Подготовка к переговорам

Многие предприниматели считают лишним специально готовиться к деловым встречам и переговорам, надеясь на свои опыт и интуицию. Но это по меньшей мере несе­рьезно.

Подготовка к переговорам включает два основных на­правления работы: решение организационных вопросов и проработка основного процесса переговоров.

К организационным вопросам относятся: составление программы приема иностранных партнеров; формирова­ние группы (делегации) участников переговоров; опреде­ление места и времени переговорен, составление повестки дня каждого заседания; согласование с заинтересован­ными организациями и ведомствами касающихся их во­просов и т. д.

Программа приема иностранных партнеров требует наибольших затрат сил и времени принимающей сторо­ны. Основными элементами программы являются: поря­док встречи иностранцев; персональный состав встречающих; участие представителей иностранных учреждений, аккредитованных в стране; участие представителей прес­сы, радио и телевидения; преподнесение цветов: при­ветственные речи: размещение в гостинице; деловая часть программы (встречи, беседы, переговоры); приемы, зав­траки, обеды и др.; посещение промышленных и других объектов; культурные мероприятия; поездки по стране; окончательные проводы.

Организационное решение этих вопросов следует поручить наиболее ответственным и серьезным сотрудниками.

Подготовка к основному процессу переговоров включает: анализ проблемы и интересов участников перегово­ров в ее разрешении; формирование общего подхода к переговорам и собственной позиции на них; определе­ние возможных вариантов результатов переговоров.

Анализ проблемы заключается в поиске путей ее ре­шения, требующих меньших затрат и усилий. Такие пути могут быть обнаружены как в сфере односторонних действий, так и в результате переговоров с партнером. В процессе анализа продумываются возможные альтерна­тивы решения проблемы.

При анализе проблемы необходимо обратить особое внимание на интересы сторон, и прежде всего — для чего нужно вести переговоры. Возможно, покупка (продажа) конкретного товара хотя в общем и важна, на сегодняшний день еще нижнее установление долговременных партнерских отношений. На основе интересов участников переговорам сформируются общий подход к переговорам и собственная позиция на них.

Хорошая подготовка к переговорам предполагает предварительное рассмотрение с максимально возможного числа вариантов решений. Все варианты ранжируются в зависимости от степени их приемлемости. Это не озна­чает, что при изменении каких-то условий варианты оста­нутся на тех же позициях. Нужно быть готовым ко вся­ким неожиданностям.

Специалисты рекомендуют в ходе подготовки к переговорам постараться осмыслить ответы на следующие во­просы:

Какую главную цель я ставлю перед собой в беседе?

Как отнесется к просьбе о встрече мой собеседник?

Готов ли к обсуждению предполагаемой темы мой со­беседник?

Уверен ли я в благополучном для меня исходе разговора? Уверен ли в том мой собеседник?

Что я хочу уяснить для себя?

Какой исход устроит (или не устроит) меня, его, обоих?

Какие приемы воздействия на собеседника я исполь­зую в разговоре?

Какие вопросы я буду задавать?

Какие вопросы может мне задать собеседник?

Как я буду себя нести, если мой собеседник:

— во всем согласится со мной?

— решительно возразит, перейдет на повышен­ный тон?

— не отреагирует на мои доводы?

— проявит недоверие к моим словам, мыслям?

— попытается скрыть свое недоверие? Для того чтобы быть психологически готовым к быстрой и спокойной реакции на случай непредвиденных обстоятельств, а главное —чтобы в круг переговоров бы­ли вовлечены все вопросы партнерства, необходимо составить план их содержания.

Сначала в план включаются главные идеи, мысли, фра­зы. Затем в нем выделяют такие элементы, как обраще­ние к партнерам, коммерческие намерения, аргумента­цию своей позиции, приемы нейтрализации возможных замечаний, варианты решений, подведение итогов бе­седы.

По завершении работы над планом целесообразно «проиграть» беседу с воображаемым партнером (его мо­гут заменить в игре наши коллеги), в ходе чего можно внести коррективы, обнаружить, какие-то нюансы, сло­вом, хорошо подготовиться к беседе.

Подготовительная работа включает и заблаговремен­ную подготовку документов к переговорам. К их числу относятся заявления, проекты различных соглашений,

протоколов, договоров, резолюций, контактов. При под­готовке этих материалов необходимо уделить особое внимание отточенности формулировок, аргументированности предложений.

Неотъемлемой частью подготовительной работы к пе­реговорам является составление досье по различным во­просам, которою намечено рассмотреть на переговорах. Досье включает, как правило, официальные справки и до­кументы о партнере, вырезки из газет и другие матери­алы, содержащие сведения о партере. На основе матери­алов досье готовятся тексты выступлений, различные справки, документы и т. д. От качества, подготовленных досье во многом зависит эффективность работы и ходе переговоров.

И, наконец, очень важно в процессе подготовительной работы продумать и изучить до мелочей, в деталях кон­кретный объект предстоящего договора, условия его выполнения, цели и средства.