выберите цвет, вид рамки и заливки) и примените его к ячейкам с 17 по 27 строку.

5. Сохраните подготовленный рабочий лист в качестве шаблона. Для этого:

• выполните команду Файл/Со­хранить как…;

• в диалоговом окне Сохранение документа выберите тип файла Шаблон Excel, введите имя файла «FAX» и сохраните шаблон в папке C:\Users\<Имя пользователя>\Documents. При этом Excel создаст в папке Мои документы папку Пользовательские шаблоны Office и сохраните там шаблон FAX. xltx.

•  Примечание.  Если к моменту сохранения готового шаблона папка Пользовательские шаблоны Office уже была создана, сохраните шаблон факса в этой папке.

6. Закройте программу MS Excel.

7. Создайте факс на основе созданного шаблона FAX.xltx:

• загрузите программу MS Excel 2013;

• на стартовой странице в списке ЛИЧНЫЕ выберите и загрузите шаблон FAX.

8. Введите произвольную информацию в загруженный шаблон. Начиная с 17 строки, введите текст передаваемого по факсу сооб­щения. Проанализируйте изменение форматов вывода при вводе данных в строки 5, 7, 8, 17-27.

9. Сохраните созданный документ с именем «Факс» и закройте его.

10. Откорректируйте шаблон с целью защиты от записи группы ячеек. Для этого:

• запустите программу MS Excel и загрузите шаблон FAX;

• выделите несмежные области, в которых не требуется защита от изменений (диапазон ячеек в строках 5, 7, 8, 11-14, 17-27, блок ячеек С10:D10). Выделять при нажатой клавише CTRL;

• выполните команду Главная/Ячейки/Формат/Защита /Формат ячеек;

• в диалоговом окне Списки на вкладке Формат ячеек снимите флажок Защищаемая ячейка;

• нажмите OK;

• для защиты листа выполните команду Рецензирование/Изменения/Защитить лист;

• в диалоговом окне «Защита листа» введите пароль (запомните его!) и нажмите OK;

• подтвердите введенный ранее пароль и снова нажмите OK.

11. Сохраните откорректированный шаблон и закройте его.

12. Закройте документ Excel без сохранения.

13. Загрузите шаблон для создания нового факса.

14. Выполните попытку редактирования названия фирмы «Рога и копыта», изменения даты и других защищенных ячеек. Закройте документ.

15. Снимите защиту с шаблона с целью добавления в него элементов управления. Для этого:

• откройте шаблон факса с именем FAX.xltx;

• для снятия защиты выполните команду Рецензиро­вание/Изменения/Снять защиту листа;

• в диалоговом окне «Снять защиту листа» введите пароль и нажмите OK;

16. Встройте в шаблон некоторые элементы управления, чтобы бланк можно было использовать не только для факса, но и для письма (см. рис 2.).

Рис. 2. Шаблон с элементами управления

Для этого:

• вставьте несколько (8) пустых строк в верхнюю часть ра­бочего листа;

• добавьте вкладку Разработчик на ленту. Для этого выполните команду Файл/ Параметры, выберите команду Настройка ленты и в разделе Основные вкладки установите флажок Разработчик.

• разместите на рабочем листе элемент управления Счетчик, выполнив команду Разработчик/Элементы управления/ Вставить/Элементы управления формы/Счетчик;

• установите курсор (крестообразной формы) на место размещения этого элемента на рабочем листе, нажмите левую клавишу мыши и растяните рамку на необходимый размер, затем отпустите клавишу мыши (см. рис. 2);

• над объектом Счетчик разместите аналогичным образом объект Подпись с текстом «Срочность»;

• рядом с внедренными объектами разместите два элемента управления (объекта) Переключатель с названиями «Факсом» и «Почтой»;

• для изменения названия внедренного объекта установите указатель мыши на объект, щелкните правой клавишей, в контекстном меню выберите команду Изменить текст и введите название;

• объедините кнопки объекта Переключатель с помощью объекта Группа в группу «Отправитель».

17. Определите действия для объекта Счетчик. Для этого:

• щелкните по нему правой клавишей мыши;

• в контекстном меню выберите команду Формат объекта;

• на вкладке Свойства уберите флажок Выводить объект на печать;

• на вкладке Элемент управления диалогового окна Формат элемента управления введите соответственно 1, 1, 3, 1 в окошки ввода Текущее значение, Минимальное значение, Максимальное значение и Шаг изменения, а в окно ввода Связь с ячейкой введите адрес той ячейки, в которую выбранные значения будут помещены (например, $L$6);

• нажмите ОК;

• введите в область рабочего листа, например, L2:M4 таблицу 1:

Таблица 1

• в ячейку, расположенную под названием бланка (например, J12) введите формулу вывода срочности, установленной объектом Счетчик:

=ВПР(L6; L2:M4;2);

• проверьте действие объекта Счетчик.

18. Определите действия для переключателя «Факсом». Для этого:

• щелкните по нему правой клавишей мыши;

• в контекстном меню выберите команду Формат объекта;

• на вкладке Свойства уберите флажок Выводить объект на печать;

• на вкладке Элемент управления диалогового окна Формат элемента управления выберите в поле Значение переклю­чатель «установлен», в окне Связь с ячейкой введите ссылку на любую свободную ячейку (например, $L$1);

• нажмите ОК.

19. Определите действия для переключателя «Почтой» аналогично п. 18, только в поле Значение выберите переключатель «снят».

20. В ячейку, расположенную под названием бланка (напри­мер, J11) введите формулу вывода поля для указания номера факса при выборе переключателя «Факсом»:

=ЕСЛИ(L1=1;”ATTN______________”;””)

21. Введите в область рабочего листа, например O1:Q6, табл.2:

Таблица 2

Во второй и третий столбец первой строки таблицы 2 введите пробелы.

22. Встройте в шаблон элемент управления Список для автома­тического заполнения строки «Кому» на основании данных табл. 2 (см. рис.2). Для этого:

• разместите на рабочем листе элемент управления Список по команде Разработчик/Элементы управления/Вставить /Элементы управления формы/Список;

• установите курсор (крестообразной формы) на место размещения этого элемента на рабочем листе, нажмите левую клавишу мыши и растяните рамку на необходимый размер, затем отпустите клавишу мыши;

• над объектом Список разместите аналогичным образом объект Подпись с текстом «Список адресатов».

23. Определите действия для объекта Список и заполнения строки «Кому». Для этого:

• щелкните по нему правой клавишей мыши;

• в контекстном меню выберите команду Формат объекта;

• на вкладке Свойства уберите флажок «Выводить объект на печать»;

• на вкладке Элемент управления диалогового окна Формат элемента управления введите:

• в окно ввода Формировать список по диапазону блок ячеек табл. 2, содержащий фамилии адресатов (с первой строкой);

• в окно ввода Связь с ячейкой адрес той ячейки, в которую выбранное значение будет помещено (например, $L$7);

• нажмите кнопку OK;

• в ячейку строки «Кому» (например, В13) введите формулу вывода фамилии выбранного в списке адресата (используйте функцию ВПР);

• проверьте действие объекта Список.

24. Самостоятельно внедрите объект Поле со списком с названием «Список фирм» для создания раскрывающегося списка выбора названий фирм, определите действия для объекта Поле со списком и заполнения строки «Фирма».

25. Просмотрите шаблон факса перед печатью. Для этого выполните команду Файл/Печать и убедитесь, что вставленные в шаблон элементы управления не будут выводиться на печать. Для внедренных объектов управления, которые вывелись на печать, необходимо в диалоговом окне Формат элемента управления на вкладке Свойства убрать флажок Выводить объект на печать.

26. Для выхода из режима печати и предварительного просмотра нажмите кнопку в левом верхнем углу окнаПечать.

27. Выберите в объектах Список и Поле со списком элементы без текста. Сохраните шаблон и закройте его.

28. Создайте факс на основе шаблона, используя для заполнения управляющие элементы. Сохраните документ в личной папке с именем lab5.xlsx и закройте его.