Тема 3. Определение документа IV

Значение Документа IV (см. тему 1) является главным среди тех, которые применяются в деятельности документально-информационных систем. Но среди специалистов наблюдается стремление уточнить дефиницию документа.

Рассмотрим в качестве примера несколько определений "документа" как объекта делопроизводства, архивного дела, научно-информационной деятельности и библиотечного дела.

6.1. Определение документа в стандартах и словарях по делопроизводству и архивному делу

Первый государственный стандарт, в котором была дана дефиниция "документа", предназначенная для потребностей делопроизводства и архивного дела, — ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Первая редакция этого стандарта (1970 г.) давала такое определение: "Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека"¹. Указание на "специальный материал", необходимый для "закрепления информации", но без определения способа закрепления, дает возможность допустить, что в этой дефиниции речь шла о значении Документа III, хотя для делопроизводства и архивного дела более подходящим было бы значение Документа IV. При обсуждении этого стандарта было высказано ряд замечаний и предложений, призванных улучшить дефиницию документа.

В частности, отмечалось, что слово "средство" — нейтральное, оно не имеет точного содержания, ибо его можно понимать по-разному. Документ действительно является средством закрепления информации, потому что именно благодаря документу информация сохраняется и передается во времени. Но "средство закрепления информации" можно понимать и в том смысле, что это "авторучка и чернила, кисть, типографская краска и матрицы

57

и т. д."², которые, безусловно, не являются документами. Поэтому от слова "средство" в определении "документа" позже вынуждены были отказаться.

Высказывание "различным способом" тоже не понравилось пользователям стандарта. Было предложено заменить его на "созданным человеком способом". Указание "на специальном материале" в этом случае казалось ненужным.

Отмечали, что характеристика "информации" в этой дефиниции документа практически соответствовала понятию "социальная информация", поэтому было решено от любой характеристики информации в определении документа отказаться.

В результате вторая редакция того же стандарта (1983 г.) — ГОСТ 16487—83 — дала такое определение "документа": "Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Эта дефиниция "документа" действительно стала более обобщенной, чем предыдущая. Однако объем понятия, определяемого ею, значительно больше, чем в Документе IV. Документ согласно такой дефиниции равняется или Документу III, как в предыдущей редакции стандарта, или Документу I, потому что "закрепление информации созданным человеком способом" присуще документу в любом значении. Даже предметы, которые сохраняются в естественнонаучном музее, приспособлены для передачи информации в обществе именно "созданным человеком способом". Однако, невзирая на отсутствие четкой квалификации объема понятия "Документ", его дефиниция из ГОСТа 16487—83 оказалась наиболее долговечной (в России она действовала до 1998 г.).

Государственный стандарт Украины ДСТУ 2732—94 "Де­лопроизводство и архивное дело. Термины и определения" предложил еще одно определение документа: "Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в заведенном порядке и

58

имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу"¹. Ограничения объема понятия "документ" здесь касаются не харак­теристики материала, из которого сделан "объект", и не способа фиксации информации, а способа "оформления" документа и наличия у него "юридической силы". К сожалению, высказывание "оформленный в заведенном порядке" не объясняет, какой именно порядок имеется в виду. Документы в любом значении нуждаются в "оформлении" в определенном порядке, только этот порядок — разный для Документа VIII и Документов VII, IV, I.

Юридическую силу тоже имеют документы в разном значении. Не вызывает возражений юридическая сила Документа VIII, Документа VII. В значении Документа VI документами также считаются только такие записи, которые отражают юридические факты, но не все из них имеют официальную юридическую силу из-за отсутствия оформления, характерного для Документа VII.

Можно допустить, что приведенная дефиниция соответствует значению Документа VII. Но все издания, которые можно отнести к значению Документа IV, тоже оформляются в заведенном порядке и имеют в соответствии с действующим законодательством юридическую силу, хотя бы благодаря тому, что любое издание осуществляется под ответственность определенных лиц или учреждений: автора, редактора, издательства и т. п.

Следовательно, данное в ДСТУ 2732—94 определение не позволяло точно установить объем понятия "документ". Скорее всего, "документ" в этой трактовке не превышал уровня Документа VII, но возможно, что эта дефиниция соответствовала значению Документа IV.

С другой стороны, документами в этом государственном стандарте считаются как официальные документы ("созданные организацией или должностным лицом и соответственно оформленные"), так и документы личного происхождения ("созданные лицом вне сферы его служебной

59

деятельности"). Степень юридической силы и соответствующее оформление у официальных документов и документов личного происхождения разные. Следовательно, дефиниция "документа" в этом стандарте недостаточно четко устанавливала границы этого понятия.

Следующая редакция российского стандарта "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" — ГОСТ Р 51141—98 — приравняла "документ" к "документированной информации" (последний термин приводится как синоним к первому) и дала такое его определение: "Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". В этом же стандарте объяснялось, что "реквизит документа" — это "обязательный элемент оформления официального документа", а "официальный документ" — "документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке".

Данная дефиниция, по-видимому, равняется значению Документа VII. Однако перечень видов документов отрицает такой вывод. Например, в стандарте приводится определение "документа личного происхождения" как "документа, созданного лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей". Напрашивается вывод: для сохранения логики нужно было бы либо "реквизиты" трактовать шире, не только как элемент официального документа, либо считать их обязательными не для документа вообще, а только для официальных документов. В первом варианте дефиниция документа из ГОСТа Р 51141—98 может равняться значению Документа IV, если содержанием документа является только записанная информация, или даже значению Документа I, если информация не ограничивается определенной знаковой формой.

В настоящее время дефиниция документа в ГОСТе Р 51141— 98 признается российскими документоведами наилучшей¹, но в научной литературе вызывает много замечаний². Специалисты в отрасли

60

делопроизводства предлагают к определению документа добавить признак "задействованный в документообороте" и еще некоторые, характерные именно для делопроизводственных документов. В итоге предложенная белорусским документоведом Юрием Нестеровичем дефиниция документа имеет такой вид: "Документ — носитель документированной информации (имеющей социальную и правовую значимость) с реквизитами, служащий единицей документооборота (либо ведения делопроизводства) и единицей (либо элементом) системы хранения (либо фиксации) [информации. — Г. Ш.] в органах власти и управления, государственных и общественных учреж­дениях (выражаясь на языке теоретической социологии — в социальных организациях и учреждениях)"¹. Конечно, такая дефиниция значительно сужает объем понятия "документ", не дает возможности использовать его за пределами делопроизводства, даже в архивном деле во всем его разнообразии.

Другой подход продемонстрировали составители украинского терминологического словаря "Архивистика", в котором документ определяется как "запись информации на материальном носителе, основная функция которого — сохранение и передача информации в пространстве и времени"². Эта дефиниция, предложенная для отрасли архивного дела, может быть распространена на все сферы деятельности, связанной с документами. Наряду с основным термином "документ" здесь определены также "документ текущего делопроизводства" — как "документ, который обращается в учреждении до завершения его выполнения, передачи в архивный подраздел или отправления другому учреждению (лицу)" и "архивный документ" — как "документ, прекративший выполнять свою основную социальную функцию, ради которой был создан, но благодаря своей исторической, научной, культурной ценности, весомости как источника информации сохраняется в архиве или подлежит архивному хранению".

61

Аналогичный подход характерен для следующей редакции украинского стандарта "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий: ДСТУ 2732:2004". Документ определяется здесь как "информация, зафиксированная на материальном носителе, основная функция которого — хранить и передавать ее во времени и пространстве"³. В примечании уточняется знаковый характер информации (это — запись) и то, что могло бы соответствовать расширенной трактовке реквизитов: "жанровые характеристики записи информации" (табл. 1.1).

Важное значение для делопроизводства и архивного дела имеют представленные в ДСТУ 2732:2004 определения таких разновидностей документа, как служебный документ — "документ, созданный или полученный учреждением (или другим субъектом ведения хозяйства) в процессе деятельности", документ личного происхождения — "документ, созданный физическим лицом вне служебной деятельности или который со­держится в его частном собрании" и личный документ — "документ, удостоверяющий личность владельца, его права, обязанности, общественное положение, а также могущий содержать биографические и (или) другие сведения о нем". Определено также понятие "документация" — как "совокупность служебных документов, объединенных по признаку прина­длежности к определенной отрасли, сфере, направлению деятельности учреждения или его подраздела".

Понятие "реквизит" отнесено здесь только к служебным документам: это — "информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) предоставления ему юридической силы".

Приведено также отдельное определение архивного документа, которое по содержанию, в основном, совпадает с толкованием, зафиксированным в словаре "Архивистика", но немного отличается формулировкой: "документ, прекративший выполнять функцию, ради

62

которой был создан, но сохраняемый или подлежащий хранению, учитывая его ценность для лица, общества или государства, а также для владельца, в частности и как движимое имущество".

Украинские исследователи уделяют значительное внимание изучению международных стандартов и словарей по отраслям архивного дела и делопроизводства и согласованию с ними украинских национальных стандартов, правил и т. п. С точки зрения определения документа значительный интерес представляет научно-практический комментарий к правилам архивного описания¹, где отмечается: "Согласно словарю ISAD(G) любая фиксированная информация безотносительно к носителю, происхождению или любой другой характеристике, определяется как "документ" {document). Традиционно термин "record" считается официальным соответствием нашему "служебный документ" (то есть документу официального происхождения па стадии динамического существования). Соответственно, все производные от "record" рассматриваются как такие, которые обозначают объекты или процессы делопроизводственной сферы. Согласно словарю ISAD(G), этим понятием обозначается фиксированная информация — как официального, так и личного происхождения, независимо от вида или носителя, образованная в пределах тех документальных систем, которые мы соотносим с документационным фондом — совокупностью документов, образуемой (благодаря непосредственному созданию и/или получению, сбору) одним (единоличным или коллективным) создателем в процессе его деятельности/жизни и де­ятельности с определенной функциональной (текущей или личной) деловой целью" [выделено авт.].

Важно также следующее замечание: "Если под понятием "фиксированная информация" понимать целостную информационную запись, представленную на материальном носителе, поскольку фиксация предусматривает такое представление, в том числе как на внешних, так и

63

на внутренних носителях, то, соответственно, можно трактовать такую запись как информационную единицу в материальной форме. В таком случае понятие "document" можно рассматривать в целом как соответствующее распространенному у нас сейчас общему обозначению объекта коммуникационно-документальной сферы, а понятие "record" — как соответствующее определению документа как общего объекта делопроизводства и архивного дела. Автор подчеркивает, что "объектом архивного описания может быть только тот документ, который потерял первоначальную функцию". В содержании ISAD(G) используется

также термин "item" в значении "наименьшей информационной и/или материальной единицы, которая является базовой единицей в архивных процессах".

Таким образом, следует отметить стремление украинских документоводов и архивистов к установлению достаточно широкого значения понятия "документ", которое равнялось бы Документу IV и могло охватить материалы разного происхождения и содержания, создаваемые и функционирующие в обществе, а после выполнения своего непосредственного назначения подлежащие хранению в архивах вследствие своей общественной значимости.